ข้อ.1  ให้ยกตัวอย่างเหตุการณ์ทางธุรกิจที่ต้องแปรสภาพข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์

          ตอบ  พนักงานบัญชีจะต้องคิดค่าคอมมิชชันให้พนักงานขายแต่ละคนทุกสิ้นงวดบัญชีโดยการติดตั้งระบบค่าคอมมิชชันจากยอดขายอัตโนมัติ ด้วยโปรแกรมสำเร็จที่เชื่อมระบบเงินเดือนและค่าแรงของพนักงานขายกับระบบการสั่งขาย ทุกครั้งที่เกิดที่การขาย

2. 'ระบบสารสนเทศใดๆประกอบด้วยฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์''ท่านคิดว่าข้อความนี้ถูกต้องหรือไม่ เพราะเหตุใด

  ตอบ  ถูกต้อง เพราะสารสนเทศกว่าจะเป็นสารสนเทศ ต้องผ่านการประมวลผลต่างๆที่ต้องใช้ ฮาร์อแวร์และซอฟต์ช่วยในการประมวลผล
3. ระบบสารสนเทศใดที่พบเห็นบ่อยและใช้งานอย่างแพร่หลายที่สุด เพราะเหตุใดระบบสารสนเทศแบบนี้จึงมีอยู่ทุกหนทุกแห่ง
  ตอบ  ระบบสารสนเทศสนับสนุนการตัดสินใจ เพราะการตัดดสินใจนั้น มีผลต่อองค์กรณ์ จึงต้องมีสารสนเทศที่ดีและมีประสิทธิภาพ
  4. เทคโนโลยีสารสนเทศสามารถดึงคนมารวมกันได้ แต่ในขณะเดียวกันก็สามารถทำให้บุคคลอยู่อย่างโดดเดี่ยวได้เช่นกัน จงอธิบาย
  ตอบ   มีการพัฒนาเทคโนโลยีให้ก้าวไกลไร้พรมแดน ติดต่อกันได้ทั่วโลกโดยที่เราไม่ต้องพบปะกันเลย อาจไม่เคยได้พบเห็นหน้ากันเลย สามารถจัดกลุ่มพูดคุยเจรจา แสดงความคิดเห็นในเรื่องสนทนาเดียวกันได้ อาจจะเป็นสังคม การงาน เพื่อน เพราะเกิดจากการพัฒนาสารสนเทศอย่างไม่มีขีดจำกัด
       ระบบสารเทศทำให้คนเราประยุกต์ใช้ในการประกอบอาชีพเพิ่มรายได้ให้กับตนเองได้และทำงานผ่านระบบสารสนเทศได้อย่างดีเยี่ยม แ

คำศัพท์เพิ่มเติม บทที่ 2

Cash management systems

ระบบการจัดการเงินสด (Cash Management System)

      -ช่วยให้บริษัทสามารถประมาณการและจัดการเกี่ยวกับระบบเงินสดได้รวดเร็วขึ้น โดยดูจากข้อมูลของการรับสั่งสินค้า และจาก Invoice ของการซื้อและขาย

   -ระบบจะมีการประมวลผลทั้งในด้านการรับและจ่ายเงินสด เช็ค โอนเงิน ฯลฯ และสามารถดูรายละเอียดของเอกสารที่เกิดขึ้นในแต่ละรายการได้เช่นเลขที่เอกสาร เงื่อนไขการจ่ายชำระ

   -สามารถกระทบยอดรายการที่เกิดขึ้นจริงกับรายการที่เกิดขึ้นกับธนาคารได้โดยผู้ใช้บันทึกรายการ Statement ของธนาคาร หรือโอนข้อมูล Statement ได้

Electronic Funds Transfer

         EFT ย่อมาจาก ElectronicFunds Transfer การโอนเงินด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์, การโอนเงินจากบัญชีหนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่งโดยใช้คอมพิวเตอร์, การใช้คอมพิวเตอร์ในการโอนเงินระหว่างบุคคลหรือองค์กร, ระบบที่ใช้ในการส่งผ่านโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างธนาคารหรือสถาบันการเงิน ระบบนี้สามารถโอนเงินจากบัญชีหนึ่งเข้าไปฝากอีกบัญชีหนึ่งได้ทันที

Cost -accounting Systems

               ระบบบัญชีต้นทุน (Cost Accounting System) เป็นระบบที่ให้ควบคุมต้นทุนต่างๆ ที่เกิดขึ้นในบริษัท โดยข้อมูลและสินค้าจะมีความสัมพันธ์เป็นแบบ Parent & Child กับข้อมูลทางการเงินเพื่อใช้ในการจัดระดับของรายละเอียด ในแต่ละระดับจะสามารถออกรายงานเปรียบเทียบต้นทุนที่เป็นประมาณการและต้นทุนที่ใช้ไป ซึ่งการบันทึกต้นทุนที่เกิดขึ้นสามารถบันทึกเป็น Cost Center, Project หรืออื่นๆ แล้วแต่ผู้ใช้

Time to market

                 เวลาในการตลาด(ทีทีเอ็ม)คือความยาวของเวลาที่ใช้ในผลิตภัณฑ์จากการคิดจนเป็นที่พร้อมสำหรับการขาย ทีทีเอ็มเป็นสิ่งที่สำคัญในอุตสาหกรรมที่ผลิตภัณฑ์ที่ล้าสมัยอย่างรวดเร็ว สมมติฐานที่พบบ่อยคือการที่ทีทีเอ็มที่สำคัญที่สุดสำหรับผลิตภัณฑ์แรกของชนิด แต่ที่จริงผู้นำมักจะมีความหรูหราของเวลาในขณะที่นาฬิกาจะเห็นได้ชัดว่าการทำงานสำหรับผู้ติดตาม

Material Requirement s Planning (MRP)

              Material Requirement Planning (MRP) คือ การวางแผนการผลิตชิ้นส่วน ซึ่งต้องผลิตเป็นขั้นตอน ทำให้ระยะเวลาการผลิตสินค้าสำเร็จรูปขึ้นอยู่กับระยะเวลาการผลิตส่วนประกอบของสินค้า หากชิ้นส่วนถูกผลิตช้าเกินไป จะทำให้ไม่สามารถผลิตสินค้าสำเร็จรูปได้ แต่ถ้าชิ้นส่วนถูกผลิตขึ้นมาเร็วเกินไป ก็จะต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาชิ้นส่วน ก่อนที่จะนำไปผลิต เราจึงต้องวางแผนการผลิตชิ้นส่วนประกอบเพื่อลดต้นทุนในการจัดเก็บให้น้อยที่สุด โดยไม่ทำให้การผลิตสินค้าสำเร็จรูปล่าช้าไป

Bill of Materials (BOM)

              Bill of Material (BOM) หมายถึง โครงสร้างสินค้า หรือสูตรการผลิต เป็นข้อมูลที่สำคัญอย่างหนึ่งในกระบวนการผลิต จะแสดงข้อมูลดังต่อไปนี้ ส่วนประกอบ,จำนวนส่วนประกอบ, รายการสิ่งที่ผลิตขึ้นจากส่วนประกอบ, รายการวัตถุดิบ, รายการข้างต้นจะเป็นความต้องการต่อสินค้าหนึ่งหน่วย หนึ่งในข้อมูลที่สำคัญของการผลิตก็คือสูตรการผลิต (Bill Of Materials) การที่จะติดตามข้อมูล Item มากมายเพื่อให้ทราบการเปลี่ยนแปลงของการส่งมอบ ความต้องการใช้ และกำลังการผลิต และต้องการที่จะรู้ว่ามีชิ้นส่วนใดบ้างที่ต้องการเมื่อมีการเริ่มผลิต สิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นได้จะต้องมีข้อมูลของ BOM

Economic Order Quantity (EOQ)

              การหาปริมาณสั่งซื้อที่เหมาะสม ( Economic Order Quantity : EOQ) EOQ เป็นแบบจำลองที่นำมาใช้เพื่อหาปริมาณสั่งซื้อที่เหมาะสม คือ ต้นทุนการสั่งซื้อ ต้นทุนการจัดเก็บรักษา ต้นทุนสินค้าขาดมือ ให้อยู่ในระดับต่ำ โดยมากจะคิดเป็นต่อหนึ่งปีการนำแบบจำลอง EOQ ผู้ใช้ควรจะทราบข้อมูลเบื้องต้น ดังนี้

                   1. คิดจากสินค้า 1 รายการ

                   2. มีข้อมูลการใช้ต่อปี

                   3. อัตราการใช้คงที่ตลอดปี

                   4. ช่วงเวลาก่อนสินค้ามาถึง (Lead time) คงที่ทุกครั้งที่สั่ง

                   5. ไม่คิดหรือไม่รับส่วนลดปริมาณสินค้า

Manufacturing Resource Planning (MRPII)

                MRP II (Manufacturing Resource Planning) เป็นระบบที่รวมการวางแผนและบริหารทรัพยากรการผลิตอื่น ๆ นอกจากการวางแผนและควบคุมกำลังการผลิตและวัตถุดิบการผลิตเข้าไปในระบบด้วย

MRP II ได้วิวัฒนาการถึงขั้นที่รวมหน้าที่ต่าง ๆ ซึ่งประกอบด้วย การวางแผนงบการจัดซื้อวัตถุดิบ การวางแผนต้นทุนสินค้าคงคลังของระบบบริหารสินค้าคงคลัง การวางแผนกำลังคนที่สัมพันธ์กับกำลังการผลิต ฯลฯ ซึ่งเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับต้นทุนของการผลิต เข้าอยู่ในระบบ MRP II ด้วยความสามารถนี้ทำให้ MRP II เป็นระบบที่สามารถส่งข้อมูลทุกชนิดที่ระบบบัญชีต้องการให้แก่ระบบบัญชีได้ นั่นก็คือ MRP II เป็นระบบที่รวมเอา Closed Loop MRP ระบบบัญชี และระบบซิมูเลชัน เข้าด้วยกัน เป็นการขยายขอบเขตของสิ่งที่สามารถวางแผนและบริหารให้กว้างขวางออกไปยิ่งขึ้นกว่าเดิมโดยการใช้ระบบ MRP II ธุรกิจการผลิตสามารถที่จะวางแผนและบริหารระบบงานต่าง ๆ คือ การขาย บัญชี บุคคล การผลิต และ สินค้าคงคลัง เข้าด้วยกันได้อย่างบูรณาการ ด้วยความสามารถนี้ทำให้ MRP II เริ่มถูกเรียกว่าBRP (Business Resource Planning) และเริ่มเป็นแนวคิดหลักของระบบ CIM (Computer Integrated Manufacturing) โดยการใช้ระบบ MRP II ธุรกิจการผลิตสามารถที่จะวางแผนและบริหารระบบงานต่าง ๆ คือ การขาย บัญชี บุคคล การผลิต และ สินค้าคงคลัง เข้าด้วยกันได้อย่างบูรณาการ ด้วยความสามารถนี้ทำให้ MRP II เป็นแนวคิดที่ใช้ในอุตสาหกรรมการผลิต

Just in Time

         การผลิตแบบ Just In Time หรือ JIT คือ การผลิตหรือการส่งมอบสิ่งของที่ต้องการ ในเวลาที่ต้องการ ด้วยจำนวนที่ต้องการ โดยใช้ความต้องการของลูกค้าเป็นเครื่องกำหนดปริมาณการผลิตและการใช้วัตถุดิบ ซึ่งหมายรวมถึงบุคคลากรในส่วนงานต่าง ๆ ที่ต้องการงานระหว่างทำ (Work In Process) หรือวัตถุดิบ (Raw Material) เพื่อให้เกิดการผลิตได้อย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะทำให้วัสดุคงคลังที่ไม่จำเป็นในรูปของวัตถุดิบ (Raw Material), งานระหว่างทำ (Work In Process) และสินค้าสำเร็จรูป(Finished Goods) กลายเป็นศูนย์ โดยวัตถุประสงค์ของการผลิตแบบทันเวลาพอดีคือ

                   1. ต้องการควบคุมวัสดุคงคลังให้อยู่ในระดับที่น้อยที่สุดหรือเท่ากับศูนย์ (Zero Inventory)

                   2. ต้องการลดเวลานำหรือระยะเวลารอคอยในกระบวนการผลิตให้น้อยที่สุดหรือเท่ากับศูนย์ (Zero Lead Time)

                   3. ต้องการขจัดปัญหาของเสียที่เกิดขึ้นจากการผลิตให้เป็นศูนย์ (Zero Failures)

                   4. ต้องการขจัดความสูญเปล่าในการผลิตดังต่อไปนี้

                          - การผลิตมากเกินไป: ชิ้นส่วนและผลิตภัณฑ์ถูกผลิตมากเกินความต้องการ

                        - การรอคอย :วัสดุหรือข้อมูลสารสนเทศ หยุดนิ่งไม่เคลื่อนไหวหรือติดขัดเคลื่อนไหวไม่สะดวก

                          - การขนส่ง :มีการเคลื่อนไหวหรือมีการขนย้ายวัสดุในระยะทางที่มากเกินไป

                          - กระบวนการผลิตที่ขาดประสิทธิภาพ: มีการปฏิบัติงานที่ไม่จำเป็น

                          - การมีวัสดุหรือสินค้าคงคลัง: วัตถุดิบและผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปมีเก็บไว้มากเกินความจำเป็น

                          - การเคลื่อนไหว: มีการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นของผู้ปฏิบัติงาน

                          - การผลิตของเสีย: วัสดุและข้อมูลสารสนเทศที่ไม่ได้มาตรฐาน ผลิตภัณฑ์ไม่มีคุณภาพ

จะขอยกตัวอย่างง่าย ๆ กันเลยว่า JIT มีบทบาทกับเราอย่างไร เอาเป็นเรื่องของการนัดสัมภาษณ์งานก็แล้วกัน เช่น เมื่อบริษัทต้องการที่จะนัดเราสัมภาษณ์งานในเวลา 10:00 น.นั่นหมายถึงว่าผู้สัมภาษณ์หรือผู้บริหารที่จะมาสัมภาษณ์เราได้มีการวางตารางงานเอาไว้แล้ว ว่าช่วงเวลานั้นจะเป็นช่วงเวลาที่สะดวก เขาจะไม่นัดให้มาก่อนหน้านั้น เพราะไม่อยากให้มาสัมภาษณ์งานต้องรอนาน และเขาก็ไม่อยากให้เรามาสายเพราะเนื่องจากผู้สัมภาษณ์ก็ไม่ต้องการมานั่งรอที่จะสัมภาษณ์งานด้วย และผู้สัมภาษณ์ก็อาจจะมีภาระงานอื่นที่ต้องทำเช่นกัน ฉะนั้นคำว่า Just In Time ก็จะมีความหมายถึงการตรงต่อเวลา ไม่เร็วและไม่สายเกินกว่าเวลาที่กำหนด ซึ่งจะช่วยลดระยะเวลาในการรอคอย ได้เป็นอย่างดีทีนี้เราลองมาดูกันในส่วนของข้อดีและข้อเสียของระบบ JIT กันดีกว่า

Radio Frequency Identification (RFID)

            Radio Frequency Identification เป็นระบบฉลากที่ได้ถูกพัฒนามาตั้งแต่ปี ค.ศ. 1980 โดยที่อุปกรณ์ RFID ที่มีการประดิษฐ์ขึ้นใช้งานเป็นครั้งแรกนั้น เป็นผลงานของ Leon Theremin ซึ่งสร้างให้กับรัฐบาลของประเทศรัสเซียในปี ค.ศ. 1945 ซึ่งอุปกรณ์ที่สร้างขึ้นมาในเวลานั้นทำหน้าที่เป็นเครื่องมือดักจับสัญญาณ ไม่ได้ทำหน้าที่เป็นตัวระบุเอกลักษณ์อย่างที่ใช้งานกันอยู่ในปัจจุบัน

RFID ในปัจจุบันมีลักษณะเป็นป้ายอิเล็กทรอนิกส์ (RFID Tag) ที่สามารถอ่านค่าได้โดยผ่านคลื่นวิทยุจากระยะห่าง เพื่อตรวจ ติดตามและบันทึกข้อมูลที่ติดอยู่กับป้าย ซึ่งนำไปฝังไว้ในหรือติดอยู่กับวัตถุต่างๆเช่น ผลิตภัณฑ์ กล่อง หรือสิ่งของใดๆ สามารถติดตามข้อมูลของวัตถุ 1 ชิ้นว่า คืออะไร ผลิตที่ไหน ใครเป็นผู้ผลิต ผลิตอย่างไร ผลิตวันไหน และเมื่อไร ประกอบไปด้วยชิ้นส่วนกี่ชิ้น และแต่ละชิ้นมาจากที่ไหน รวมทั้งตำแหน่งที่ตั้งของวัตถุนั้น ๆ ในปัจจุปันว่าอยู่ส่วนใดในโลก โดยไม่จำเป็นต้องอาศัยการสัมผัส (Contact-Less) หรือต้องเห็นวัตถุนั้นๆ ก่อน ทำงานโดยใช้เครื่องอ่านที่สื่อสารกับป้ายด้วยคลื่นวิทยุในการอ่านและเขียนข้อมูล

Electronic Product Code (EPC)

                เลขรหัสสินค้าอิเล็กทรอนิกส์ (EPC) เป็นโครงสร้างใหม่ในการกำหนดเลขรหัสให้กับสินค้าที่ถูกพัฒนาขึ้นโดย Auto-ID Center โดยมีองค์กร GS1 เป็นผู้สนับสนุนการวิจัยและพัฒนา เทคโนโลยีดังกล่าวจะทำให้การกำหนดเลขรหัสเพื่อบ่งชี้สินค้าแต่ละหน่วย แต่ละชิ้นมีความแตกต่างกัน นับได้ว่ามีประสิทธิภาพดีกว่าเลขรหัสบาร์โค้ดในระบบเดิม โดยเลขรหัสสินค้าอิเล็กทรอนิกส์ (EPC) จะเป็นข้อมูลที่มีความจำเป็นและบรรจุอยู่ภายในหน่วยความจำของ RFID Tag เพื่อประโยชน์ในการอ่านและบ่งชี้ข้อมูลต่างๆ สำหรับเลขรหัสบาร์โค้ดเป็นเลขบ่งชี้เพื่อกำกับสินค้าชนิดนั้นๆ โดยสินค้าประเภทเดียวกันที่มีลักษณะเหมือนกันทุกประการก็จะมีเลขรหัสเดียวกันทั้งหมด ถึงแม้จะเป็นสินค้าที่มีวันที่ผลิตและวันหมดอายุต่างกัน ระบบ EPC จะมีลักษณะการนำไปใช้งานได้มากกว่าระบบบาร์โค้ด เพราะ EPC มีโครงสร้างเลขรหัสที่มีจำนวนตัวเลขมากกว่า จึงสามารถนำไปกำหนดให้กับสินค้าทุกชิ้นมีเลขรหัสที่ต่างกันทั้งหมดได้ ดังนั้น ถึงแม้จะเป็นสินค้าที่เหมือนกันแต่คนละชิ้นก็จะมีเลขรหัสต่างกัน ทำให้สินค้าที่มีวันที่ผลิตและวันหมดอายุต่างกันมีเลขรหัสต่างกัน ซึ่งเป็นประโยชน์ในการบริหารจัดการสินค้านั้นให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (Customer relationship management หรือ CRM)

Customer Relationship Management:CRM  

      เป็นเครื่องมือตัวใหม่ที่นักบริหารทั่วโลกให้ความสำคัญและเกิดความสนใจว่าคืออะไร นำมาปรับใช้ในองค์การอย่างไรจะเกิดประโยชน์หรือไม่

ระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ : CRM )    

       ความหมาย (Customer Relationship Management : CRM) เป็นกลยุทธ์ทางธุรกิจเพื่อสร้างความสัมพันธ์ระยะยาว กับลูกค้า เรียนรู้ความต้องการที่แตกต่างกันของลูกค้า และตอบสนองความต้องการของลูกค้าด้วยสินค้า หรือบริการที่เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละคนมากที่สุด

การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ :CRM

       ความสำคัญของการบริหารงานลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ช่วยให้องค์กรสามารถเพิ่มความสัมพันธ์อันดีให้กับลูกค้า เพิ่มรายได้ลดค่าใช้จ่ายต่างๆ โดยเฉพาะเรื่องค่าใช้จ่ายในการแสวงหาลูกค้า และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า ( Customer Satisfaction ) โดยการสร้างกระบวนการทำงานและพัฒนาผลิตภัณฑ์ตามความต้องการของลูกค้าจำนวนผู้ประกอบการ ที่เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน สามารถนำแนวทางการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ เช่น แนวทางที่สำคัญในการจัดการระบบการบริหารงานและสร้างมาตรฐานการทำงานในบริษัท เช่น การรวบรวมเกี่ยวกับข้อมูลของลูกค้า , การจัดการเกี่ยวกับช่องทางการสื่อสารและการพัฒนาสินค้าและบริการเพื่อสนองตอบสิ่งที่ลูกค้าต้องการ

องค์ประกอบหลักทั่วไปของ CRM ประกอบด้วยส่วนต่างๆ 3 ส่วน คือ 
      1) Market Automation การสร้างระบบการตลาดอัตโนมัตินี้จำเป็นต้องอาศัยฐานข้อมูลที่มีลักษณะที่เป็น Dynamic และมีการปรับเปลี่ยนตลอดเวลาโดยทั่วไปแล้ว MA นี้จะมุ่งเน้นในการกำหนด Functions สำคัญๆด้านการตลาด อาทิเช่น การกำหนด Ranking ของลูกค้า, การจัดการในเรื่องกลุ่มเป้าหมาย, การสร้างและบริหารด้าน Campaign ต่างๆในส่วนนี้ถือได้ว่า องค์กรธุรกิจทั่วไปมักจะไม่ได้นำระบบการตลาดเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ และมักกำหนดและทำการ Track ผลโดยใช้ Manual System อีกทั้งข้อมูลการตลาดบางส่วนที่อาจอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์มักเป็นข้อมูลที่มีลักษณะเป็น Static คือ ไม่ค่อยเปลี่ยนแปลงยากที่องค์กรธุรกิจที่หันมาใช้ระบบ CRM จะพัฒนาหรือเปลี่ยนรูปแบบฐานข้อมูลจากระบบ Traditional Database มาเป็น MA
      2) Sales Automation  องค์กรธุรกิจให้ความสำคัญเรื่องของรายการขายที่เกิดขึ้นแล้ว และนำข้อมูลมาทำการวิเคราะห์ โดยเทียบกับเป้าหมายทางธุรกิจที่วางไว้เปรียบเทียบกับยอดขายในแต่ละช่วงเวลา แต่ในระบบ CRMเริ่มตั้งแต่การสร้างกลุ่มเป้าหมายการติดตาม (Tracking) การจัดการในด้านคำสั่งซื้อและการตอบสนองต่อคำสั่งซื้อ (Order Fulfillment) สิ่งที่องค์กรธุรกิจทั่วไปดำเนินอยู่และมีข้อมูลในด้านการขายเพียงพอ กลับพบว่าเมื่อนำเอาระบบ CRM มาใช้ ข้อมูลในส่วนขั้นตอนก่อนการขายกลับไม่มีในระบบคอมพิวเตอร์

    3) Customer Service คือการติดตามเรื่องต่างๆที่เกิดขึ้นภายหลังการขายเช่น รายการด้านบริการหลังการขายการ Complaint ต่างๆในเรื่องนี้องค์กรธุรกิจส่วนใหญ่ยังขาดระบบที่ทำการติดตาม (Tracking), การวิเคราะห์ และสรุปผลเพื่อนำข้อมูลไปเป็นประโยชน์ในการสร้างการขายครั้งต่อๆไป

       จากองค์ประกอบทั้ง 3 ส่วนที่กล่าวมานี้จะเห็นว่าได้ว่าการนำมาเอาระบบ CRM มาใช้ในองค์กรเป็นสิ่งที่ไม่ง่ายเลย ไม่เพียงแต่องค์กรจะต้องจัดสรรงบประมาณการลงทุนที่สูงเท่านั้น การกำหนดนโยบายในด้านต่างๆที่ชัดเจน ตลอดจนการ Integrate ระบบเหล่านี้เข้าด้วยกัน เพื่อให้ข้อมูลของลูกค้าเหล่านี้ Flow ไปในแผนกต่างๆขององค์กร   และสามารถตอบสนองต่อความต้องการและอุปนิสัยส่วนตัวของลูกค้า   อันจะนำไปสู่การเพิ่มยอดขาย   และการสร้างความสัมพันธ์ในระยะยาวอีกด้วย 

เทคโนโลยีที่จำเป็นต้องใช้ในการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ได้แก่ 

• พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-commerce) เป็นการทำธุรกรรมผ่านระบบอินเทอร์เน็ตตั้งแต่การให้ข้อมูลสินค้า การทำรายการซื้อขาย และระบบการชำระเงิน ความปลอดภัย
• คลังข้อมูล  (Data Warehousing) เป็นการรวมฐานข้อมูลหลายฐานจากระบบปฏิบัติการ เช่น ระบบขาย ผลิต บัญชี มาจัดทำสรุปใหม่หรือเรียบเรียงใหม่ตามหัวข้อต่างๆ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย ข้อมูลจะเก็บในลักษณะสรุป ประวัติการทำธุรกรรมและแนวโน้มต่างๆ เช่นรูปแบบทางธุรกิจ ยอดขาย การเติบโตทางเศรษฐกิจ
• การขุดค้นข้อมูล (Data Mining and OLAP) เป็นเครื่องมือหรือซอฟท์แวร์ที่ดึงข้อมูลและวิเคราะห์จากข้อมูลปฏิบัติการ จากระบบฐานข้อมูลต่างๆ เพื่อนำมาวิเคราะห์ทางสถิติ การหาพฤติกรรมของลูกค้า เพื่อให้สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้มากขึ้น รวมทั้งการแบ่งแยกตลาดเพื่อสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับธุรกิจ
• การใช้เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ต (Internet Technology) เป็นการนำเทคโนโลยีมาใช้ปรับปรุงปฏิสัมพันธ์กับลูกค้า เช่น การใช้เว็บเทคโนโลยี การใช้ e-mail การใช้ระบบส่งข้อความ (Instant messaging) เช่น MSN messenger หรือ ICQ
• ระบบศูนย์บริการลูกค้า (Call-center) การใช้ระบบ PC telephony รวมถึง Internet telephony ซึ่งเป็นการรวมระบบโทรศัพท์เข้ากับระบบงานต่างๆ เช่น ฐานข้อมูลของลูกค้า การขาย การเงิน และผลิตภัณฑ์ เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าอย่างรวดเร็ว
• ระบบโทรศัพท์มือถือ ความสามารถที่เพิ่มขึ้นของโทรศัพท์มือถือ ทำให้สามารถรับส่งข้อมูลได้ทั้งในรูปแบบของ ภาพ เสียง ข้อมูล ภาพเคลื่อนไหว เนื่องจากจำนวนผู้ใช้โทรศัพท์มือถือทั้งที่มีอยู่และอัตราการเติบโตที่สูงขึ้นอย่างรวดเร็วทำให้โทรศัพท์มือถือ มีบทบาทสำคัญในการบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า 

       การเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมจะทำให้ธุรกิจสามารถให้บริการดีขึ้นโดยใช้ต้นทุนที่ลดลงสามารถใช้ช่องทางการติดต่อสื่อสารที่เหมาะสมกับการทำธุรกิจ ดังนั้นธุรกิจขนาดใหญ่ในปัจจุบันเริ่มให้ความสนใจการปรับปรุงระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์แบบเก่าเป็นระบบที่มีการนำเทคโนโลยีมาใช้มากขึ้นเรียกว่า ระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ออนไลน์ (Electronic Customer Relationship Management หรือ e-CRM)

ลักษณะการทำงาน ระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์มี  4   ขั้นตอนดังนี้

        1.Identify  เก็บข้อมูลว่าลูกค้าของบริษัทเป็นใคร เช่น ชื่อลูกค้า ข้อมูลสำหรับติดต่อกับลูกค้า

       2.Differentiate วิเคราะห์พฤติกรรมของลูกค้าแต่ละคน และจัดแบ่งลูกค้าออกเป็นกลุ่มตามคุณค่า ที่ลูกค้ามีต่อบริษัท
       3.Interact มีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าเพื่อเรียนรู้ความต้องการของลูกค้าและเพื่อสร้างความพึงพอใจ ให้กับลูกค้าในระยะยาว
       4.Customize นำเสนอสินค้าหรือบริการที่มีความเหมาะสมเฉพาะตัวกับลูกค้าแต่ละคนมีการนำระบบไอทีมาใช้กับ CRM เพื่อช่วยในการจัดการฐานข้อมูลลูกค้า วิเคราะห์ข้อมูล และเป็นช่องทาง ในการติดต่อกับลูกค้า โดย สถาปัตยกรรมของซอฟท์แวร์ด้าน CRM มักแบ่งออกเป็น 3 ส่วน ดังนี้
       1.Operational CRM   เป็นซอฟท์แวร์ front office   ที่ใช้ช่วยจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้อง กับลูกค้า ไม่ว่าจะเป็น   sales, marketing หรือ   service   เช่น   การจัดการข้อมูลติดต่อลูกค้า การเสนอราคา การบริหารฝ่ายขาย   การเก็บข้อมูลพฤติกรรมลูกค้า ระบบบริการลูกค้า เป็นต้น
       2.Analytical CRM ระบบวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้าที่รวบรวมได้จากส่วน Operational CRM หรือจากแหล่งอื่นๆ เพื่อแบ่งลูกค้าออกเป็นกลุ่มและค้นหากลุ่มลูกค้าเป้าหมายที่บริษัทสามารถ นำเสนอสินค้าหรือบริการเพิ่มเติมได้

       3.Collaborative CRM ระบบช่วยสนับสนุนในการติดต่อปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าผ่านทางช่องทางต่างๆ เช่น ติดต่อส่วนตัว จดหมาย แฟกซ์ โทรศัพท์ เว็บไซต์ อีเมล์ เป็นต้น รวมถึงช่วยจัดการทรัพยากร ที่บริษัทมีคือพนักงาน กระบวนการทำงาน และฐานข้อมูลลูกค้า เพื่อนำไปให้บริการแก่ลูกค้าและ ช่วยรักษาฐานลูกค้าของบริษัทได้ดีขึ้น
ประโยชน์ของการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ต่อองค์กร
       1.  การเพิ่มรายได้จากการขาย (Sale Revenue Increase) การมุ่งเน้นการสร้างความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้า เพื่อทำให้ลูกค้าเกิดความภักดีการใช้สินค้าหรือบริการ (Customer Loyalty) การนำหลักการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) มีรายได้ที่เพิ่มขึ้น ปรับปรุงกระบวนการทำงานใน องค์กรลดรายจ่ายในการดำเนินงาน และต้นทุนการหาลูกค้าใหม่ ๆ  หรือดึงลูกค้ากลับมาใช้สินค้าหรือบริการอีกครั้ง

      2.  การบริหารของวงจรการทำธุรกิจของลูกค้า (Customer Life Cycle Management)
         2.1 การหาลูกค้าใหม่เข้าองค์กร (Customer Acquisition) โดยการสร้างความเด่น (Differentiation) ของสินค้าหรือบริการที่ใหม่ (Innovation) และเสนอความความสะดวกสบาย (Convenience)ให้กับลูกค้า
         2.2 การเพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้าเพื่อทำการซื้อสินค้าและบริการ โดยผ่านขั้นตอนการทำงาน ที่กระชับเพื่อการสนองตอบความต้องการของลูกค้าได้รวดเร็วและถูก ต้อง และ      การทำงานที่สนอง ตอบสิ่งที่ลูกค้าต้องการหรือเสนอสิ่งที่ลูกค้าต้องการ โดยผ่านหน่วยงาน ลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Service)
         2.3 การรักษาลูกค้า (Customer Retention) ให้อยู่กับองค์การนานที่สุด และการดึงลูกค้าให้กลับมา ใช้สินค้าหรือบริการ โดยฟังความคิดเห็นจากลูกค้าและพนักงานในองค์กร (Listening) รวมถึงการเสนอสินค้าและบริการใหม่  (New Product)

      3.การเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการตัดสินใจ (Improving Integration of Decision Making Process) การเพิ่มการประสานงานในฝ่ายต่างๆของบริษัท โดยเฉพาะการใช้ระบบฐานข้อมูลของลูกค้าร่วมกัน และผู้บริหารสามารถดึงข้อมูลจากระบบต่างๆมาประกอบการตัดสินใจ เช่น รายละเอียดของลูกค้าที่ติดต่อเข้ามาในฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ (CallCenter), รายละเอียดของการจ่ายเงินของลูกค้าจากฝ่ายขาย(Sales),กิจกรรมทางการตลาดที่เสนอให้ลูกค้าแต่ละกลุ่มหรือแต่ละบุคคลจากฝ่ายการตลาด(Marketing) และ การควบคุมปริมาณของสินค้าในแต่ละช่วงจากฝ่ายสินค้าคงคลัง (Inventory Control) เป็นต้น

     4.การเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน (Enhanced Operational Effiency)             การบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของฝ่ายต่างๆของบริษัท โดยข้อมูลต่างนั้นได้มาจากช่องทางการสื่อสาร เช่น Fax, โทรศัพท์ และ อีเมล์ (Email) เป็นต้น ซึ่งการเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานขององค์กรมีประโยชน์กับฝ่ายต่างๆขององค์กรได้ดังต่อไปนี้
       -  ฝ่ายขาย   Telesales, Cross-sellingและUp-selling
       ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายขาย เช่น ในการขายสินค้าแบบ Cross-selling และ Up-selling เพิ่มความสามารถในการคาดเดาแนวโน้มการซื้อสินค้าหรือบริการ รวมถึงการใช้ข้อมูลของลูกค้า เช่น ข้อสัญญา (Contract) ระหว่างองค์กรกับลูกค้า ระบบยังช่วยระบุรายละเอียดของ สินค้าหรือบริการให้เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละราย, การเก็บข้อมูลทาง ด้านการขาย และการตรวจสอบ สถานภาพของการส่งสินค้าให้กับลูกค้า
       -  ฝ่ายการตลาด (Marketing)  ระบบการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) มีส่วนช่วยให้บริษัท สามารถวิเคราะห์ว่าวิธีใดที่ควรจัด จำหน่ายสินค้าผ่านช่องทางการขาย (Sales Channels) ต่างๆ เช่น ตัวแทนการขาย (Sales Representatives) และ ผ่านทางเว็บไซด์ (Website) ระบบการ บริหารลูกค้าสัมพันธ์ยังมีบทบาท สำคัญกับช่องทางการสื่อสาร (Communication Channels) เช่น ระบุช่องทางการสื่อสาร        ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการขายสินค้าชนิดนั้นหรือลูกค้าแต่ละราย หรือ การระบุ พนักงานที่เหมาะสม ที่สุดในการให้บริการหรือติดต่อกับลูกค้ารายนั้นๆ

      - ฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์(Customer Service) และฝ่ายสนับสนุน (Support)
       ระบบการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ในฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Service ) และฝ่ายสนับสนุน (Support)   ที่สำคัญคือด้านการดูแลลูกค้า (Customer Care Service) เช่น ระบบการจัดการเกี่ยวกับข้อมูล รายละเอียดของลูกค้าในองค์กร (Account management) และ ระบบแสดงรายละเอียดของ ข้อสัญญาระหว่างองค์กรกับลูกค้า (Detail Service Agreement) นอกจากนี้แล้วระบบจัดการทางด้านอีเมลล์ (Email Management System) ถือว่าเป็นส่วนสำคัญในการสร้างกลยุทธ์ทางด้านการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เช่น สามารถย้อนหลังดูอีเมลล์ของลูกค้าในอดีตได้ และระบุผู้แทนฝ่ายขายที่เหมาะสมที่สุดกับลูกค้ารายนั้นได้โดยข้อมูลที่ใช้อาจจะมาจากข้อมูลต่างๆที่ลูกค้าเคยติดต่อด้วย

      5.รายละเอียดของการชำระค่าสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า (Customer Billing)
       ธุรกิจสามารถใช้ระบบการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ในออกรายละเอียดการจ่ายเงินของลูกค้า        (Bill Payment) และที่ผ่านการจ่ายเงินระบบอินเตอร์เน็ต (Electronic Bill) และการให้บริการ ในการตอบข้อสงสัยต่างๆผ่านช่องทางการสื่อสารต่างๆ เช่น ในระบบออนไลน์

      6.การขายและให้บริการในสถานที่ที่ลูกค้าต้องการ (Field Sales and Service)
        การบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ที่เกี่ยวข้องกับการขายและให้บริการในสถานที่ที่ลูกค้าต้องการ(Field Sales and Service) ทำให้พนักงานสามารถช่วยในการดึงข้อมูลมาใช้ในขณะที่ทำการขายหรือการ ให้บริการกับลูกค้า โดยสามารถใช้ข้อมูลดังกล่าวร่วมข้อมูลขององค์การร่วมกันได้ การบริหาร ลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ยังมีส่วนการจัดการเกี่ยวกับการทำรายงานทางการขาย การสร้างใบเสนอ ราคาให้กับลูกค้าและเงื่อนไขพิเศษให้กับลูกค้าแต่ละรายแบบอัตโนมัติ,การเสนอสินค้าที่มีความพิเศษเฉพาะตามต้องการของลูกค้าแต่ละราย (Customized Products) ระบบที่ทำงานประสานกับสินค้าคงคลัง (Inventory System),ระบบการสั่งซื้อ (Ordering System) ,การส่งและรับสินค้าหรือบริการ (Logistic System), การจัดตารางให้กับพนักงานที่จะให้บริการ ,การออกใบแจ้งหนี้ และ การจัดการระบบโควตาในการขาย

      7. กิจกรรมที่สร้างความภักดีและการรักษาลูกค้า (Loyalty และ Retain Program)
       การบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ที่มีประสิทธิภาพขึ้นอยู่กับการแยกความแตกต่างเหล่านี้ตามกลุ่มลูกค้า (Customer Segmentation) เช่น การจำแนกประเภทของลูกค้าออกตามความต้องการของลูกค้า, ประวัติ ส่วนตัวของลูกค้า และประวัติการซื้อ นอกจากนี้ยังสามารถกิจกรรมลูกค้าย้อนหลัง เพื่อบริษัทจะได้นำข้อมูลเหล่านี้ไปวิเคราะห์หาข้อมูลเชิงลึก เช่น ช่องทางการสื่อสารเหมาะสมที่สุดของลูกค้า แต่ละราย (Effective Communitication Channel), พฤติกรรมการซื้อของลูกค้า (Customer Behavior) และสินค้าที่มีความพิเศษเฉพาะตัว (Customised Product) สำหรับลูกค้าแต่ละราย

      8.  เพิ่มความรวดเร็วในการให้บริการ (Speed of Service)

       การใช้หลักการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM)  สามารถปรับปรุงกระบวนการทำงาน  โดยมุ่งเน้นที่การตอบสนองความต้องการของลูกค้าจะต้องรวดเร็วและถูกต้อง  โดยเฉพาะการตอบสนองแบบให้บริการ   หรือตอบสนองกับลูกค้าทันที (Real Time)      เช่น ระบบการสั่งสินค้ามีการเชื่อมโยงระบบต่างๆ  ทั้งในฝ่ายรับการสั่งซื้อ (Order Fulfillment), ฝ่ายขาย (Sales Department), ฝ่ายบัญชี (Accounting Department), ฝ่ายสินค้าคงคลัง (Inventory) และ ฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับการให้เครดิตกับลูกค้า (Credit Authorization)
      9.  การรวบรวมรายละเอียดต่างของลูกค้า (Gathering More Comprehensive Customer Profiles) การบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ได้ช่วยให้เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของฝ่ายต่างๆในบริษัท ได้มาก ขึ้น เพราะว่าการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ช่วย การจัดการเกี่ยวกับข้อมูลของ ลูกค้าที่มีอยู่ ได้มากขึ้นทำให้ข้อมูลเก็บอย่างเป็นระบบอย่างเชื่อมโยงขึ้น บริษัทสามารถนำฐานข้อมูล นี้มาใช้ใน ระบบต่างๆ ได้
      10.  การลดต้นทุนในด้านการขายและการจัดการ (Decrease General Sales and Marketing Administration Costs) การลดลงของต้นทุนการดำเนินงานนั้นมาจากใช้หลักการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ เนื่องจาก บริษัท มีระบบการจัดการที่เน้นในเรื่องการสร้างความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้า เข้าใจความต้องการของลูกค้าและ ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้มากขึ้น ทำให้ บริษัท ไม่สูญเสียต้นทุนในการดึงลูกค้ากลับเป็นลูกค้า ขององค์กรอีก และตัดกระบวนการที่ไม่จำเป็นและกิจกรรมที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้แก่บริษัท

      11.  การสร้างมูลค่าเพิ่ม ( Value Added)ให้กับลูกค้าในปัจจุบันลูกค้านั้นพยายามแสวงหาความพึงพอใจสูงสุดจากสินค้าและบริการ สิ่งที่ลูกค้าต้องการจึง ไม่ใช่แค่คุณค่า (Value) อีกต่อไป แต่ต้องการคุณค่าเพิ่มที่ทำให้ลูกค้ามีความรู้สึกมากกว่าความพอใจ ซึ่งผู้ประกอบการควรสร้างคุณค่าเพิ่มให้กับสินค้าและบริการ โดยผ่าน Value Chain ทั้งในส่วนของคู่ค้า (Supply Chain) และในส่วนของ    ความต้องการของลูกค้า (Demand Chain) เพื่อทำให้เกิดการบูรณาการที่ทำให้เกิดมูลค่าเพิ่มให้กับลูกค้า อย่างครบวงจรทั้งระบบ จากหลายหน่วย งานเข้ามาเกี่ยวข้องทั้ง ภายในองค์กร และภายนอกองค์กร (Internal and External Organization) นับตั้งแต่ผู้จำหน่ายวัตถุดิบ (Raw Materials Suppliers),กระบวนการ ที่เกี่ยวข้องกับวัตถุดิบ  (Material Procurement), การออกแบบผลิตภัณฑ์ (Product Designers), การจัดหาอุปกรณ์ชิ้นส่วน (Spare Parts Suppliers) ,การขาย (Sales)   และการตลาด(Marketing), ผู้ที่ทำการจัดจำหน่าย (Distributors)  และ หน่วยงานลูกค้าสัมพันธ์ (Contact Center) เป็นต้น

         กระบวนการสร้างความสัมพันธ์ลูกค้า หรือการทำ CRM นั้น ส่วนหนึ่งก็คือ การสร้างความภักดีของลูกค้าที่มีต่อองค์กรของเรา   สินค้าของเรา    ฉะนั้น ขบวนการวิเคราะห์ วิจัย และการวางรูปแบบของยุทธศาสตร์ในการสร้างความภักดีของลูกค้าที่มีต่อองค์กรนั้น ข้อมูลต่างๆที่ได้นั้น จะต้องเป็นข้อมูลที่เข้าถึงส่วนลึกของลูกค้า (Insightful) และต้องเป็นข้อมูลที่ถูกต้องจากแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ มีการทำการวิจัยที่ถูกหลักวิธี จึงจะนำข้อมูลนั้นมาทำ CRM เพื่อสร้างความภักดีได้

การจัดการห่วงโซ่อุปทาน

(Supply Chain Management:SCM)

        การจัดห่วงโซ่อุปทานเกี่ยวข้องกับการประสานงานและร่วมมือกันตั้งแต่กระบวนการจากผู้ส่งมอบวัตถุดิบ ไปยังผู้ผลิตผู้กระจายสินค้า ผู้แทนจำหน่าย จนกระทั่งผู้บริโภค
    สำหรับองค์กรธุรกิจต่างๆ ทั้งที่ธุรกิจโดยหวังผลกำไรและไม่หวังผลกำไร โดยสามารถจำแนกห่วงโซ่อุปทานได้เป็น 2ประเภท ได้แก่ ห่วงโซอุปทานที่เข้าสู่ผู้ผลิต (Upstream Supply Chain) ซึ่งสอดคล้องกับการซื้อ อีกแบบหนึ่งเป็นห่วงโซ่อุปทานที่เข้าสู่ลูกค้า (Downstream Supply Chain) ซึ่งสอดคล้องกับการขาย
     การจัดการห่วงโซ่อุปทานไม่ได้แค่ประกอบไปด้วยผู้ผลิตและผู้ซื้อเท่านั้น แต่ยังคงประกอบไปด้วยคนกลาง อย่างเช่นผู้จัดส่งวัตถุดิบให้กับผู้ผลิตและลูกค้าของลูกค้า บางบริษัทอาจจะมีผู้จัดส่งวัตถุดิบเพียงแห่งเดียว 2 แห่ง 3 แห่ง อาจจะมีลูกค้าระดับบน ระดับล่าง จึงทำให้แต่ละบริษัทมีห่วงโซ่อุปทานที่เฉพาะเจาะจงสำหรับสินค้าที่มีความแตกต่างกัน การใช้คำว่าห่วงโซ่อุปทานจึงเป็นอะไรที่ค่อนข้างจำกัด จะเห็นได้ว่าคำว่าเครือข่ายห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain Network) สามารถสะท้อนให้เห็นการเชื่อมโยงระหว่างองค์กรและคู่ค้าทางธุรกิจได้ดีกว่า และการนำเทคโนโลยีการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ช่วยให้การไหลเวียนข้อมูลในเครือข่ายเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด เทคโนโลยีเป็นสิ่งสำคัญต่อการจัดการห่วงโซ่อุปทาน เพราะการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า ผู้จัดส่งวัตถุดิบและคนกลางนั้นอยู่บนพื้นฐานของการไหลเวียนและแบ่งปันข้อมูล บทบาทหลักของเทคโนโลยีสารสนเทศในระบบห่วงโซ่อุปทาน คือการสร้างการเชื่อมโยงของข้อมูลระหว่างฟังก์ชันภายในบริษัท เช่น การตลาด การขาย การเงิน การผลิตและการจัดจำหน่าย

                   องค์ประกอบพื้นฐาน 5ประการของการจัดการห่วงโซ่อุปทาน
 1.การวางแผน บริษัทต้องมีการวางแผนการสำหรับการบริหารทรัพยากรทั้งหมดที่ตอบสนองอุปสงค์ของผู้บริโภคสำหรับสินค้าหรือบริการ
 2.แหล่งที่มา บริษัทต้องเลือกผู้จัดหาที่น่าเชื่อถืออย่างรอบคอบที่จะมอบสินค้าหรือบริการที่จำเป็นสำหรับการผลิตสินค้า
 3.การผลิต เป็นขั้นตอนที่บริษัทผลิตสินค้าหรือบริการสามารถบรรจุตารางกิจกรรมที่จำเป็นสำหรับการผลิต การทดสอบผลผลิตและกำลังผลิตของคนงาน
 4.การจัดส่ง ขั้นตอนนี้คือ การขนส่งเป็นชุดของกระบวนการที่วางแผนและควบคุมการขนส่งที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
 5.การคืนกลับ เป็นขั้นตอนที่มีปัญหามากที่สุดในห่วงโซ่อุปทาน

                     หลักการ 7 ประการในการจัดการห่วงโซ่อุปทาน
 1.แบ่งประเภทลูกค้าโดยความต้องการในการบริการ
 2.กำหนดเครือข่ายการขนส่งและให้ความสำคัญกับความต้องการบริการและการทำกำไร
 3.ฟังสัญญาณของอุปสงค์ของตลาดและวางแผน
 4.ทำให้เห็นความแตดต่างของสินค้าที่ใกล้ชิดลูกค้า
 5.จัดการแหล่งวัตถุดิบด้วยกลยุทธ์
 6.พัฒนากลยุทธ์เทคโนโลยีห่วงโซ่อุปทานที่รองรับระดับที่แตกต่างของการตักสินใจ
 7.นำวิธีการประเมินการปฏิบัติงานมาใช้กับทุกความเชื่อมโยงในห่วงโซ่อุปทาน
                         เทคโนโลยีสนับสนุนการจัดการห่วงโซอุปทาน
         การนำระบบข้อมูลมาใช้ในการปรับปรุงห่วงโซ่อุปทาน  และการนำเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์มาใช้เพื่อช่วยจัดการห่วงโซ่อุปทาน การเคลื่อนไปสู่ธุรกิจค้าขายบนอินเทอร์เน็ตเป็นทางเลือกที่มีต้นทุนต่ำที่นำมาทดแทนการใช้ระบบการสั่งซื้อสินค้าข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แบบดั้งเดิม การสื่อสารกับผู้จัดสรรส่งวัตถุดิบในช่องของอินเทอร์เน็ตมากขึ้น ห่วงโซ่อุปทานขององค์กรรวมสิ่งอำนวยความสะดวกเข้าไว้ที่วัตถุดิบ หลักการห่วงโซ่อุปทานที่มีการมองเห็นข้อมูลที่สมบูรณ์ ซอฟต์แวร์ปฎิบัติการห่วงโซ่อุปทานควบคุมขั้นตอนที่ต่างกันและขั้นตอนของห่วงโซ่อุปทานให้เป็นไปโดยอัตโนมัต ซึ่งมีความง่ายโดยคำสั่งถูกส่งผ่านแบบอิเล็กทรอนิกส์จากผู้ผลิตไปถึงผู้จัดหา
แบบจำลองห่วงโซ่อุปทาน (The Model of Supply Chain Management)
          กระบวนการแรกเริ่มของห่วงโซ่อุปทาน คือ ระบบการสรรหาทรัพยากรต่อไป คือ กระบวนการที่ก่อให้เกิดเป็นสินค้าหรือบริการ ซึ่งถูกส่งต่อไปยังลูกค้า องค์กรที่กำลังจะดำเนินการขายสินค้าทางอินเทอร์เน็ตสามารถพิจารณาจากมุมมองนี้ เพื่อปรับปรุงการส่งสินค้าไปยังลูกค้าให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นและทำให้ต้นทุนในการส่งสินค้าต่ำลง ซึ่งไม่ได้เกี่ยวข้องกับการปรับปรุงระบบภายในเท่านั้น แต่เป็นการปรับปรุงกระบวนการภายนอกที่เกี่ยวข้องกับผู้จัดส่งวัตถุดิบ ผู้จัดจำหน่ายและลูกค้าและยังเป็นโอกาสที่ดีในการช่วยปรับปรุงคุณภาพของสินค้า ให้มีคุณภาพสูงขึ้น ดังนั้น การจัดการห่วงโซ่อุปทานจึงมีผลกระทบต่อกำไรของบริษัท เนื่องจากต้นทุนการบริหารงานต่างๆที่ลดลง และความพึงพอใจของลูกค้าที่เพิ่มสูงขึ้น นำไปสู่ความจงรักภักดีที่มากขึ้น และแน่นอนคือ ในส่วนของรายได้ที่บริษัทจะได้รับมากขึ้นด้วย 

อ้างอิง http://www.gotoknow.org/blogs/posts/343983

แนวคิดของการพัฒนาระบบการบริหารการผลิตรวม
       แนวคิด ERP เริ่มในยุคปี ค.ศ. 1990 ที่ประเทศสหรัฐอเมริกา จุดกำเนิดเริ่มแรกของ ERP มาจากแนวคิดของการพัฒนาระบบการบริหารการผลิตรวม (Material Requirement Resource Planning / Manufacturing Resource Planning, MRP System) ของอุตสาหกรรมการผลิตในอเมริกา โดยคำว่า ERP และแนวคิดของ ERP นั้นก็พัฒนามาจาก MRP ในที่นี้จะทำการอธิบาย ความเป็นมาของ MRP โดยย่อว่ามีความเป็นมาอย่างไร และทำไมจึงพัฒนามาเป็น ERP ได้ ซึ่งจะช่วยให้สามารถเข้าใจความหมายของ ERP ได้ดียิ่งขึ้น และตัวแนวคิด ERP เองก็ยังมีวิวัฒนาการอยู่ จาก ERP ก็จะเป็น Extended ERP และจะพัฒนาไปเป็น Next Generation ERP ต่อไปในอนาคต
               1.  กำเนิดของ MRP แนวคิดMRPเกิดขึ้นครั้งแรกที่อเมริกาในยุคต้นของ ทศวรรษ 1960 ในช่วงแรก MRP ย่อมาจาก Material Requirement Planning (การวางแผนความต้องการวัสดุ) เป็นวิธีการในการหาชนิดและจำนวนวัสดุที่ต้องใช้ในการผลิตตามตารางเวลาและจำนวนสินค้าที่ได้วางแผนโดย MPS (Master Production Schedule)
               2. Closed Loop MRP ย่างเข้ายุคปี ค.ศ. 1970 MRP ได้รับการพัฒนาให้มีความสามารถในการป้อนกลับข้อมูลการผลิตจริงใน shop floor นอกจากนั้นยังเพิ่มแนวคิดเรื่อง การวางแผนความต้องการกำลังการผลิต (Capacity Requirement Planning)
               3.  การพัฒนาไปสู่ MRP II จากความสำเร็จของ Closed Loop MRP ก็เกิดการพัฒนาต่อยอดขึ้นเป็น MRP II ในยุคปี ค.ศ. 1980 (โดย MRP ใหม่นี้ย่อมาจาก Manufacturing Resource Planning) ซึ่งได้รวมการวางแผนและบริหารทรัพยากรการผลิตอื่นๆ นอกจากการวางแผนและควบคุมกำลังการผลิต และวัตถุดิบการผลิต เข้าไปในระบบด้วย
               4. จาก MRP II ไปเป็น ERP MRP II เป็นแนวคิดที่ใช้ในอุตสาหกรรมการผลิต ERP ได้ขยายแนวคิดของ MRP II ให้สามารถใช้ได้ทั้งองค์กรของธุรกิจที่หลากหลาย โดยการรวมระบบงานหลักทุกอย่างในองค์กรเข้ามาเป็นระบบเดียวกันลักษณะของ ERP
       ERP (Enterprise Resource Planning) สามารถจัดการ Transaction Cycle ได้หมดดังนี้
             - Expenditure
             - Conversion
             - Revenue
             - Financial
        ERP เป็น Software ที่ใช้ในการ Manage ได้ทั้งองค์กร โดยที่มี common Database เก็บข้อมูลทุกอย่างไว้ที่เดียวกัน เพื่อป้องกันความซ้ำซ้อนของข้อมูล ทำให้มีประสิทธิภาพ มีการ Share ข้อมูลสูงสุด โดยแต่ละส่วนสามารถดึงข้อมูลส่วนกลางที่ตัวเองสนใจมาวิเคราะห์ได้ และ สามารถที่จะ Integrate ได้หมดไม่ว่าจะเป็น Marketing Manufacturing Accounting และ Staffing
        ก่อนที่จะมีระบบ ERP นั้น เดิมในวงการอุตสาหกรรมประมาณช่วงทศวรรษ 1960 ได้มีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในส่วนของการผลิตทางด้านการคำนวณความต้องการวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต หรือที่เรียกเป็นทางการว่าระบบ Material Requirement Planning ( MRP ) ก็คือเราจะใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารและจัดการในส่วนของวัตถุดิบหรือ Material ที่ใช้ในการผลิตเท่านั้น ต่อมาในช่วงประมาณทศวรรษ 1970 ระบบการผลิตในอุตสาหกรรมมีความซับซ้อนเพิ่มมากขึ้นจึงมีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในส่วนของการผลิตในด้านของเครื่องจักร ( Machine ) และส่วนของเรื่องการเงิน ( Money ) นอกเหนือไปจากส่วนของวัตถุดิบ ซึ่งเราจะเรียกระบบงานเช่นนี้ว่า Manufacturing Resource Planning ( MRP II )
         จากจุดนี้เราพอจะมองเห็นภาพคร่าวๆ ของการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารงานในอุตสาหกรรมได้ ดังที่มีผู้เชี่ยวชาญทางด้านการจัดการหลายท่านได้กล่าวไว้ว่า ระบบ MRP นั้นจะเข้ามาช่วยในการจัดการทางด้าน Material ส่วนระบบ MRP II นั้นจะเข้ามาช่วยในการจัดการใน M อีกสองตัวนอกเหนือจาก Material ก็คือ Machine และ Money ซึ่งระบบ MRP II ที่ชื่อ TIMS ของประเทศนิวซีแลนด์ จะมีเมนูหลักของ Module 3 Modules หลักด้วยกันคือ Financial Accounting , Distribution และ Manufacturing และใน Module ของ Manufacturing จะมีส่วนของ MRP รวมอยู่ด้วย
        จะเห็นได้ว่าในการนำเอาระบบ MRP II เข้ามาช่วยในองค์กรหนึ่งๆ นั้น จะยังไม่สามารถซัพพอร์ตการทำงานทั้งหมดในองค์กรได้ นี่จึงเป็นที่มาของระบบ ERP ซึ่งจะรวมเอาส่วนของ M ตัวสุดท้ายก็คือ Manpower เข้าไปไว้ในส่วนของระบบงานที่เรียกตัวเองว่า ERP นั่นเอง ดังนั้นระบบ ERP จึงเป็นระบบที่ใช้ในการบริหารงานทรัพยากรทั้งหมดในองค์กร ( Enterprise Wide ) หรือกล่าวอีกอย่างหนึ่งก็คือ ระบบ ERP จะเป็นระบบที่ใช้ในการจัดการ 4 M ซึ่งจะประกอบไปด้วย Material , Machine , Money และ Manpower นั่นเอง ดังนั้นถ้าไปดูที่เมนูหลักของระบบ ERP จะพบว่ามีเมนูของทั้ง MRP และ MRP II รวมอยู่ด้วยเพราะ ERP มีต้นกำเนิดมาจากระบบ MRP และ MRP II นั่นเอง
        ERP จะเน้นให้ทำ Business Reengineering เพื่อปรับปรุงระบบให้เข้ากับ ERP ซึ่งจะแบ่ง Function Area เป็น 4 ส่วนหลักๆ คือ
              1. Marketing Sales
              2. Production And Materials Management
              3. Accounting And Finance
              4. Human Resource
         แต่ละส่วนจะมี Business Process อยู่ในนั้น ซึ่งจะมีหลาย Business Activity มาประกอบกัน เช่น activity การออก Invoice เป็น Activity แต่ละ Activity จะไปต่อเนื่องกันหลายๆอันออกไปจนกลายเป็น Process ที่เรียกว่า “Computer Order management” ซึ่งจะไปเกี่ยวข้องกับ Functional Area ที่เรียกว่า “Marketing And Sale” Concept หลักๆของ ERP คือ เอาทุกข้อมูลของแต่ละแผนกมา Integrate กัน เพื่อ Share ข้อมูลกัน

ความหมาย Enterprise Resource Planning
         Enterprise Resource Planning คือ การบริหารทรัพยากรขององค์กร ระบบการบริหารเพื่อวางแผนและจัดการทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุดทั่วทั้งบริษัทของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยการเชื่อมโยงกระบวนการทางธุรกิจทุกขั้นตอน เข้าด้วยกันอย่างเป็นระบบเพื่อมุ่งไปสู่ผลกำไรสูงสุดของบริษัท และที่สำคัญยังรวมถึงระบบการจัดการสินค้าคงคลังสำหรับอุตสาหกรรมอาหาร ERP จึงเป็นเครื่องมือที่นำมาใช้ในการบริหารธุรกิจเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์กร อีกทั้งยังช่วยให้สามารถวางแผนการลงทุนและบริหารทรัพยากรขององค์กรโดยรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ERP จะช่วยทำให้การเชื่อมโยงทางแนวนอนระหว่างการจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต และการขายทำได้อย่างราบรื่น ผ่านข้ามกำแพงระหว่างแผนกและทำให้สามารถบริหารองค์รวมเพื่อให้เกิดผลประโยชน์สูงสุดเป็นการรวบรวมกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) ตลอดจนเชื่อมโยงโปรแกรมประยุกต์ (Applications) ต่างๆ ของแต่ละส่วนงานเข้าเป็นระดับองค์กร (Enterprise) โดยมีข้อมูลที่จัดเก็บไว้เพียงแห่งเดียว

โครงสร้างการบริหารจัดการภายในองค์กร
         โดยปกติโครงสร้างการบริหารจัดการภายในองค์กรจะเป็นการแบ่งตามหน้าที่รับผิดชอบ ( Functional Organization ) เช่น แผนกบัญชี การเงิน  แผนกการตลาด แผนกขาย แผนกการผลิต แผนกทรัพยากรบุคคล เป็นต้น ซึ่งการบริหารในแต่ละแผนกจะมีการบริหารจัดการระบบฐานข้อมูลต่าง ๆ แยกอิสระต่อกัน ต่างคนต่างเก็บข้อมูลของตนเองเพื่อที่จะครอบคลุมรูปแบบการทำงานพิเศษของแผนกนั้น ๆ  โดยเฉพาะระยะหลังการเก็บข้อมูลและการจัดการฐานข้อมูลต่าง ๆ จะใช้ คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดการ โดยมี Soft ware ที่เข้ามาช่วยจัดการเก็บข้อมูล ทำให้ผู้บริหารในแผนกต่าง ๆ สามารถบริหารและวางแผนงานได้สะดวกยิ่งขึ้น แต่ปัญหาที่เกิดขึ้นตามมาคือในแต่ละแผนกต่างคนต่างเก็บข้อมูลใช้โปรแกรม Software แตกต่างกัน ผู้บริหารไม่สามารถที่จะพิจารณาภาพรวมขององค์กรทั้งหมดได้ เนื่องจากโปรแกรมการใช้งานของแต่ละแผนกไม่สามารถการเชื่อมต่อสื่อสารกับแผนกอื่น ๆ เพื่อให้แผนกอื่นที่เกี่ยวข้อง หรือที่ต้องทำงานต่อจากอีกแผนก ทำการตรวจสอบและวางแผนการทำงานได้   ทำให้องค์กรสูญเสียโอกาสในการทำกำไรเป็นจำนวนมาก ตัวอย่างเช่น  ระบบรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า ซึ่งโดยปกติ จะเริ่มในรูปแบบของกระดาษที่เดินทางจากตะกร้าของแผนกหนึ่งไปยังตะกร้าของอีกแผนกหนึ่งไปจนทั่วบริษัท ตลอดเส้นทางดังกล่าว มักจะต้องมีการพิมพ์ข้อมูล และคีย์ข้อมูลซ้ำลงในระบบคอมพิวเตอร์ของแผนกที่แตกต่างกัน รูปแบบดังกล่าวทำให้เกิดความล่าช้า มีโอกาสสูญหายของใบสั่งซื้อ และการพิมพ์ข้อมูลเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ที่แตกต่างกันมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง ในขณะเดียวกัน ไม่มีใครในองค์กรที่รู้สถานะของคำสั่งซื้อ ณ จุดนั้นจริงๆ เพราะไม่มีทางที่แผนกการเงินจะเข้าไปในระบบคอมพิวเตอร์ของแผนกคลังสินค้าเพื่อดูว่าสินค้าถูกส่งออกไปหรือยังวิธีการเดียวที่จะทำได้คือโทรไปสอบถาม ดังนั้น องค์กรมีความจำเป็นที่ต้องการระบบการจัดการเชื่อมต่อสื่อสารกันระหว่างระบบฐานข้อมูลแต่ละแผนกเข้าด้วยกัน ERP จึงเป็นผสานฟังก์ชันเหล่านี้ทั้งหมดเข้าเป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์แบบอินทิเกรตตัวเดียวที่ทำงานบนฐานข้อมูลเดียว ดังนั้นแผนกแต่ละแผนกจะสามารถแชร์ข้อมูลและติดต่อสื่อสารระหว่างกันได้ง่ายขึ้น
         ข้อดีของการรวมข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน เพื่อให้ข้อมูลเดียวกันสามารถใช้ร่วมกันทั้งองค์กรได้ เช่น เมื่อพูดถึงข้อมูลลูกค้า ทุกส่วนงานจะต้องเข้าใจว่าข้อมูลลูกค้านั้นมีที่มาจากแหล่งเดียวกันเท่านั้น การเปลี่ยนแปลงข้อมูลของลูกค้า ไม่ว่าจะเกิดจากส่วนงานไหน ส่วนงานอื่นๆ ที่ต้องนำข้อมูลลูกค้าไปใช้ จะต้องรับรู้ถึงการเปลี่ยนแปลงนั้นด้วย เป็นต้น ประโยชน์ที่ได้รับคือ กำจัดความซ้ำซ้อนของข้อมูล ลดการบำรุงรักษาระบบ ลดโอกาสที่ข้อมูลไม่ถูกต้องลง และลดแหล่งจัดเก็บข้อมูล
         ปัจจุบัน ERP มีการพัฒนาไปสู่รูปแบบโปรแกรมสำเร็จรูป ERP ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์มาตรฐานที่รองรับการงานเพื่อให้ระบบ ERP สามารถได้รับการติดตั้งและใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น โรงงานอาหารแต่ละแห่งจะแบ่งออกเป็นแผนกต่างๆ อย่างเช่น แผนกผลิต แผนกคลังสินค้า แผนกจัดซื้อ และการเงิน ซึ่งจะมีระบบคอมพิวเตอร์สำหรับการทำงานของตนเองอยู่แล้ว โดยระบบแต่ละอย่างครอบคลุมรูปแบบการทำงานพิเศษของแผนกนั้นๆ แต่ระบบ ERP จะมีการควบรวมการทำงานแต่ละแผนกทั้งหมดเข้าเป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์แบบอินทิเกรตตัวเดียวที่ทำงานบนฐานข้อมูลเดียวดังนั้นแผนกแต่ละแผนกจะสามารถใช้ข้อมูลร่วมกัน และติดต่อสื่อสารระหว่างกันได้ง่ายขึ้น
         รูปแบบที่ อินทิเกรต กันนี้จะให้ประโยชน์มหาศาลถ้าองค์กรติดตั้งซอฟต์แวร์อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ระบบรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า ซึ่งโดยปกติ จะเริ่มในรูปแบบของกระดาษที่เดินทางจากแผนกหนึ่งไปอีกแผนกหนึ่ง หรือไปจนทั่วโรงงาน ตลอดเส้นทางดังกล่าว มักจะต้องมีการพิมพ์ข้อมูล และคีย์ข้อมูลซ้ำลงในระบบคอมพิวเตอร์ของแผนกที่แตกต่างกัน รูปแบบดังกล่าวทำให้เกิดความล่าช้า มีโอกาสสูญหายของใบสั่งงานต่างๆ และการพิมพ์ข้อมูลเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ที่แตกต่างกันมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง ในขณะเดียวกัน ไม่มีใครในโรงงานรู้ถึงสถานะที่แท้จริงของสินค้าว่าอยู่ในขั้นตอนใด และจะเสร็จแน่นอนเมื่อไหร่ เช่น ฝ่ายขายจะไม่ทราบถึงวัน สถานการณ์ สั่งซื้อวัตถุดิบ หรือการตรวจสอบผลิตภัณฑ์ต่างๆ ที่อาจส่งผลต่อกำหนดเวลาส่งมอบของให้ลูกค้าได้ตลอด นอกจากการรอการประชุมหรือสรุปการผลิต
         แต่ ERP จะให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานทางธุรกิจด้วย ERP เมื่อฝ่ายขายรับคำสั่งซื้อจากลูกค้าจะต้องให้ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นต่อการเติมคำสั่งซื้อให้สมบูรณ์ เช่น ประวัติการสั่งซื้อและอัตราเครดิตของลูกค้า ระดับสต็อกสินค้าของบริษัท และตารางเวลาขนส่งสินค้า เมื่อแผนกหนึ่งเสร็จงานกับคำสั่งซื้อนั้นแล้ว คำสั่งซื้อนั้นก็จะเดินทางอัตโนมัติผ่านระบบ ERP ไปยังแผนกถัดไปตลอดจนเข้าสู่กระบวนการผลิตเป็นสินค้า จัดเก็บ และจำหน่ายไปตามคำสั่งซื้อ และที่สำคัญระยะเวลาของสินค้าตั้งแต่วัตถุดิบจนเป็นผลิตภัณฑ์นั้นจะต้องได้รับการจัดสรรอย่างลงตัวอยู่เสมอ และเวลาส่วนใหญ่ของสินค้าจะถูกเก็บอยู่ในคลังสินค้า ไม่ว่าจะเป็นในรูปวัตถุดิบหรือผลิตภัณฑ์สำเร็จ

สินค้าคงคลังในอุตสาหกรรมอาหาร : ต้นทุนที่ซ่อนเร้น
         ในแง่ของสินค้าคงคลังในอุตสาหกรรมอาหารนั้น ถือได้ว่ามีความแตกต่างจากอุตสาหกรรมอื่นๆ เนื่องจากผลิตภัณฑ์อาหารมีอายุการเก็บและคุณภาพของผลิตภัณฑ์จะลดลงตามเวลา ดังนั้นการจัดการด้านสินค้าคงคลังจึงต้องการความละเอียดมากกว่าอุตสาหกรรมอื่นๆ จากปัจจัยทางด้านเวลานี้เอง อุตสาหกรรมอาหารต้องให้ความสำคัญในด้านระยะเวลาการจัดซื้อ ผลิต จัดเก็บและจำหน่ายในระยะเวลาที่เหมาะสมไม่เช่นนั้นแล้วอาจกลายเป็นภาระต้นทุนที่เพิ่มเท่าทวีคูณ เช่นวัตถุดิบที่จัดซื้อมาไม่ตรงกับเวลาการผลิตและหมดอายุนั้น นอกจากค่าวัตถุดิบแล้วยังต้องมีค่าใช้จ่ายการทำลายเพิ่มขึ้น หรือแม้กระทั่งผลของสภาวะการเก็บรักษา ย่อมส่งผลต่อผลิตภัณฑ์ ทั้งอุณหภูมิ ความชื้น ที่จะส่งผลต่ออายุผลิตภัณฑ์หรือวัตถุดิบเช่นกัน
          ต้นทุนทางด้านการจัดเก็บวัตถุดิบและผลิตภัณฑ์ที่กลายเป็นสิ่งที่ถูกละเลยในอดีตนั้นได้รับความสนใจและให้ความสำคัญในการบริหารจัดการมากขึ้น รวมถึงใช้เครื่องมือการจัดการ หรือแม้กระทั่งการใช้ซอฟต์แวร์ ที่ช่วยในการจัดลำดับให้เป็นไปตามระบบ First In – First Out (FIFO) และทันต่อการผลิตหรือจัดส่งให้ถึงมือลูกค้าเมื่อในเวลาที่เหมาะสมที่สุด และเมื่อระบบ ERP ถูกนำมาใช้ในอุตสาหกรรมอาหารจึงไม่น่าแปลกใจว่าการจัดการสินค้าคงคลังได้เป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งในการใช้ ERP กับโรงงานอุตสาหกรรมอาหาร

ERP กับการแก้ปัญหาสินค้าคงคลัง
         ประโยชน์ของทางระบบ ERP ที่ได้รับการนำเสนอจากบริษัทวางระบบให้กับโรงงานนั้น ส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับการลดต้นทุน และลดข้อผิดพลาดในการทำงานในทุกส่วนงานของโรงงาน จนอาจกล่าวได้ว่าระบบ ERP เปรียบเหมือนหลังคาที่คลุมทั้งโรงงาน และอุดรอยรั่วต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ในด้านการแก้ปัญหาสินค้าคงคลังก็เช่นกัน ความผิดพลาดจากวัตถุดิบหรือผลิตภัณฑ์ตกค้างจะถูกแสดงผลขึ้นอย่างรวดเร็ว สามารถนำเข้าสู่กระบวนการแก้ไขได้อย่างทันท่วงที ในระบบ ERP จะมีการกำหนดรหัสสินค้าที่แน่นอน และสถานะของสินค้า รวมไปถึงรายละเอียดที่สำคัญเช่น ปลายทางที่จะส่งไป หรือรอบการผลิตต่างๆ และเมื่อมีการจำหน่ายออก หรือตัดยอดสินค้าคงคลัง ฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องก็จะสามารถรับทราบการเปลี่ยนแปลงทันที ในบางกรณีระบบสามารถคำนวณตำแหน่งการจัดวางสินค้าให้เหมาะสมต่อการเบิกจ่ายได้อีกด้วย จึงทำให้การควบคุมเป็นไปตามหลัก FIFO อย่างไรก็ตามความสามารถของระบบที่เพิ่มขึ้นย่อมหมายถึงการลงทุนที่เพิ่มขึ้นตามในการวางระบบ รวมถึงมีขั้นตอนในการเรียนรู้ระบบซับซ้อนมากยิ่งขึ้น

การนำ ERP เข้ามาใช้งานในโรงงาน
         จากการปรับ ERP เข้าสู่โรงงานนั้นจะเป็นขั้นตอนที่เรียกว่า การติดตั้ง (Implementation ) ซึ่งทุกฝ่ายในโรงงานจะได้รับการอบรมการใช้งานทั้งในส่วนของแผนกที่รับผิดชอบ และส่วนกลาง ซึ่งขั้นตอนนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเนื่องจากจะส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของระบบโดยตรง หากใช้งานไม่ถูกต้องแล้วอาจสร้างปัญหาร้ายแรง หรือก่อให้เกิดความผิดพลาดในการทำงานได้ อย่างไรก็ตาม การ Implement ระบบ ERP ไม่ได้จบลงแค่การติดตั้ง ERP เพียงอย่างเดียวเท่านั้น บริษัทยังจำเป็นต้องตระหนักว่า ERP เป็นระบบที่ต้องการการปรับเปลี่ยนอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งอาจรวมถึงการกระทบกระเทือนต่อการเปลี่ยนแปลงแนวนโยบายหรือวัฒนธรรมขององค์กร บ่อยครั้งที่ผู้ใช้งานจะพบว่าระบบ ERP ที่ Implement ไปนั้นไม่ตอบสนองความต้องการในการทำงานได้ เช่น ไม่สามารถติดตามข้อมูลการผลิตหรือการจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างถูกต้อง     การนำระบบ ERP เข้ามา Implement จำเป็นอย่างยิ่งที่องค์กรจะต้องชี้ชัดว่าวิธีการดำเนินการในโรงงานนั้นจะลงตัวกับระบบ ERP มาตรฐานหรือไม่ ก่อนจะการ Implement จะเริ่มขึ้น สาเหตุหลักที่ทำให้องค์กรหลายๆ แห่งต้องล้มเลิก โปรเจ็กต์ ERP มูลค่าหลายล้านกลางครันนั้นมักจะมาจาก การค้นพบว่าซอฟต์แวร์นั้นไม่ได้รองรับกระบวนการที่สำคัญของบริษัท และเมื่อเหตุการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้น จะมีสองอย่างที่สามารถทำได้ นั่นคือ เปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานของธุรกิจให้สอดคล้องกับซอฟต์แวร์ ซึ่งจะส่งผลให้มีการเปลี่ยนแปลงระดับลึกในการดำเนินการต่างๆ กระเทือนต่อความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงาน หรือจะดัดแปลงแก้ไขซอฟต์แวร์ให้สอดคล้องกับกระบวนงาน ซึ่งจะทำให้การปรับระบบใช้งานจริงดำเนินไปอย่างเชื่องช้า    การย้ายไปสู่ ERP เป็นโครงการที่มีขอบเขตหลายเรื่องมาก และตัวเลขค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจะทำให้ผู้บริหารส่วนใหญ่ต้องคิดหนัก นอกจากการวางงบประมาณสำหรับค่าใช้จ่ายในส่วนของซอฟต์แวร์แล้ว ผู้บริหารทางการเงินต้องเตรียมงบประมาณให้ครอบคลุมค่าที่ปรึกษา กระบวนการทำงานใหม่ และการทดสอบความเข้ากันได้กับระบบอื่นๆ การประเมินค่าใช้จ่ายต่ำกว่าความเป็นจริงอาจนำไปสู่ปัญหาร้ายแรงในภายหลังได้

ความคุ้มค่าในการลงทุนกับ ERP
         องค์กรทุกแห่งที่เข้าสู่ระบบ ERP จะพบกับตัวแปรหลายอย่างประกอบด้วยโครงสร้างพื้นฐานทางฮาร์ดแวร์และเครือข่ายที่มี จำนวนแผนกและผู้ใช้งานในองค์กร ฟังก์ชันการทำงานที่เฉพาะเจาะจง และปริมาณของกระบวนการทำงานที่ต้องออกแบบใหม่ จึงไม่มีระดับค่าใช้จ่ายมาตรฐานใดๆ สำหรับการ Implement ระบบ ERP โปรเจ็กต์ หนึ่งๆ อย่างไรก็ตาม ผลตอบแทนที่ได้รับกลับมานั้นคุ้มค่ากับการรอคอย และโดยเฉลี่ยแล้วบริษัทจะใช้เวลาแปดเดือนหลังจากที่ระบบใหม่เริ่มทำงาน องค์กรจึงจะเห็นประโยชน์จากการประหยัดค่าใช้จ่ายรายปี
         ระบบ ERP มีความซับซ้อนในตัวสูง และก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างมากมายในโรงงาน เกี่ยวพันทุกฝ่ายในโรงงาน จนเกินกว่าที่จะเป็นงานของฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง ความคาดหวังในการเข้ามาแก้ปัญหา ทั้งในส่วนงานคลังสินค้าและส่วนงานอื่นๆ จะต้องมาจากวิสัยทัศน์ของผู้บริหารที่เลือกระบบ ERP ที่เหมาะสม และบุคลากรที่มีประสิทธิภาพในการทำงาน ไม่เช่นนั้นแล้วอาจเป็นการลงทุนที่สูญเปล่าหรือไม่คุ้มค่าต่อการลงทุน

ส่วนงาน (Functional Areas) ที่สำคัญ
        โดยทั่วไปส่วนงานของการดำเนินงานขององค์กรไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก จะประกอบด้วย 4 ส่วนงาน (Functional Areas) ที่สำคัญคือ
                1. งานตลาดและขาย (Marketing and Sales) ประกอบด้วย การตลาด การรับคำสั่งซื้อ การสนับสนุนลูกค้า การพยากรณ์ยอดขาย และโฆษณา
                2. งานผลิตและบริหารวัตถุ (Production and Materials Management) ประกอบด้วย การจัดซื้อ รับวัตถุดิบ ขนส่ง จัดลำดับกระบวนการผลิต ผลิต และบำรุงรักษาโรงงาน
                3. งานบัญชีและการเงิน (Accounting and Finance) ประกอบด้วย บัญชีการเงิน จัดสรรและควบคุมต้นทุน วางแผนและจัดทำงบประมาณ และบริหารกระแสเงินสด
                4. งานทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource) ประกอบด้วย การรับสมัครและว่าจ้าง อบรม จ่ายเงินเดือนและจ่ายผลตอบแทน
        ความหมายของกระบวนการทางธุรกิจ คือ กลุ่มของกิจกรรมต่างๆ (Activities) ที่อาจจะมีเพียงหนึ่งเดียวหรือมากว่าถูกนำเข้าไปสู่กระบวนการที่ก่อให้เกิดมูลค่า ในกระบวนการจะประกอบด้วยหลายๆ กิจกรรม จนได้ผลลัพธ์ออกมา แต่รูปแบบกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process Model) จะหมายถึง กลุ่มกิจกรรมต่างๆ ที่ถูกดำเนินการอย่างเป็นระบบเพื่อบรรลุถึงเป้าหมาย รูปแบบกระบวนการทางธุรกิจประกอบด้วย 3 ส่วนคือ ส่วนสิ่งแวดล้อม (Environment) ประกอบด้วย ผู้จัดส่งวัตถุดิบ ผู้ใช้งาน ลูกค้า และเจ้าของธุรกิจ ส่วนกิจกรรม (Activities) ประกอบด้วย บุคลากร เครื่องมือ และขั้นตอนวิธีการ และส่วนการไหลของวัตถุ (Materials Flow) ประกอบด้วย ชื่อวัตถุดิบ ผู้จัดส่งวัตถุดิบ ผู้ใช้งาน วงจร ความพยายาม ขนส่ง การมีสิทธิ และการปฏิบัติงาน ส่วนงานที่กล่าวข้างต้นจะต้องเกี่ยวข้องกับกระบวนการต่าง ๆ เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้า งานขายจะเป็นด่านแรกในการรับคำสั่งซื้อดังกล่าว จากนั้นงานบัญชีการเงินจะต้องทำการออกใบวางบิลและเรียกเก็บเงิน โดยจะต้องไปตรวจสอบที่งานผลิตว่ามีสินค้าที่จะผลิตให้ลูกค้าทันหรือไม่ หรือตรวจสอบที่คลังสินค้าว่าสามารถจัดส่งสินค้าได้หรือไม่ หรือกระบวนการจัดซื้อวัตถุดิบ (Material Order)   เริ่มจากงานผลิตตรวจสอบแล้วว่าวัตถุดิบไม่เพียงพอต่อการผลิตสินค้า  แจ้งไปยังงานจัดซื้อเพื่อจัดซื้อวัตถุดิบเข้ามาผ่านการจัดส่งจากผู้จัดส่งวัตถุดิบ  จนงานบัญชีการเงินทำเรื่องจ่ายเงินค่าวัตถุดิบ  เป็นต้น  จากตัวอย่างของกระบวนการดังกล่าวเป็นลักษณะของการทำงานข้ามระหว่างส่วนงาน (Cut Across Functional Lines) หรืออาจจะเรียกว่า BPR (Business Process Reengineering) ซึ่งหมายถึง การรื้อปรับกระบวนการทางธุรกิจอย่างฉับพลันโดยทำให้เกิดการทำงานเป็นทีมที่ข้ามสายงานกัน ซึ่งกระบวนการทางธุรกิจจะต้องเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลที่สำคัญด้วย การเชื่อมโยงกระบวนการ (Integrated Processes) เข้าด้วยกัน เพื่อสนับสนุนกระบวนการข้ามสายงาน กระบวนการหนึ่งจะต้องเกี่ยวข้องกับส่วนงานมากกว่าหนึ่ง เช่น การเพิ่มลูกค้า จะต้องเกี่ยวข้องกับงานขาย งานการให้เครดิต และงานบัญชีการเงิน เป็นต้น
        ดังนั้น ERP จึงเป็นการเชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการทางธุรกิจ โดยที่จะต้องมีข้อมูลมาจากฐานข้อมูลเดียวกัน มีการกระบวนการมาตรฐานร่วมกัน และสนับสนุนการทำงานข้ามสายงานกัน ประโยชน์ของ ERP ที่สามารถวัดได้คือ ลดสินค้าคงคลัง ลดบุคลากร เพิ่มผลิตภาพ ปรับปรุงกระบวนการรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า ปิดงบได้เร็วขึ้น ลดต้นทุนทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ลดต้นทุนการจัดซื้อ ปรับปรุงการบริหารกระแสเงินสด เพิ่มรายได้และกำไร ลดต้นทุนการขนส่ง ลดการบำรุงรักษา และปรับปรุงการส่งสินค้าให้ตรงเวลา ส่วนประโยชน์ที่วัดไม่ได้คือ เพิ่มการเข้าถึงข้อมูลขององค์กรได้ ปรับปรุงการให้บริการลูกค้า การลดลงของต้นทุนอื่นๆ ช่วยเชื่อมโยงระบบงานต่างๆ เพิ่มความสะดวกคล่องตัว และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เป็นต้น แต่ข้อจำกัดของ ERP จะเป็นเรื่องค่าโปรแกรม ERP ที่จะมีราคาค่อนข้างสูงมาก รวมถึงค่าที่ปรึกษา (Consultant) สำหรับการติดตั้งโปรแกรม (Implementation) ด้วย
        ปัจจุบันโปรแกรม ERP ที่มีผู้ใช้กันแบ่งได้ตามขนาดขององค์กรคือ องค์กรขนาดใหญ่ จะใช้โปรแกรม SAP, Oracle Application องค์กรระดับกลาง จะใช้โปรแกรม Navision, PeopleSoft, MySAPม โปรแกรม ERP ภายในประเทศ และองค์กระดับเล็ก จะใช้โปรแกรม JDE หรือโปรแกรม ERP ภายในประเทศ การที่แต่ละองค์กรจะเลือกใช้โปรแกรม ERP ไหนนั้นควรจะคำนึงถึงในเรื่องของความเหมาะสมของโปรแกรมว่ารองรับกับการทำงานได้มากน้อยขนาดไหน องค์กรจะต้องปรับตัวเข้ากับการทำงานของโปรแกรมหรือไม่ และองค์กรสามารถจ่ายค่าโปรแกรมและค่าที่ปรึกษาได้หรือไม่

ERP กับธุรกิจ
        ERP จะให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานทางธุรกิจ ด้วย ERP เมื่อตัวแทนบริการลูกค้ารับคำสั่งซื้อจากลูกค้า เขาจะมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นต่อการเติมคำสั่งซื้อให้สมบูรณ์ เช่น ประวัติการสั่งซื้อและอัตราเครดิตของลูกค้า ระดับสต็อกสินค้าของบริษัท และตารางเวลาขนส่งสินค้า เมื่อแผนกหนึ่งเสร็จงานกับคำสั่งซื้อนั้นแล้ว คำสั่งซื้อนั้นก็จะเดินทางอัตโนมัติผ่านระบบ ERP ไปยังแผนกถัดไป การค้นหาว่าคำสั่งซื้อดังกล่าวอยู่ที่ใดในขณะใดขณะหนึ่ง พวกเขาก็เพียงแต่ล็อกอินเข้าสู่ระบบ ERP และติดตามข้อมูลที่อยากรู้ ด้วยการทำงานลักษณะนี้ ลูกค้าจะได้รับสินค้าที่สั่งซื้อเร็วกว่า และมีข้อผิดพลาดน้อยกว่าที่เคยเป็นมา อย่างไรก็ตาม การImplementระบบ ERP ไม่ได้จบลงแค่การติดตั้งโซลูชั่น ERP เพียงอย่างเดียวเท่านั้น องค์กรธุรกิจจำเป็นต้องตระหนักว่า ERP เป็นระบบที่ต้องการการปรับเปลี่ยนอย่างสม่ำเสมอ และเดินทางผ่านขั้นตอนการพัฒนาที่แตกต่างกัน ถ้าคุณเป็นองค์กรหนึ่งที่ตัดสินใจก้าวสู่โลกของ ERP แล้ว คุณต้องทำการตัดสินใจอย่างหนักเกี่ยวกับโครงสร้างขององค์กร กระบวนการทำงาน ข้อมูล และโครงสร้างข้อมูล การรักษาความปลอดภัย และการฝึกอบรม เพราะจะมีการเปลี่ยนแปลงหลักๆ เกิดขึ้นมากมาย อาทิเช่น การตั้งค่ามาตรฐานใหม่ การยกเลิกระบบเลกาซีรุ่นเก่า และที่สำคัญคือการเปลี่ยนแปลงแนวปฏิบัติใหม่ในโพลิซีหรือวัฒนธรรมขององค์กร บ่อยครั้งที่ผู้ใช้งานจะพบว่าระบบ ERP ที่ Implementไปนั้นไม่ตอบสนองความต้องการในการทำงานของเขา เช่น ไม่สามารถติดตามข้อมูลการผลิตได้อย่างถูกต้อง

เส้นทางผ่าน ERP
         ในขณะที่ธุรกิจเติบโตขึ้น ระบบ ERP ควรสามารถปรับแต่งให้สนองตอบต่อกระบวนการทำงาน โครงสร้างองค์กร และรูปแบบความต้องการ ที่เปลี่ยนแปลงไปได้ องค์กรที่ติดตั้งระบบ ERP จะต้องพบกับความท้าทายหลายอย่างในการทำให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด โดยเฉพาะหลังจากระบบเริ่มทำงานจริง ซึ่งแม้ระบบ ERP ต่างๆ จะมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว แต่สถานะที่เกิดขึ้นหลังจากการImplementระบบ ERP เสร็จสิ้น และระบบเริ่มทำงานจริงจะอยู่ในลักษณะลำดับขั้นสามขั้นด้วย
                ขั้นที่ 1 เป็นขั้นตอนที่วุ่นวายหลังการImplementระบบเสร็จใหม่ๆ ระบบที่Implementจำเป็นต้องถูกปรับปรุง เพื่อให้มั่นใจว่าทุกองค์ประกอบของระบบมีความเสถียรและทำงานประสานกันได้อย่างดี หลังจากระบบเริ่มทำงานแล้ว องค์กรต่างๆ จะหันไปให้ความสนใจกับการดูแลจัดการและข้อมูล ในขั้นตอนนี้ เป็นจุดที่ควรมีการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของผู้ใช้งาน การสร้างโพลิซีใหม่ให้รองรับโครงสร้าง ERP การ Integrate และใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่ระบบ ERP ใหม่สร้างขึ้น และงานที่ต้องใช้แรงมากที่สุดก็คือการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรซึ่งเป็นส่วนหนึ่งในการ Implementระบบ ERP ด้วย
                ขั้นที่ 2 เป็นภาวะอยู่นิ่งหลังการ Implement ที่ประสบความสำเร็จแล้ว และมีการปรับกระบวนการต่างๆ เรียบร้อยแล้ว ในระยะนี้แม้องค์กรจะได้รับความพอใจจากการ Implement แล้ว แต่พวกเขายังไม่ได้รับประโยชน์จาก ERP ในเรื่องของ ROI ตามที่คาดหวังไว้ เมื่อมาถึงขั้นตอนนี้ องค์กรต้องตรวจสอบและปรับปรุงประสิทธิภาพของธุรกิจ ด้วยการลดความซับซ้อนและเวลากระทำงาน ด้วยกิจกรรมที่สอดคล้องกับการทำงานของระบบ ลดการทำงานแบบ Manual และใช้ประโยชน์จากการทำงานอัตโนมัติของระบบ ERP แทน รวมทั้งเพิ่มความชาญฉลาดของระบบด้วยเอ็นจิ้นการวางแผนระดับสูง   หรือการจัดตารางเวลาทำงาน   เป็นต้น
                ขั้นที่ 3 เป็นระยะการเติบโตของระบบ ซึ่งนับเป็นขั้นสูงสุดของการพัฒนาหลังจากระบบเริ่มทำงานแล้ว เป็นช่วงที่องค์กรต้องมองหาการสนับสนุนทางกลยุทธ์จากระบบ ERP ซึ่งสิ่งนี้จะต้องดำเนินไปควบคู่กับวิสัยทัศน์ขององค์กรและกลยุทธ์ทางธุรกิจ โดยมีจุดสนใจที่รายได้ เงินทุน และการเติบโตของบุคลากร ขั้นตอนนี้จำเป็นต้องได้รับความสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง และเมื่อทำได้สำเร็จ ERP จะกลายเป็นแบ็กโบนหลักที่จะแปลงวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ขององค์กรให้เป็นเป้าหมายที่มองเห็นและวัดได้ แล้วจับตาดูบนพื้นฐานที่ต่อเนื่อง

ประโยชน์ต่อธุรกิจ
          ERP มีบทบาทสำคัญในการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดีขึ้น ผ่านรูปแบบที่ครอบคลุมทั้งทางเทคโนโลยี กลยุทธ์ และข้อกำหนดทางการดำเนินงานของระบบ ERP ในรูปแบบที่ไอทีทำหน้าที่เป็นแบ็กโบนของโครงสร้างพื้นฐานและการซัพพอร์ต อำนวยความสะดวก และติดตามดูแลทรัพยากรที่แตกต่างกันทั่วทั้งองค์กรในระดับที่หลากหลาย จึงมีโอกาสมากมายสำหรับองค์กรที่ต้องการดึงคุณค่าและศักยภาพทางการแข่งขันจากระบบ ERP ที่มีอยู่ เหตุผลหลักสามอย่างที่บริษัทต่างๆ ต้องหันมาให้ความใส่ใจกับระบบ ERP คือ หนึ่ง เพื่อIntegrate ข้อมูลทางการเงิน จากเดิมที่แต่ละแผนกอาจจะมีตัวเลขของตัวเอง แต่เมื่อรวมเป็นระบบ ERP ข้อมูลจะมีอยู่เพียงชุดเดียว สองเพื่อสร้างมาตรฐานในกระบวนการผลิต ด้วยระบบคอมพิวเตอร์แบบ Integrate เพียงตัวเดียว สาม เพื่อสร้างมาตรฐานข้อมูลทรัพยากรบุคคล โดยเฉพาะในบริษัทที่มีหน่วยธุรกิจหลายหน่วย ฝ่ายบุคคลจะมีวิธีการที่ง่ายและเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันในการติดตาม และติดต่อสื่อสารกับพนักงาน

อุปสรรค
         อย่างไรก็ตาม การนำระบบ ERP เข้ามา Implement จำเป็นอย่างยิ่งที่องค์กรจะต้องชี้ชัดว่าวิธีการดำเนินธุรกิจของพวกเขาจะลงตัวกับแพ็กเกจ ERP มาตรฐานหรือไม่ ก่อนที่จะการ Implement จะเริ่มขึ้น สาเหตุหลักที่ทำให้องค์กรหลายๆ แห่งต้องล้มเลิก Project ERP มูลค่าหลายล้านกลางคันนั้นมักจะมาจาก การค้นพบว่าซอฟต์แวร์นั้นไม่ได้รองรับกระบวนการธุรกิจที่สำคัญของพวกเขา ซึ่งเมื่อเหตุการณ์นี้เกิดขึ้น จะมีสองอย่างที่พวกเขาสามารถทำได้ นั่นคือ เปลี่ยนแปลงกระบวนทำงานของธุรกิจให้สอดคล้องกับซอฟต์แวร์ ซึ่งจะส่งผลให้มีการเปลี่ยนแปลงระดับลึกในการดำเนินธุรกิจ และสั่นคลอนกฎและความรับผิดชอบของคนหลายคน หรือพวกเขาจะดัดแปลงแก้ไขซอฟต์แวร์ให้สอดคล้องกับกระบวนงาน ซึ่งจะทำให้ Project ดำเนินไปได้ช้าลง อาจมีบั๊กเกิดขึ้น และอัพเกรดซอฟต์แวร์รีลิส ถัดไปของผู้ค้า ERP ยากขึ้น เพราะต้องเขียนโปรแกรมเพิ่มเติมกับซอฟต์แวร์เวอร์ชันใหม่ด้วย การย้ายไปสู่ ERP เป็น Project IT ที่มีขอบเขตหลายเรื่องมาก และตัวเลขค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจะทำให้ผู้บริหารส่วนใหญ่ต้องคิดหนัก นอกจากการวางงบประมาณสำหรับค่าใช้จ่ายในส่วนของซอฟต์แวร์แล้ว ผู้บริหารทางการเงินต้องเตรียมงบประมาณให้ครอบคลุมค่าที่ปรึกษา กระบวนการทำงานใหม่ และการทดสอบความเข้ากันได้กับระบบอื่นๆ การประเมินค่าใช้จ่ายต่ำกว่าความเป็นจริงอาจนำไปสู่ปัญหาร้ายแรงในภายหลังได้

ความคุ้มค่าในการลงทุนกับ ERP
        Meta Group เคยทำการศึกษาค่าใช้จ่ายในการถือครองกรรมสิทธิ์โดยรวม (Total Cost of Ownership: TCO) ของระบบ ERP ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ บริการผู้เชี่ยวชาญ และค่าใช้จ่ายทีมงานภายใน โดยสำรวจข้อมูลจากบริษัท 63 แห่ง ประกอบด้วยองค์กรขนาดเล็ก กลาง ใหญ่ ในอุตสาหกรรมหลายประเภท พบว่า TCO เฉลี่ยอยู่ที่ 15 ล้านดอลลาร์ (สูงสุดที่ 300 ล้านดอลลาร์ และต่ำสุดที่ 400,000 ดอลลาร์) ในขณะที่เป็นเรื่องยากที่จะบอกตัวเลขที่ชัดเจนจากประเภทขององค์กร แต่สิ่งที่เห็นได้ชัดเจนคือระบบ ERP มีราคาแพง ไม่ว่าจะสำหรับองค์กรประเภทไหนก็ตาม องค์กรทุกแห่งที่เข้าสู่ระบบ ERP จะพบกับตัวแปรหลายอย่าง ประกอบด้วยโครงสร้างพื้นฐานทางฮาร์ดแวร์และเครือข่ายที่มี จำนวนแผนกและผู้ใช้งานในองค์กร ฟังก์ชันการทำงานที่เฉพาะเจาะจง และปริมาณของกระบวนการทำงานที่ต้องออกแบบใหม่ จึงไม่มีระดับค่าใช้จ่ายมาตรฐานใดๆ สำหรับการ Implement ระบบ ERP Project หนึ่งๆ อย่างไรก็ตาม ผลตอบแทนที่ได้รับกลับมานั้นคุ้มค่ากับการรอคอย ซึ่งผลการศึกษาของ Meta Group พบว่าต้องใช้เวลาราวแปดเดือนหลังจากที่ระบบใหม่เริ่มทำงาน องค์กรจึงจะเห็นประโยชน์จากการประหยัดค่าใช้จ่ายรายปี

ค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่ใน ERP
        ผู้เชี่ยวชาญในวงการอุตสาหกรรมเห็นพ้องต้องกันว่ามีหลายจุดด้วยกันที่มักจะถูกมองข้ามไปในเวลาที่ Implement ระบบ ERP และทำให้ค่าใช้จ่ายที่ออกมาจริงสูงกว่าที่คิดไว้ ประเด็นต่างๆ ที่จะกล่าวถึงต่อไปนี้  เป็นจุดที่ต้องจับตาดูและเฝ้าระวัง   เรื่องของค่าใช้จ่ายแฝง
เรื่องแรกคือการฝึกอบรม ซึ่งมักจะมีค่าใช้จ่ายสูงเพราะพนักงานเกือบทั้งหมดจะต้องเรียนรู้กระบวนการทำงานใหม่ทั้งหมด ไม่ได้เรียนรู้เฉพาะส่วน User อินเทอร์เฟซเท่านั้น ต่อไปคือเรื่องของการ Integrate และทดสอบการเชื่อมโยงระหว่างแพ็กเกจ ERP และซอฟต์แวร์ระดับองค์กรอื่น ซึ่งจะต้องมีการทำเป็นกรณีๆ ไป ตัวอย่างเช่นธุรกิจที่เป็นโรงงานผลิตมักจะมี แอพพลิเคชัน พิเศษสำหรับการขนส่งสินค้า ภาษี การวางแผนการผลิต และบาร์โค้ด ระบบเหล่านี้มักจะทำให้ต้องมีการปรับเปลี่ยนเพิ่มเติมจากแพ็กเกจ ERP หลัก ซึ่งจะก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายในการ Integrate ทดสอบ และบำรุงรักษาระบบเพิ่มเติม ทั้งนี้ การทดสอบการ อินทิเกรต ต้องกระทำในมุมมองที่เน้นกระบวนการทำงานเป็นหลัก  ข้อมูลเป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่สำคัญต่อค่าใช้จ่าย การย้ายข้อมูลองค์กร เช่น ฐานข้อมูลลูกค้า จากระบบเก่าไปสู่ระบบ ERP จะก่อให้เกิดค่าใช้จ่าย ที่สำคัญคือข้อมูลส่วนใหญ่ในระบบเก่าจะยังคงมีการใช้งานอยู่บ้าง และอาจจะมีความซ้ำซ้อนของข้อมูลอยู่ ซึ่งจะไม่มีใครรู้จนกว่าจะมีการแปลงข้อมูลมาสู่ ERP และบ่อยครั้งที่ข้อมูลจากระบบ ERP ต้องผสานกับข้อมูลจากระบบภายนอกเพื่อวัตถุประสงค์ในการวิเคราะห์ องค์กรที่ต้องการการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างหนัก จึงต้องรวมค่าใช้จ่ายของ Data Warehouse ไว้ในงบประมาณสำหรับระบบ ERP ด้วย และพวกเขาจะต้องทำงานเพิ่มเติมให้ระบบทำงานได้อย่างราบรื่น เนื่องจากการรีเฟรชข้อมูล ERP ทั้งหมดใน Data Warehouse ขนาดใหญ่ขององค์กรทุกวันนั้นเป็นเรื่องยาก และระบบ ERP จะไม่สามารถระบุได้ว่าข้อมูลไหนถูกเปลี่ยนแปลงไปบ้างในแต่ละวัน โซลูชั่นหนึ่งที่ช่วยได้คือเขียนโปรแกรมเพิ่มเติม แต่ก็เสียค่าใช้จ่ายสูง องค์กรที่ฉลาดจึงควรประเมินความต้องการวิเคราะห์ข้อมูลก่อนจะวางงบประมาณออกมา ปัจจัยต่อมาเป็นเรื่องของบุคลากรและค่าที่ปรึกษา ซึ่งจะบานปลายได้ถ้าผู้ใช้งานไม่เข้าใจวัตถุประสงค์ในการเปลี่ยนแปลงระบบที่แท้จริง องค์กรจึงควรต้องมุ่งไปที่วัตถุประสงค์ในเวลาที่ฝึกอบรมบุคลากรภายใน รวมทั้งมีเกณฑ์วัดในการประเมินที่ปรึกษาที่จะเข้ามาช่วยในการImplementระบบให้สำเร็จด้วย

ความสำเร็จกับ ERP
        ระบบ ERP มีความซับซ้อนในตัวสูง และก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจอย่างมากมายจนเกินกว่าที่จะเป็นงานของคนใดคนหนึ่งในองค์กร ความสำเร็จของ ERP จึงต้อวขึ้นอยู่กับบุคลากรที่มีศักยภาพทั้งจากทางฝ่ายธุรกิจและฝ่ายไอที เมื่อซอฟต์แวร์ ERP ติดตั้งเสร็จแล้ว คุณยังคงต้องทำงานควบคู่ไปกับระบบ เนื่องจากมีสิ่งต่างๆ ที่ต้องทำมากมายหลังการติดตั้งซอฟต์แวร์ ERP เพราะระบบ ERP มักจะสร้างความวุ่นวายหลังการติดตั้ง องค์กรบางแห่งพบปัญหาประสิทธิภาพที่ลดต่ำลงหลังระบบ ERP เริ่มทำงาน ซึ่งสาเหตุหลักมักจะมาจากการที่ทุกสิ่งทุกอย่างนั้นทำงานแตกต่างไปจากที่เคยทำมา ในเวลาที่ผู้คนไม่สามารถทำงานในวิธีการที่คุ้นเคย และไม่สามารถควบคุมจัดการวิธีการใหม่ได้ ปัญหาความวุ่นวายก็จะตามมา

การนำ  ERP  มาใช้ และการเชื่อมโยงไปสู่กิจกรรมการปฏิรูปองค์กร
        การนำ ERP มาใช้นั้น  จะต้องเริ่มจากการปฏิรูปจิตสำนึกให้เห็นความจำเป็นของการปฏิรูปองค์กร  และเมื่อจิตสำนึกดังกล่าวเกิดขึ้นแล้วในองค์กร การนำเอา ERP มาใช้ก็จะเป็นขั้นตอนของการทำให้เกิดกิจกรรมการปฏิรูปองค์กร ซึ่งก็คือการยกระดับขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์กรในด้านต่าง ๆ  คือ
            (1) ความสามารถในการรับรู้สภาพการณ์โดยรวมของการบริหารได้แบบเรียลไทม์
            (2) ความสามารถในการปรับเปลี่ยนเพื่อให้องค์กรโดยรวมมีประสิทธิภาพสูงสุด
            (3) ความสามารถในการตัดสินใจให้รวดเร็วทันต่อเหตุการณ์

5 ขั้นตอนของการนำ ERP มาใช้
         การนำ ERP มาใช้นั้น มีความจำเป็นที่จะต้องแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอนใหญ่
             (1) ขั้นตอนการวางแนวคิด
             (2) ขั้นตอนการวางแผน
             (3) ขั้นตอนการพัฒนา
             (4) ขั้นตอนการใช้งานจริงและทำให้คุ้นเคย
             (5) ขั้นตอนพัฒนาการอย่างต่อเนื่อง

 สภาพปัจจุบันของข้อมูลระบบสารสนเทศ
         1. การขาดการประสานรวมกันของระบบงาน
             ระบบข้อมูลสารสนเทศที่มีมาแต่เดิมนั้น ได้ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อให้สามารถแก้ปัญหาในแต่ละ หน่วยงานแยกกันไป โดยมุ่งเน้นให้มีการประหยัดพลังงาน การใช้เครื่องจักรแทนคน และการทำให้เป็นอัตโนมัติให้มากที่สุด ผลที่ตามมาก็คือ ระบบข้อมูลสารสนเทศที่สร้างขึ้นมาจะแตกต่างกันไปตามแผนกต่างๆ และเป็นเอกเทศต่อกัน ทำให้เกิดความล่าช้าของการไหลหรือการเชื่อมต่อของข้อมูลระหว่างระบบงานที่ต่างกัน ซึ่งจะเป็นอุปสรรคทำให้ไม่สามารถสร้างระบบงานที่รวดเร็วได้
         2. การขาดความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันของข้อมูล
             เนื่องจากมีการกระจัดกระจายของข้อมูลอยู่ตามแผนกต่างๆ และมีระบบข้อมูลสารสนเทศแยกตามแผนกต่างๆ กัน ทำให้เกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูล และการที่จะให้แผนกต่างๆ ใช้ข้อมูลร่วมกันนั้นเป็นไปได้ยาก ทำให้เป็นอุปสรรคกีดขวางการทำงานประสานร่วมกันระหว่างแผนก และทำให้การที่แต่ละแผนกจะใช้ความสามารถของตนเองช่วยกันแก้ปัญหาและบริหารงานอย่าง สร้างสรรค์นั้นไม่สามารถเกิดขึ้นได้
         3. การขาดความรวดเร็วในการตอบสนอง ระบบข้อมูลที่ผ่านมานั้น ข้อมูลที่เกิดขึ้นในแต่ละแผนก    นั้นจะถูกประมวลผลแบบ Batch processing เป็นช่วงๆ เช่น เดือนละครั้ง ฯลฯ ทำให้ข้อมูลของแต่ละแผนกนั้น กว่าจะถูกนำไปใช้ในองค์กรโดยรวมเกิดความล่าช้า ดังนั้นการบริหารที่สามารถวิเคราะห์ข้อมูลสดได้ ณ เวลานั้น (real time) เพื่อการตัดสินใจได้ทันท่วงที (timely decision) เป็นไปไม่ได้และเกิดขึ้นยากได้
         4. ขาดความสามารถด้าน globalization
             ระบบข้อมูลสารสนเทศที่ผ่านมานั้น ถูกสร้างขึ้นมาใช้เฉพาะงาน ไม่สามารถรองรับการทำธุรกิจแบบข้ามชาติ และไม่สามารถทำให้กระบวนการทางธุรกิจ (business process) เป็นแบบ global ได้ ดังนั้นการใช้ข้อมูลข้ามประเทศเพื่อร่วมงานกันจึงเกิดขึ้นยาก ผลก็คือ ทำให้การตัดสินใจที่ทันเหตุการณ์ บนพื้นฐานของสภาพความจริงปัจจุบันของการดำเนินการแบบ global ไม่สามารถทำได้
         5. ความไม่ยืดหยุ่นของระบบข้อมูลสารสนเทศ
              ระบบข้อมูลสารสนเทศเดิมส่วนใหญ่จะพัฒนากันขึ้นมาเอง ระบบจึงประกอบด้วยโปรแกรมที่มีขนาดใหญ่ ขาดความยืดหยุ่นในการแก้ไขเพิ่มเติมและดูแลระบบ จึงเป็นการยากต่อการปรับปรุงเพื่อให้สามารถรับมือกับการบริหารเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วได้

การวางฐานรากของแนวคิด ERP และการนำ ERP มาใช้ ทำได้โดย
         1. การรับรู้สภาพแวดล้อมของการบริหารที่มีการแข่งขันสูง
             สภาพแวดล้อมการบริหารธุรกิจในปัจจุบันมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมาก รุนแรงและต่อเนื่อง การที่ต้องเผชิญกับการแข่งขันอย่างรุนแรงจากต่างประเทศทั่วโลก และเพื่อการอยู่รอดขององค์กรต่อไปในอนาคต ความสามารถที่จะปรับตัวและรับมือกับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไปนี้ จึงเป็นสิ่งสำคัญมาก ความเร็วในการปรับตัวเพื่อรับมือกับการเปลี่ยนแปลง จะมีผลต่อผลประกอบการขององค์กร
         2. การรับรู้ถึงปัญหาและการแก้ไขปัญหาด้านการบริหาร
             เมื่อถึงยุคบริหารที่ต้องแข่งขันสูง ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นต้องเร่งแก้ไขโดยด่วน ไม่สามารถรอได้แม้แต่นาทีเดียว หมดยุคการทำงานที่ล่าช้า ไม่เห็นภาพรวม ไม่สามารถตัดสินได้รวดเร็วและ ทันเวลา ดังนั้นการวางฐานรากของ ERP และการนำ ERP เข้ามาใช้เป็นสิ่ง ที่จำเป็น
         3. การสร้างระบบสารสนเทศองค์กรใหม่ โดยสร้างระบบ ERP
             เพื่อให้การนำ ERP มาใช้เป็นไปอย่างถูกต้องตามแนวคิด ERP สิ่งที่ขาดไม่ได้ก็คือ การสร้างระบบสารสนเทศองค์กรใหม่โดยสร้างระบบ ERP โดยใช้ชุดโปรแกรม ERP package เนื่องจากระบบข้อมูลที่มีอยู่แล้วนั้น ไม่สามารถที่จะแก้ปัญหาการบริหารงานตามแนวคิดของ ERP ได้
         4. การลงมือนำ ERP มาใช้
            องค์กรหลายองค์กรทั้งขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็ก มีความมุ่งมั่นที่จะแก้ปัญหาการ บริหารโดยนำ ERP มาใช้

ความสามารถในการแข่งขันขององค์กร
        การนำ ERP มาใช้เป็นสิ่งที่คาดหวังว่าจะเป็นแรงผลักดันให้เกิดการปฏิรูปองค์กร ในการปฏิรูปองค์กรจำเป็นต้องเข้าใจว่า ขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์กรเกิดขึ้นได้อย่างไร ซึ่งความสามารถในการแข่งขันหรือความเข้มแข็งขององค์กรนั้นมี 3 ส่วนด้วยกัน
             1. ความเข้มแข็งของสินค้าหรือบริการ
                  การแข่งขันส่วนนี้มองเห็นได้ง่ายที่สุด องค์กรที่เข้มแข็งสามารถรักษาความเข้มแข็งไว้ได้นาน เนื่องจากมีสินค้าและบริการที่แตกต่างจากคนอื่น และช่วงชีวิตของสินค้าและบริการในอดีตนั้นค่อนข้างยาวนาน แต่ว่าในปัจจุบันการสร้างความแตกต่างของสินค้าและบริการนั้นเป็นเรื่องที่ทำได้ยาก ช่วงชีวิตของสินค้าและบริการก็สั้นลง จึงทำให้ความสามารถขององค์กรนั้นตัดสินกันที่ ความสามารถในการพัฒนาสินค้าและบริการใหม่ๆ ได้อย่างรวดเร็วและต่อเนื่อง
             2. ความ เข้มแข็งด้านกระบวนการทางธุรกิจ (business process)
                 เป็นการแข่งขันในเรื่องของความมีประสิทธิภาพในการสร้างมูลค่าเพิ่มในกระบวนการทางธุรกิจ ตาม business scenario ในการผลิตสินค้าและบริการ เช่น กระบวนการพัฒนาสินค้า , กระบวนการในการส่งมอบสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า กระบวนการเหล่านี้ต้องรวดเร็วเพื่อสร้างความแตกต่างจากคู่แข่งได้มาก และเป็นพลังการแข่งขันที่สำคัญ ดังนั้นองค์กรจำเป็นต้องมีความสามารถที่จะเปลี่ยนแปลงปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจให้ก้าวหน้าและทันสมัยอยู่เสมอ
             3. ความ เข้มแข็งด้านการพัฒนาสินค้าและบริการแบบใหม่ๆ รวมทั้งความสามารถในการสร้าง กระบวนการทางธุรกิจแบบใหม่ๆ ที่มีประสิทธิภาพ
                 ความเข้มแข็งเกิดจากความสามารถในการพัฒนาสินค้าและบริการแบบใหม่ๆ และความสามารถในการสร้างกระบวนการทางธุรกิจ (business process) แบบใหม่ บนพื้นฐานของรูปแบบธุรกิจ (business scenario) อย่างต่อเนื่อง

การนำ ERP มาใช้ และการเชื่อมโยงไปสู่กิจกรรมการปฏิรูปองค์กร
        1. ริเริ่มกิจกรรมปฏิรูปองค์กรโดยการนำ ERP มาใช้
            การนำ ERP มาใช้นั้น จะต้องผลักดันกิจกรรมการปฏิรูปองค์กรทุกระดับชั้นตั้งแต่ชั้นรากฐาน องค์กร ชั้นกระบวนการทางธุรกิจ และชั้นระบบสารสนเทศองค์กรพลังขับเคลื่อนของกิจกรรมการปฏิรูปองค์กรจากการนำ ERP มาใช้
            การนำ ERP มาใช้นั้น ไม่ได้หมายถึงเพียงแค่การสร้างระบบข้อมูลสารสนเทศองค์กรใหม่ทั้งระบบโดยใช้ระบบ ERP เท่านั้น ก่อนอื่นต้องเริ่มจากกิจกรรมเพื่อเปลี่ยนแปลงจิตสำนึกให้เห็นความสำคัญของการปฏิรูปองค์กร ซึ่งเป็นการปฏิรูปในชั้นรากฐานขององค์กร เพื่อทำให้เกิดความเข้าใจในแนวคิดของ ERP ทั่วทั้งองค์กร ต่อจากนั้นต้องทบทวนห่วงโซ่กิจกรรม ( ห่วงโซ่ของมูลค่า ) เดิมและสร้างระบบใหม่ขึ้น ให้สามารถสร้างมูลค่าเพิ่มเพื่อสนองตอบความต้องการของลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น และนี่ก็คือการปฏิรูปกระบวนการทางธุรกิจ จากนั้นจะใช้กระบวนการทางธุรกิจเป็นฐาน เพื่อ สร้างระบบ ERP ขึ้นมาใหม่เป็นระบบสารสนเทศขององค์กร ซึ่งถือว่าเกิดการปฏิรูปในชั้นระบบสารสนเทศขององค์กรจากการนำ ERP มาใช้
        2. การฝังลึกของกิจกรรมปฏิรูปองค์กรที่เกิดจากการนำ ERP มาใช้
             การฝังลึกของกิจกรรมปฏิรูปองค์กรที่เกิดจากการปฏิรูปรากฐานองค์กร
            เมื่อมีการปฏิรูปชั้นรากฐานขององค์กรฝังลึกขึ้น จะทำให้เกิดแรงผลักดันเพื่อการปฏิรูปองค์กรอย่างต่อเนื่องและสามารถส่งผลให้เกิดความสามารถ ที่จะผลิตสินค้าและบริการใหม่ๆ ที่สร้างสรรค์ได้อย่างรวดเร็วตรงตามความต้องการของตลาด การสร้างผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ๆ นี้ จะส่งผลเรียกร้องให้เกิดการปฏิรูปใหม่ๆ ในชั้นระบบสารสนเทศองค์กรด้วย เช่น เกิดความคิดว่าแนวคิด ERP นั้นน่าจะขยายขอบเขตให้ใหญ่ขึ้น ซึ่งจะเป็นผลทำให้เกิดการปฏิรูปอย่างต่อเนื่องของระบบ ERP

กิจกรรมปฏิรูปองค์กรโดยการนำ ERP มาใช้
       การนำ ERP มาใช้ส่งผลให้เกิดการปฏิรูปด้านต่างๆ คือ
           1. การปฏิรูปการทำงาน
                การนำ ERP มาใช้นั้น จะทำให้เกิดการทบทวนกระบวนการทางธุรกิจของห่วงโซ่ของกิจกรรมที่มีอยู่เดิมว่า เป็นไปตามแนวคิดของ ERP หรือไม่ ผลที่เกิดขึ้นก็คือ การนำ ERP มาใช้ จะทำให้เกิดการปฏิรูประบบการทำงานที่มีอยู่เดิมโดยปริยาย การปฏิรูปการทำงานส่งผลกระทบต่อการบริหารธุรกิจด้าน
                      - การเพิ่มประสิทธิภาพและความเหมาะสมให้กับกระบวนการทางธุรกิจ
                      - การทำให้การบริการรวดเร็ว ไวต่อเหตุการณ์
                      - การลดลงของค่าใช้จ่าย
            2. การปฏิรูปการบริหารธุรกิจ
                การนำ ERP มาใช้นั้น จะทำให้สามารถรวมศูนย์งานทั้งหมดในห่วงโซ่กิจกรรม ( ห่วงโซ่ของมูลค่า ) ได้ และสามารถรู้ถึงกิจกรรมในห่วงโซ่กิจกรรมได้แบบ real time เมื่อสามารถรับรู้ถึงสภาพการณ์โดยรวมของการบริหารอย่างแจ่มแจ้ง ก็จะทำให้สามารถดูแลบริหารและลงทุนทรัพยากรทางการบริหารต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
            3. การปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององค์กร
                ในการปฏิรูปการทำงาน มีความจำเป็นต้องแก้ไขรูปแบบโครงสร้างองค์กรแบบดั้งเดิมที่แบ่งแยกในแนวตั้งตาม function และมีชั้นมากมาย โดยจะต้องปฏิรูปโครงสร้างให้เป็นแบบแนวราบ (flat) ซึ่งสามารถควบคุมห่วงโซ่ของกิจกรรมเพิ่มมูลค่าตลอดตามแนวนอนได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กรแบบนี้จะส่งผลให้เกิดการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถี ขององค์กรในด้าน
                       - การเป็นตัวเองและความกระตือรือร้นของพนักงาน
                       - การใช้ความสามารถของพนักงานให้เกิดผล (empowerment)
                       - การใช้ความคิดสร้างสรรค์ในฐานะขององค์กรให้เกิดผล

ERP Research Promotion Forum ได้ให้คำจำกัดความของ E-Business
       โดยเปรียบเทียบให้ ERP เป็นกลไกสำหรับการปฏิรูปให้ห่วงโซ่ของมูลค่าภายในองค์กรมีประสิทธิภาพสูงสุด ส่วน E-Business นั้นเป็นกลยุทธ์สำหรับการปฏิรูปห่วงโซ่ของมูลค่าทั้งหมดข้ามองค์กร ครอบคลุมตั้งแต่คู่ค้าไปจนถึงลูกค้าให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

คำจำกัดความของ ERP กับ E-Business
       •  ERP เป็นวิธีบริหารจัดการห่วงโซ่ของลูกค้าภายในองค์กรให้มีประสิทธิผลสูงสุด
       •  ระบบ ERP เป็นวิธีการทาง IT ในการทำให้แนวคิดเกิดขึ้นเป็นรูปธรรม
       •  E-Business คือกลยุทธ์ทางธุรกิจ ซึ่งใช้เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตเพื่อเชื่อมโยงองค์กร ผู้ป้อนวัตถุดิบ หุ้นส่วนทางธุรกิจ และลูกค้า อย่างเป็นระบบเปิด เพื่อยกประสิทธิผลของการบริหารธุรกิจในทุกๆขั้นตอนของห่วงโซ่ของมูลค่าให้สูงยิ่งขึ้น

ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีที่ทำให้การรวม ERP กับระบบอื่นเกิดขึ้นได้
       เทคโนโลยีที่ทำให้การบูรณาการระหว่างระบบ และการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับระบบภายนอกเกิดขึ้นได้ ได้รับการพัฒนาอย่างรวดเร็วด้วยความก้าวหน้าของ อินเทอร์เน็ต และเทคโนโลยีการเข้าถึงข้อมูลแบบ web based ทำให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลกับภายนอกทำได้ง่ายขึ้น สามารถใช้ประโยชน์และเข้าถึงข้อมูล ERP ได้อย่างรวดเร็ว ทั้งยังมีการปรับปรุงระบบ ERP ให้สอดคล้องกับระบบ E-Business ด้วย นอกจากนั้นในระยะหลังมีการใช้ระบบที่มีโครงสร้างแบบคอมโพเนนต์ การมีซอฟท์แวร์ทูลสนับสนุนการเขียนโปรแกรม ฯลฯ ทำให้องค์กรผู้ใช้งานสามารถปรับเปลี่ยนหรือขยายระบบ ERP ได้อย่างรวดเร็วขึ้น

ระบบงาน ERP
      1. ระบบบัญชีและการเงิน (Financial Accounting)
          เป็นระบบที่มีการเชื่อมต่อกับระบบงานย่อยอื่นอย่างสมบูรณ์ โดยสามารถบันทึกรายการบัญชีทันทีจากระบบงานย่อยต่าง ๆ ดังนั้นจึงสามารถช่วยลดงานด้านการบันทึกรายการเดินบัญชีลงได้อย่างมากเพื่อให้นักบัญชีสามารถปรับเปลี่ยนการทำงาน เพื่อทำหน้าที่วิเคราะห์ควบคุม และบริหารงานบัญชีได้อย่างเต็มที่ นอกจากนี้ยังทำให้ข้อมูลทางบัญชีต่าง ๆ ได้รับการปรับให้ถูกต้องตามรายการที่เกิดขึ้น และช่วยให้ผู้บริหารสามารถติดตามผลการดำเนินงานได้ตลอดเวลา ซึ่งประกอบด้วยระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป ระบบบัญชีลูกหนี้ ระบบบัญชีเจ้าหนี้ ระบบบัญชีศูนย์ต้นทุน / ศูนย์กำไร ระบบบริหารงบประมาณ
      2. ระบบบัญชีทรัพย์สินถาวร (Asset Management)
          เป็นระบบงานย่อย ที่ใช้รองรับการควบคุมสินทรัพย์ โดยระบบบัญชีทรัพย์สินถาวรจะเชื่อมโยงกับระบบบัญชีแยกประเภททั่วไปสำหรับทุก ๆ รายการทางบัญชีที่เกิดขึ้น
      3. ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล (Human Resource Administration)
          เป็นระบบที่ช่วยในการสนับสนุนการติดต่อสื่อสาร ระหว่างองค์กรกับพนักงาน อำนวยความสะดวกให้พนักงานสามารถเข้ามาสร้าง ดูและแก้ไขข้อมูลของตนเอง โดยใช้เทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาช่วย นอกจากนั้นยังเป็นระบบที่ช่วยในการบริหารจัดการวงจรอายุพนักงาน ตั้งแต่การคัดเลือกพนักงานเข้าทำงาน ช่วยในการค้นหาและเลือกพนักงานที่เหมาะสมกับงานตามความเชี่ยวชาญของบุคคลากร สร้างมาตรฐานในการวัดผลการปฏิบัติงาน และยังสามารถกำหนดแผนการฝึกอบรมพนักงานให้เป็นไปตามความเหมาะสมในแต่ละหน่วยงาน
      4. ระบบพัฒนาทรัพยากรบุคคล (Human Resource Development)
          เป็นระบบที่ช่วยในการพัฒนาความรู้ ทักษะ ความสามารถ รวมถึงศักยภาพของพนักงาน และยังเป็นการวางแผนความก้าวหน้าในสายอาชีพของทรัพยากรบุคคล
      5. ระบบจัดซื้อจัดหาและบริหารสินค้าคงคลัง (Purchasing and Inventory Management)
           ระบบนี้ประกอบด้วย ระบบย่อยเพื่อรองรับกระบวนการทำงานของผู้ใช้งาน ที่แตกต่างกันได้ดังนี้
                - ระบบจัดซื้อจัดหา (Purchasing) สนับสนุนการทำงานในด้านการขอซื้อจากหน่วยงานต่าง ๆ การจัดทำใบสั่งซื้อ การรับสินค้าและการจัดการเรื่องใบแจ้งหนี้ เพื่อส่งไปประมวลผลในระบบบัญชีเจ้าหนี้
                - ระบบการบริหารสินค้าคงคลัง (Inventory Management) รองรับการบันทึกรายละเอียดข้อมูลพัสดุ สถานะของพัสดุ สถานที่เก็บข้อมูลการเคลื่อนไหวของพัสดุ ข้อมูลพัสดุคงเหลือ การรับพัสดุเข้าคลังการเบิกจ่ายพัสดุ การโอนย้ายพัสดุ การตรวจนับพัสดุประจำงวด โดยระบบจะบันทึกรายการทางบัญชีโดยอัตโนมัติที่ระบบบัญชีการเงิน (Financial Accounting) เมื่อมีการทำรายการรับเข้า เบิกจ่าย โอนย้ายระหว่างคลัง เป็นต้น
       6. ระบบการบริหารคลังสินค้า (Warehouse Management)
           เป็นการนำเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ต มาใช้ร่วมกับรูปแบบในการจัดซื้อจัดจ้างทางธุรกิจ รูปแบบการทำธุรกิจแบบนี้จะเป็นการจัดซื้อจัดจ้างเพื่อให้เกิดตลาดที่ผู้ซื้อและผู้ขายจำนวนมาก สามารถพบกันได้ โดยมีต้นทุนทั้งในเรื่องของเงินและเวลาน้อยที่สุด และสามารถจัดการซื้อขายภายใต้ราคาในรูปแบบ Dynamic Prices ทำให้ผู้ซื้อได้รับประโยชน์ในการหาผู้ขายที่สามารถให้ราคาและเงื่อนไขที่เหมาะสมกับองค์กร โดยสามารถทำธุรกรรมผ่านทางสื่ออินเทอร์เน็ตได้ สามารถเปิดประมูลผ่านทางอินเตอร์เน็ต สามารถใช้งานเพื่ออำนวยความสะดวกในการเปิดเสนอราคา โดยระบบสามารถทำงานผ่านทางอินเตอร์เน็ต และจัดเก็บข้อมูลการเสนอราคา การกำหนดเงื่อนไขในการประมูลได้
       7. ระบบบริหารการขายและการกระจายสินค้า (Sales and Distribution)
           เป็นระบบสำหรับประมวลผลรายการขายโดยครอบคลุมตั้งแต่การจัดทำใบเสนอราคา การบันทึกการขาย การจัดส่งสินค้า ตลอดจนการออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งประกอบด้วยระบบงานย่อยดังนี้
                 - ระบบขาย (Sale)
                 - ระบบการจัดส่งสินค้า (Shipping & Delivery)
                - ระบบการแจ้งหนี้ (Billing)
           ระบบย่อยต่าง ๆ จะเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกัน และในขณะเดียวกันระบบบริหารการขายและการกระจายสินค้า จะเชื่อมโยงกับระบบอื่น ๆ ซึ่งทำให้สามารถปรับปรุงข้อมูลขณะปฏิบัติงานจริง การเรียกดูรายงานที่รวดเร็ว ถูกต้อง และเชื่อมโยงข้อมูลของระบบงานอื่น ๆ ไว้ในรายงานฉบับเดียวกัน เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลและสนับสนุนการตัดสินใจในการปฏิบัติงาน เช่น การทำใบบันทึกการขาย สามารถทำการตรวจสอบวงเงินเชื่อของลูกค้าได้โดยอัตโนมัติ แบบ Real timeการตรวจสอบและจองปริมาณสินค้าในคลังที่จะขายได้อย่างอัตโนมัติ
       8. ระบบการบำรุงรักษา (Plant Maintenance)
           เป็นระบบที่ใช้สำหรับการเก็บข้อมูลทางเทคนิคของอุปกรณ์ไฟฟ้า ที่ใช้ในการผลิตและส่งกระแสไฟฟ้า เช่น สถานีส่งไฟฟ้าอุปกรณ์ส่งไฟฟ้า ระบบนี้สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารงานบำรุงรักษา การจัดการค่าใช้จ่าย การประเมินประสิทธิภาพ รวมทั้งประเมินความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น โดยครอบคลุมถึงการปฏิบัติงาน ตั้งแต่การกำหนดตารางการบำรุงรักษา รายละเอียดงานที่เกี่ยวข้อง จำนวนทรัพยากรที่ต้องใช้ เวลาที่ต้องใช้รวมทั้งควบคุมงบประมาณที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ระบบยังสามารถจัดเก็บรายละเอียดประวัติงานประจำวันและสนับสนุนข้อมูล เพื่อประกอบการวิเคราะห์และตัดสินใจของผู้บริหาร รวมทั้งเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบ ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องได้
        9. ระบบบริหารการผลิต (Production Planning)
            ระบบนี้รองรับการบริหารการผลิต โดยแยกเป็นกระบวนการย่อยได้ดังนี้
                 - การวางแผนการบริหารการผลิต (Production Planning)
                 - การผลิตผ่านใบสั่งผลิต (Production Order)
                 - การผลิตแบบต่อเนื่อง (Repetitive Manufacturing)
          ระบบย่อยต่าง ๆ เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกัน และในขณะเดียวกันระบบบริหารการผลิตสามารถเชื่อมโยงกับระบบอื่น ๆ ซึ่งรวมถึงการปรับปรุงข้อมูล ณ ขณะปฏิบัติงานจริง การเรียกดูรายงานที่รวดเร็ว ถูกต้อง และเชื่อมโยงข้อมูลของระบบงานอื่น ๆ เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลและสนับสนุนการตัดสินใจในการปฏิบัติงาน
           การเชื่อมโยงระบบบริหารการผลิตกับระบบอื่น ๆ ได้แก่
                 - ระบบบริหารการขายและการกระจายสินค้า(Sales and Distribution)
                 - ระบบจัดซื้อจัดหาและบริหารสินค้าคงคลัง(Purchasing and Inventory Management)
                 - ระบบบัญชีศูนย์ต้นทุน / ศูนย์กำไร(Cost Center Accounting)
        10. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System)
              ระบบนี้ทำหน้าที่สร้างคลังข้อมูลสารสนเทศ (Data Warehouse) ที่เหมาะสมสำหรับสนับสนุนการบริหารจัดการ และการตัดสินใจของผู้บริหาร และสามารถเชื่อมโยง ถ่ายโอนข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากระบบงานอื่นภายในหน่วยงานได้ โดยอัตโนมัติตามระยะเวลาที่กำหนด รวมทั้งสามารถเชื่อมโยงและถ่ายโอนข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากแหล่งข้อมูลภายนอก นอกจากนี้ระบบยังสามารถดึงข้อมูลจากคลังข้อมูลมาทำการวิเคราะห์ คำนวณ สนับสนุน การจัดทำรายงานข้อมูลสารสนเทศสำหรับผู้บริหารตามระยะเวลาที่กำหนด ด้วยการใช้ข้อมูลจากระบบ ERP และอนุญาตให้ผู้บริหารวิเคราะห์ข้อมูลข้ามสายงานที่ซับซ้อน รวมทั้งสนับสนุนวิธีการและเทคนิคการการจัดการกลยุทธ์ เช่น Activity Based and Management , Value Based Management and Balanced Scorecards ดังนั้นระบบจึงช่วยลดช่องว่างระหว่างกลยุทธ์กับการปฏิบัติในองค์กร
        11. ระบบการบริหารโครงการ (Project Management)
               ระบบนี้สามารถรองรับการวางแผน และการจัดการงบประมาณรวมทั้งค่าใช้จ่ายสำหรับงานโครงการ เช่น งานโครงการก่อสร้างหรืองานบำรุงรักษาแบบป้องกัน ระบบบริหารโครงการประกอบด้วยฟังก์ชั่นงานหลักดังนี้
                   - ฐานข้อมูลโครงการ (Project Master) เป็นส่วนงานที่รองรับการเก็บข้อมูลโครงการ (Project) และงานในโครงการ (Work Breakdown Structure – WBS) โดยสามารถกำหนด Milestone และกำหนดงานเป็น Hierarchy ได้ รวมทั้งสามารถจัดเก็บข้อมูลรายละเอียดต่าง ๆ ของงานหรือโครงการ เช่น วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด นอกจากนี้ระบบยังสามารถรองรับ การแสดงข้อมูลโครงการในลักษณะ Graphic หรือ Gantt chart ได้ด้วย
                   - การจัดการงบประมาณโครงการ (Project Budgeting) เป็นส่วนงานที่ช่วยควบคุมงบประมาณในแต่ละโครงการ โดยสามารถจัดเก็บงบประมาณของโครงการในแต่ละปี ระบบจะมีส่วนช่วยในการจัดตั้งและติดตามงบประมาณ
                   - การวางแผนโครงการและกำหนดตารางการทำงาน (Project Planning & Scheduling)
                   - การจัดเก็บและจัดสรรค่าใช้จ่าย (Project Settlement) เป็นระบบที่รองรับการจัดเก็บข้อมูลด้านการเงิน โดยสามารถบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละงาน (Work Breakdown Settlement) และสามารถอ้างอิงกับเอกสารบันทึกค่าใช้จ่าย ในระบบบัญชีและการเงิน (Financial Accounting) เพื่อทำการตรวจสอบได้
         12. ระบบบริหารการเงิน (Treasury)
                เป็นระบบที่สามารถรองรับการวางแผนการเงินให้สอดคล้องกับงานโครงการต่าง ๆ ทั้งด้านรายรับรายจ่าย เพื่อทราบสถานการไหลของเงินเข้าและออก การจัดหาแหล่งของเงินมารองรับโครงการต่าง ๆ ที่จัดให้มีขึ้น รวมทั้งแผน การจ่ายชำระหนี้ตามงวดที่ถึงกำหนด ตามสกุลองค์กร ได้หลายสถานการณ์ตามเงื่อนไขขององค์กร ซึ่งจะประกอบด้วยระบบงานย่อย ดังต่อไปนี้
                    - ระบบบริหารเงินสด (Cash Management) สามารถประมาณการรับ / จ่ายเงิน สำหรับในช่วงระยะเวลาที่ต้องการ รวมทั้งสามารถรองรับการกระทบยอดกับธนาคารได้
                    - ระบบงบประมาณและการบริหารกองทุน (Budgeting & Fund Management) สามารถกำหนด โครงสร้างของงบประมาณ การแบ่งประเภทของงบประมาณ การสรุปผลต่างของงบประมาณและยอดที่ใช้จริง สามารถควบคุมการจ่ายเงินตามแหล่งของเงินทุน ตามงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ
         13. ระบบการจัดการเชิงกลยุทธ์ (Strategic Enterprise Management)
                สนับสนุนการจัดการธุรกิจเชิง การจัดการเพิ่มมูลค่าของกิจการ โดยสนับสนุนและจัดลำดับความสำคัญของการตัดสินใจ ตามเป้าหมายโดยรวมขององค์กร นำเสนอข้อมูลให้ผู้บริหารวิเคราะห์ข้อมูลข้ามสายงานที่ซับซ้อน โดยจะต้องเชื่อมโยงข้อมูลที่มาจากระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System) ซึ่งระบบงานนี้ประกอบด้วย
                     - การตรวจสอบประสิทธิภาพขององค์กรCorporate Performance Monitor ในส่วนที่สนับสนุนการกำหนด การวิเคราะห์ การให้มุมมองและการตีความของตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพ (Key Performance Indicator – KPI) โดยขบวนการเหล่านี้ทำให้เกิดการใช้เทคนิคมุมมองใหม่ ๆ ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการได้ ส่วนประกอบนี้ยังช่วยให้สามารถสร้างแบบจำลอง ที่ช่วยในการประเมินตนเองได้ เช่น Balanced Scorecards, Value Driver Trees และ Management Cockpit Scenarios
                     - จำลองและวางแผนทางธุรกิจ Business Planning and Simulation การ ในส่วนที่สนับสนุนการรวมกลยุทธ์ และการวางแผนการปฏิบัติการของธุรกิจบนโครงสร้างข้อมูลในหลาย ๆ ด้าน ให้มีความสอดคล้องกัน รวมถึงการสร้างแบบจำลองธุรกิจเชิงเส้นที่เปลี่ยนแปลงได้การจำลองสถานการณ์ การวางแผนเหตุการณ์ การประเมินค่าของความเสี่ยงธุรกิจ การจัดสรรทรัพยากรในส่วนการวางแผนธุรกิจและการพยากรณ์ที่เกิดจากเป้าหมายกลยุทธ์ KPI
        14. ระบบ Enterprise Portal
              เป็นระบบที่นำเอาหน้าจอของระบบงาน ที่ผู้ใช้งานต้องการเรียกมาแสดงผ่านทาง Web Page เช่น E-mail inbox, หน้าจอการทำงานของ Module ที่ตนรับผิดชอบ หรือข้อมูลที่เรียกใช้ประจำ เช่น อัตราแลกเปลี่ยน เป็นต้น การใช้งานสามารถเข้าใช้ทุกระบบได้ โดยผ่านการ Login เพียงหนึ่งครั้ง (Single Sign on) ซึ่งผู้ใช้สามารถที่จะปรับแต่งการแสดงผลของ Web Page ได้ตาม User ที่ Login เข้ามา (Personalize) และสามารถเรียกใช้งานระบบจากที่ใดก็ได้ที่มีเครือข่ายอินเทอร์เน็ต

ประโยชน์ของ ERP
       1. เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารและการปฏิบัติงานให้กับกระบวนการทำงาน (Business Process)
       2. สร้างระบบงานและกระบวนการทำงานให้ถูกต้อง รวดเร็วระบบเพียงครั้งเดียว เชื่อมโยงกันได้ครบวงจร
       3. ลดความซ้ำซ้อนของการเก็บข้อมูล เนื่องจากนำข้อมูลเข้าระบบเพียงครั้งเดียว ทำให้ข้อมูลมีความเป็นมาตรฐาน และถูกต้องตรงกันทั่วทั้งองค์กร
       4. มีศูนย์รวมระบบข้อมูลสารสนเทศที่ช่วยการตัดสินใจ
       5. เป็นการนำกระบวนการทำงานที่ดีที่สุด (Best – Practice) มาใช้ในองค์กร
       6. มีความยึดหยุ่นในการปรับเปลี่ยน หรือขยายระบบงาน ให้มีการำงานตรงตามกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องการ
       7. มีระบบการควบคุมภายใน และการรักษาความปลอดภัยที่ดี
       8. ทำให้เกิดรายงานและการวิเคราะห์ที่สามารถใช้สำหรับการวางแผน
       9. ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานระยะยาว

ประโยชน์ในเชิงคุณภาพ
       1. ทำให้กระบวนการทำงานมีการประสานเชื่อมโยงข้อมูลซึ่งกันและกัน ระหว่างระบบงานด้านต่าง ๆ ให้เป็นหนึ่งเดียว รวมถึงการเชื่อมโยงข้อมูลกับบริษัทในเครือ บริษัทคู่ค้า
       2. สามารถเชื่อมโยงข้อมูล ขององค์กร เข้ากับระบบเบิกจ่ายเงิน Electronic ของภาครัฐได้ (Government Financial Management Information System : GFMIS)
       3. ช่วยให้เกิดการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานและวัฒนธรรมองค์กร ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
       4. ทำให้ผู้ใช้งานระบบ Unified ERP มีแนวการปฏิบัติงานและกระบวนการคิดที่เป็นมาตรฐานสากล
       5. เสริมสร้างภาพลักษณ์ขององค์กร สร้างความโปร่งใสและความถูกต้องของสารสนเทศ

การนำ ERP มาใช้ ผู้บริหารยังต้องมีบทบาทที่ สำคัญดังต่อไปนี้
       1. การเป็นหัวหอกในการปฏิรูปจิตสำนึก
           ก่อนที่จะนำ ERP มาใช้ ผู้บริหารจะต้องไม่มองข้ามสภาพปัจจุบันขององค์กร แต่จะต้องเป็นหัวหอกในการปฏิรูปจิตสำนึกต่อความสำคัญของการปฏิรูปองค์กร และจะต้องรับบทบาทในการผลักดันเรื่องการปฏิรูปจิตสำนึกขององค์กรโดยรวม ผู้บริหารจะต้องเป็นผู้อธิบายให้พนักงานเข้าใจ โดยบางครั้งจะต้องวนไปรอบๆ องค์กรด้วยตัวเอง และพูดคุยกับพนักงานแต่ละคนๆ ให้ร่วมแรงกันปฏิบัติ
       2. ร่วมในการออกแบบและการตัดสินใจในการนำ ERP มาใช้
           การนำ ERP มาใช้ต่างกับการทำโครงการเพียงเพื่อสร้างระบบสารสนเทศใหม่เป็นอย่างมาก เพราะการสร้างระบบ ERP คือการสร้างระบบสารสนเทศใหม่ที่รวมศูนย์ และมีความสามารถทำให้เกิดการบริหารที่ก่อให้เกิดการปฏิรูปการทำงาน การปฏิรูปการบริหาร การปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององค์กรอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้องค์กรโดยรวมได้รับประสิทธิภาพสูงสุด
       3. การเป็นผู้นำอย่างต่อเนื่องในการนำ ERP มาใช้
           ผู้บริหารไม่ใช่แค่เป็นผู้เริ่มต้นเท่านั้น ผู้บริหารจะต้องไม่ปล่อยให้เป็นหน้าที่ของผู้ใต้บังคับ บัญชาในการดำเนินการผลักดันการนำ ERP มาใช้ เพราะถ้าเป็นเช่นนั้นจะไม่ประสบผลสำเร็จ ผู้บริหารจะต้องเป็นผู้นำอย่างต่อเนื่องในการนำ ERP มาใช้ในองค์กร

ขั้นตอนการวางแนวความคิดการนำ ERP มาใช้
       1. จัดตั้งทีมแกนกลาง (core team)
           เป็นการจัดตั้งทีมงานแกนกลาง เพื่อผลักดันการนำ ERP มาใช้รวมทั้งจัดทำแผนการวางแนวคิด การทำ ERP มาใช้ และควรมีที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์ด้าน ERP ซึ่งควรมาจากบริษัทที่ปรึกษาที่เป็นกลาง เพื่อจะได้ให้คำปรึกษาที่น่าเชื่อถือแก่ผู้บริหารได้
       2. การทำความเข้าใจและวินิจฉัยสถานภาพปัจจุบันของรูปทางธุรกิจ (business scenario) และกระบวนการทางธุรกิจ (business process)
           ทีมงานแกนกลางจะทำงานในการรับฟังข้อมูลจากทั้งผู้บริหาร และจากแต่ละหน่วยงานภายในบริษัทในประเด็นเกี่ยวกับสถานภาพปัจจุบันของกระบวนการทางธุรกิจ และทำการวินิจฉัยวิเคราะห์
       3. การทำประเด็นปัญหาปัจจุบันของรูปแบบทางธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจให้ชัดเจนเป็นรูปธรรม
           จากนั้นจะต้องทำการสรุปสถานภาพและประเด็นปัญหาปัจจุบันของรูปแบบธุรกิจ และกระบวนการทางธุรกิจให้ชัดเจนเป็นรูปธรรม
       4. การกำหนดรูปแบบที่ควรจะเป็น
          โดยการออกแบบระบบการทำงานขององค์กรไปสู่ภาพลักษณ์ที่ต้องการในอนาคต โดยให้มีการเข้าร่วมของผู้บริหารในขั้นตอนนี้ด้วย และโดยการเปรียบเทียบภาพอนาคตกับสถานภาพปัจจุบัน จะทำให้สามารถมองเห็นแนวว่า ควรจะทำการปฏิรูปองค์กรอย่างไร แล้วสรุปแนวทางหลักๆ ในการทำกิจกรรมเพื่อปฏิรูปองค์กรโดยนำ ERP มาใช้
       5. การรณรงค์ปฏิรูปจิตสำนึก
           ต้องมีการปฏิรูปจิตสำนึกให้คนทั้งองค์กรเห็นพ้องร่วมกันในสถานภาพปัจจุบันไปสู่สภาพที่ควรจะเป็น เปิดโอกาสให้บุคลากรจากหน่วยงานภายในองค์กรเข้าร่วม เพื่อแสวงหาภาพของ องค์กรที่ควรจะเป็นร่วมกัน
       6. แผนการวางแนวคิดสำหรับการปฏิรูปวิสาหกิจ
           เป็นการวางแผนแนวความคิดเพื่อการปฏิรูปองค์กร เพื่อกำจัดช่องว่างระหว่างประเด็นปัญหาของการบริหารธุรกิจในปัจจุบันกับภาพที่ต้องการจะให้เป็นในอนาคต
       7. แผนการวางแนวคิดการนำ ERP มาใช้
           ให้วางแผนแนวคิดการนำ ERP มาใช้ โดยยึดตามแนวคิดของการปฏิรูปองค์กร โดนเน้นว่าการนำ ERP มาใช้นั้นเป็นการนำเครื่องจักรขับเคลื่อนการปฏิรูปองค์กรเข้ามาใช้
       8. การตัดสินใจในการนำ ERP มาใช้โดยผู้บริหาร
           ซึ่งเป็นขั้นตอนสุดท้าย เพื่อขออนุมัติการตัดสินของผู้บริหารเพื่อนำ ERP มาใช้โดยยึดหลักแนวคิดที่วางไว้ และหลังจากได้รับคำอนุมัติจากผู้บริหารแล้ว ก็จะเริ่มต้นการวางแผนการนำ ERP มาใช้ต่อไป

ขั้นตอนการวางแผนการนำ ERP มาใช้
       1. จัดตั้งคณะกรรมการกำหนดแนวทาง
           จัดตั้งคณะกรรมการกำหนดแนวทางโดยให้ผู้บริหารเป็นประธาน คณะกรรมการชุดนี้ ไม่เพียงแต่มีบทบาทในการวางแผนโครงการนำ ERP มาใช้เท่านั้น แต่ยังมีบทบาทจนกระทั่งสิ้นสุดโครงการ เช่น ติดตาม ความก้าวหน้าของโครงการ , ปัญหาที่เกิดขึ้น รวมทั้งปัญหาต่างๆที่จำเป็นต้องอาศัยมุมมองจากการบริหารจัดการในการแก้ไขอย่างรวดเร็ว โดยจะเป็นหน่วยงานที่มีอำนาจตัดสินใจสูงสุดในการแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวกับโครงการนำ ERP มาใช้
           ดังนั้นสมาชิกของคณะกรรมการกำหนดแนวทางจึงต้องประกอบด้วย ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบของหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องภายในองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการตัดสินใจเกี่ยวกับกระบวน การทางธุรกิจ จะต้องมีผู้รับผิดชอบที่เป็นตัวแทนมาจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจ (process owner) และมีอำนาจตัดสินใจเข้าร่วมด้วย
       2. จัดตั้งระบบและโครงสร้างขององค์กร
           คณะกรรมการกำหนดแนวทาง จะต้องตั้งทีมปฏิบัติงานโครงการนำ ERP มาใช้ งานของ โครงการนำ ERP มาใช้คือ การกำหนดลำดับขั้นตอนของกระบวนการทางธุรกิจใหม่โดยอ้างอิงจากรูปแบบธุรกิจที่วางแผนไว้ และทำการสร้างระบบ ERP โดยการกำหนด parameter ต่างๆ เข้าไปใน ERP Package
           ดังนั้น จึงจำเป็นที่จะต้องคัดเลือกบุคลากรต่างๆ ที่มีความคุ้นเคยกับกระบวนการทางธุรกิจ ในปัจจุบัน จากหน่วยงาน ที่มีอำนาจในการตัดสิน กำหนดกระบวนการทางธุรกิจใหม่ ( เจ้าของ กระบวนการ ) เพื่อร่วมประสานงานในการตัดสินกำหนดกระบวนการทางธุรกิจ โดยต้องให้ บุคคลากรหลัก (key person) ของแต่ละหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้เข้าร่วมในการตัดสินกำหนดกระบวนการทางธุรกิจ นอกจากนี้ โครงการนำ ERP มาใช้ ต้องดำเนินการสร้างระบบสารสนเทศ ที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศล่าสุดอย่างเต็มที่ให้เกิดเป็นโครงสร้างพื้นฐานด้านสารสนเทศขึ้นมา อีกทั้งจะต้องเกี่ยวข้องกับการปรับโอนระบบเก่าสู่ระบบใหม่ ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่จะต้องมีสมาชิก จากฝ่ายระบบสารสนเทศเข้าร่วมในโครงการด้วย
       3. ทำวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการนำ ERP มาใช้ให้มีความชัดเจน
            การเริ่มต้นโครงการนำ ERP มาใช้แรกสุด จะต้องทำให้วัตถุประสงค์ของการนำ ERP มาใช้ให้มีความชัดเจน เป็นรูปธรรม พึงนึกเสมอว่า การปฏิรูปที่คิดไว้ในการวางแผนนั้น คือ การปฏิรูปอะไร อย่างไร และจำเป็นจะต้องสร้างระบบ ERP อย่างไร ซึ่งต้องกำหนดให้ชัดเจน อีกทั้งต้องกำหนดเป้าหมายของผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการปฏิรูปด้วย
       4. กำหนดขอบข่ายและวิธีการนำ ERP มาใช้ ซึ่งมี 2 รูปแบบคือ
              4.1 ใช้โครงสร้างระบบ ERP ในการปรับเปลี่ยนทุกๆ ส่วนของธุรกิจในครั้งเดียวเลย (big bang approach)
              4.2 เริ่มต้นด้วยบางส่วนของธุรกิจก่อน แล้วค่อยๆขยายขอบข่ายออกไปเป็นขั้นเป็นตอน (phasing approach) ซึ่งจะต้องพิจารณาลำดับก่อนหลังของส่วนที่ธุรกิจที่เป็นเป้าหมายด้วย
           ในกรณีที่มีฐานของธุรกิจมากหลายแหล่ง จะเลือกแบ่งออกเป็นขั้นๆ ในการขยายฐานออกไป หรือจะนำ ERP มาใช้สำหรับทุกฐานในครั้งเดียวกัน เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องตัดสินใจ
       5. ตรวจสอบให้แน่ใจเกี่ยวกับการใช้ ERP package
            ในการสร้างระบบ ERP นั้น การใช้ ERP package เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ จำเป็นที่จะต้องได้รับความเห็นพ้องกันว่า จะใช้ ERP package ในการสร้างระบบ ERP
       6. คัดเลือก ERP package ที่จะใช้
            การคัดเลือกบริษัทผู้ผลิต ERP package ที่จะใช้ในการสร้างระบบ ERP การคัดเลือก ERP package นี้ จุดสำคัญคือต้องมองภาพอนาคตที่คาดหวังขององค์กร และพิจารณาว่าสิ่งที่จะเลือกนั้นสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการนำ ERP มาใช้ตามที่วางแนวคิดไว้หรือไม่ ในกรณีที่เลือกผู้จำหน่าย ERP package จากต่างประเทศ ให้ดำเนินการสำรวจกรณีตัวอย่างของบริษัทภายในประเทศ เกี่ยวกับผลในการนำ ERP มาใช้ภายในประเทศ และพิจารณาระดับความสามารถ ความจริงจังที่จะเข้ามาทำตลาดในประเทศด้วย ตลอดจนความมั่นคงของการบริหารจัดการและสถานภาพการลงทุนในการพัฒนา สถานภาพความต่อเนื่องของการ Upgrade Software นั้นรวมทั้งการปรับแต่งสำหรับการใช้ภายในประเทศ (localization) และความรวดเร็วในการทำการ localization version ใหม่ๆ สำหรับตลาดในประเทศนั้นเร็วมากน้อยอย่างไร
       7. คิดเลือกพันธมิตรที่ให้การสนับสนุน
           เมื่อตัดสินใจเลือก ERP package ได้แล้ว ขั้นต่อไปเป็นการตัดสินใจเลือกพันธมิตรที่จะให้การ สนับสนุนในการสร้างระบบ ERP ระยะเวลาและค่าใช้จ่ายในการนำ ETP มาใช้จะเป็นอย่างไร ขึ้นอยู่กับฝีมือของพันธมิตรที่จะเข้ามาทำงานจริง
       8. กำหนดกรอบของการปฏิรูปการทำงานและการปฏิรูปการบริหาร
           พิจารณารูปแบบธุรกิจ (scenario) ของการบริหารธุรกิจโดยรวม และพิจารณาตัดสินว่าจะต้องทำ อะไรบ้างในการปฏิรูปการทำงานและการบริหารงาน ส่วนรายละเอียดของรูปแบบทางธุรกิจ และ กระบวนการทางธุรกิจนั้น จะทำกันอีกครั้งในขั้นตอนของการพัฒนาระบบ โดยพิจารณาจาก Function การใช้งานและส่วนอื่น ๆ ที่มากับ ERP package ที่นำมาใช้ประกอบกันด้วย
       9. จัดตั้งเป้าหมายเวลาและงบประมาณในการนำ ERP มาใช้
           ควรจัดทำหมายกำหมดการคร่าวๆ สำหรับการนำ ERP มาใช้และเป้าหมาย ( milestone) หลักๆ ในแต่ละช่วง รวมถึงการพิจารณาตัดสินใจถึงงบประมาณค่าใช้จ่ายโดยคร่าวๆ
       10. อนุมัติแผนการนำ ERP มาใช้
            ในขั้นท้ายสุด จะเป็นการจัดทำเอกสารแผนงานซึ่งจะรวบรวมแผนปฏิบัติงานต่างๆในการนำ ERP มาใช้ จากนั้นจะต้องจัดให้มีการประชุมของผู้บริหารระดับสูงขององค์กรทั้งหมด เพื่อให้มีมติเห็นชอบในการเริ่มโครงการการนำ ERP มาใช้อย่างเป็นรูปธรรม และท้ายสุดจะต้องได้รับการอนุมัติเห็นชอบจากผู้บริหารระดับสูงสุดด้วย

ห่วงโซ่ของกิจกรรมขององค์กร
        องค์กรธุรกิจประกอบกิจกรรมธุรกิจในการส่งมอบสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้า กิจกรรมดังกล่าวเป็นกิจกรรม “สร้างมูลค่า” ของทรัพยากรธุรกิจให้เกิดเป็นสินค้าหรือบริการและส่งมอบ “มูลค่า” นั้นให้แก่ลูกค้า โดยกระบวนการสร้างมูลค่าจะแบ่งออกเป็นส่วนๆ โดยแต่ละส่วนจะรับผิดชอบงานในส่วนของตน และมูลค่าสุดท้ายจะเกิดจากการประสานงานระหว่างแต่ละส่วนหรือแผนกย่อยๆ ดังนั้นกิจกรรมที่สร้างมูลค่านั้น ประกอบด้วยการเชื่อมโยงของกิจกรรมของแผนกต่างๆ ในองค์กร การเชื่อมโยงของบริษัทเพื่อให้เกิดมูลค่านี้ เรียกว่า “ห่วงโซ่ของมูลค่า (value chain)”

ปัญหาที่เกิดขึ้นในการบริหารธุรกิจ
      ธุรกิจที่มีขนาดใหญ่ การเชื่อมโยงของกิจกรรมการเพิ่มมูลค่าของแต่ละแผนก มักจะมีปัญหาเรื่องการสูญเปล่าและการขาดประสิทธิภาพ อีกทั้งการใช้เวลาระหว่างกิจกรรมที่ยาวเกินไป ทำให้ผลผลิตต่ำลง เกิดความยากลำบากในการรับรู้สถานภาพการทำงานของแผนกต่างๆ ได้ ทำให้การตัดสินใจในการลงทุนและบริหารทรัพยากรต่างๆ ทำได้ยากขึ้น การบริหารเพื่อให้เกิดประโยชน์ สูงสุดแก่องค์กรไม่สามารถทำได้
       ปัญหาเชิงบริหาร ที่เกิดขึ้นได้แก่
          1. การขยายขอบเขตการเชื่อมโยงของกิจกรรม เมื่อบริษัทเติบโตใหญ่ขึ้น กิจกรรมการสร้างมูลค่าให้กับลูกค้าจะเพิ่มขึ้น การเชื่อมโยงของกิจกรรมจะยาวขึ้น
          2. โครงสร้างการเชื่อมโยงของกิจกรรมซับซ้อนขึ้น เมื่อบริษัทโตขึ้น การแบ่งงานของกิจกรรมสร้างมูลค่าให้กับแผนกต่างๆ และการเชื่อมโยงของ กิจกรรมจะซับซ้อนขึ้น
          3. เกิดการสูญเปล่าในกิจกรรมและความรวดเร็วในการทำงานลดลง เมื่อการเชื่อมโยงของกิจกรรมต่างๆ ขยายใหญ่และซับซ้อนขึ้น จะเกิดกำแพงระหว่างแผนก เกิดการสูญเปล่าของกิจกรรม ความสัมพันธ์ในแนวนอนระหว่างกิจกรรมจะช้าลง ทำให้ประสิทธิภาพในการเชื่อมโยงกิจกรรมทั้งหมดต่ำลง
          4. การรับรู้สภาพการเชื่อมโยงของกิจกรรมทำได้ยาก เมื่อการเชื่อมโยงของกิจกรรมต่างๆ ขยายขอบเขตใหญ่ขึ้น ความซับซ้อนในการเชื่อมโยงกิจกรรมมากขึ้น การรับรู้สภาพหรือผลของกิจกรรมในแผนกต่างๆ ทำได้ยากขึ้น ไม่สามารถส่ง ข้อมูลให้ผู้บริหารรับรู้ได้ทันที
          5. การลงทุนและบริหารทรัพยากรเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดทำได้ยาก ทำให้ผู้บริหารไม่สามารถตัดสินใจอย่างรวดเร็ว และทันเวลาในการลงทุน และบริหารทรัพยากรขององค์กรเพื่อให้ลูกค้าเกิดความพอใจสูงสุดในสินค้าและบริการ
       เมื่อเกิดปัญหาต่างๆ การนำ ERP มาใช้ในการบริหารธุรกิจจึงเป็นหนทางหนึ่งที่จะช่วยแก้ปัญหาเหล่านั้นได้

ข้อเสียของ ERP
      1. แพง ไม่มีโปรแกรม ERP ราคา 5,000 - 6,000 บาทเลย
      2. ต้องปรับตัวเข้าหาโปรแกรม  การปรับเปลี่ยนโปรแกรมเพื่อให้เข้ากับโรงงานเป็นเรื่องยาก แพง และโปรแกรมบางยี่ห้อไม่ยอมทำ เป็นอันว่าเราต้องปรับตัวเข้าหาโปรแกรม หมายถึงอาจต้องมีการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงาน ซึ่งก็ไม่รู้ว่าปรับไปแล้วจะดีหรือไม่ดี ตรงนี้เจ้าของบริษัทต้องมาตัดสินใจ
      3. ERP จะต้องเกี่ยวข้องกับแทบทุกหน่วยงานในองค์กร และใช้เวลาในการ Implement นาน อาจใช้เวลา 1-2 ปี ดังนั้นต้องทำความเข้าใจกับพนักงาน ไม่อย่างนั้นพนักงานอาจต่อต้านการใช้โปรแกรม ERP ได้ เพราะในช่วงการ Implement อาจต้องทำแบบคู่ขนานคือ ต้องป้อนข้อมูลใส่โปรแกรม ERP และยังต้องทำงานเหมือนเดิมอีก นั่นคือมีการทำเพิ่มขึ้น (เงินเดือนเท่าเดิม)  หรือพนักงานบางคนอาจกลัวว่ามีโปรแกรมมาช่วยงานแล้ว ต่อไปอาจจะไล่พนักงานออก
      4. โปรแกรม ERP ค่อนข้างซับซ้อน ถ้าพนักงานที่ป้อนข้อมูลไม่ค่อยเอาใจใส่ อาจป้อนข้อมูลผิดพลาด แล้วผลลัพธ์ที่ได้ก็จะผิดต่อ ๆ กันไปเป็นลูกโซ่ เพราะ ERP จะไม่ป้อนข้อมูลซ้ำ ๆ กัน เมื่อต้นทางป้อนผิด ระหว่างทางที่รับข้อมูลไปใช้ก็ผิด ไปถึงปลายทางก็ผิด  โปรแกรม ERP ก็ไม่มีประโยชน์
      5. ERP บางตัวใหญ่มากทำมาเพื่อทุกกลุ่มอุตสาหกรรม อาจไม่เหมาะกับโรงงานของเรา หรือบางตัวออกไปในแนวบัญชี ไม่เหมาะกับโรงงานที่เน้นอุตสาหกรรมการผลิตแบบโรงงานเรา ต้องเลือกดี ๆ ไม่งั้นเสียเงินฟรี ใช้ไม่คุ้ม หรืออาจใช้ไม่ได้เลยต้องโยนทิ้งไปก็มีเยอะ
      6. บริษัทที่ขาย ERP บางบริษัท  Implement ไปครึ่ง ๆ กลาง ๆ ก็ทิ้งงานหนีไป

กรณีที่ประสบความล้มเหลวในการนำ ERP มาใช้
      1.ไม่สามารถปฏิรูปการทำงานได้  เป้าหมายการนำ ERP มาใช้เพื่อปฏิรูปการทำงาน เช่น การลดต้นทุน การเพิ่มความเร็ว การเพิ่ม     ประสิทธิภาพในการทำงาน เป็นต้น แต่ในทางปฏิบัติจริง ยังคงดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจ(Business Process) เหมือนกับที่เคยทำมาแต่เดิม
      2.ไม่สามารถปฏิรูปการบริหารจัดการได้ หลังจากนำ ERP มาใช้ การใช้ข้อมูลที่ได้ไม่มีความก้าวหน้า ยังคงใช้วิธีการจัดการเหมือนกับที่เคยทำมา ไม่ทำให้เกิดการปฏิรูปการจัดการ
      3. ระยะเวลาพัฒนานานและต้นทุนสูง การสร้างระบบ ERP ใช้ระยะเวลาพัฒนานาน มีต้นทุนสูงการนำไปใช้ล่าช้ากว่ากำหนด ยิ่งทำให้ต้นทุนของการพัฒนาสูงกว่าที่ตั้งเป้าไว้มาก ทำให้ ERP กลายเป็นของแพง
      4. ต้นทุนของการดูแลรักษาหลังจากนำมาใช้สูง การนำ ERP มาใช้จะทำให้เกิดระบบสารสนเทศขององค์กรใหม่โดยใช้ ERP Package  ซึ่งควรจะทำให้การดูแลรักษาทำได้ง่ายและต้นทุนในการดูแลรักษาลดลง แต่ในความเป็นจริงเนื่องจากมี Software ที่พัฒนาขึ้นด้วยมือที่เรียกว่า Add-on  สำหรับการ Customize  อยู่มาก ทำให้ต้นทุนไม่ต่างจากการพัฒนาแบบ Customize ที่ทำด้วยมือ
      5. ไม่สามารถตาม Upgrade version  ของ ERP Package ได้  เมื่อมีการ Upgrade version ของ ERP Package  ผู้ผลิต ERP package แจ้งว่าจะยกเลิกการบำรุงรักษา version เก่า แต่เมื่อจะพยายาม upgrade version ของ ERP package ที่นำมาใช้  ก็จะพบว่ามีความขัดแย้งกับ Software ที่พัฒนาขึ้นแบบ Add on โดยการ Customize ทำให้ทราบว่าต้องทำการสร้างขึ้นมาใหม่ ดังนั้นในการ upgrade version ของ ERP package จำเป็นต้องมีการทดสอบและการพัฒนาที่ยุ่งยาก และมีต้นทุนการ upgrade version เท่าๆ กับการนำเอาระบบใหม่เข้ามาใช้

สาเหตุของความล้มเหลวในการนำ ERP มาใช้ แบ่งออกเป็น 3  ขั้นตอน
      สาเหตุของความล้มเหลวในขั้นตอนวางแผน        
           1. การนำมาใช้โดยผู้บริหารไม่ได้ตัดสินใจเป็นการนำ ERP มาใช้โดยผู้บริหารไม่ได้ตัดสินใจ ทั้งๆที่การนำ ERP มาใช้นั้น  มีเป้าหมายเพื่อสร้างแนวคิดเรื่อง ERP เพื่อปฏิรูปองค์กร และฝังรากฐานอย่างมั่นคง  ขาดการปฏิรูปจิตสำนึกที่ว่า ต้องมีการปฏิรูปองค์กรก่อน โดยมักจะหยุดอยู่เพียงแค่การนำ ERP มาใช้โดยฝ่ายระบบสารสนเทศเป็นผู้ผลักดัน
           2. การนำมาใช้แบบทดลองเนื่องจากไม่มั่นใจในการใช้ ERP package จึงทดลองทำเพียงแค่เปลี่ยนส่วนหนึ่งของการดำเนินงานขององค์กรโดยใช้ ERP package หากทำเพียงเท่านี้ ไม่สามารถที่จะกล่าวได้ว่าเป็นการนำ ERP มาใช้    
           3. การนำมาใช้เป็น Stand Alone Operation Application นำ  ERP package มาใช้กับเพียงส่วนหนึ่งของการดำเนินงานขององค์กร โดยใช้ ERP Package เป็น Stand Alone Operation Application หากเป็นเช่นนี้ ไม่ได้นำ ERP  มาใช้
           4. การนำมาใช้ในการสร้างระบบสารสนเทศในกรณีที่เป้าหมายของการนำ  ERP มาใช้เน้นที่การสร้างระบบสารสนเทศ  โดยไม่เป็นไปตามแนวความคิดของ ERP    จึงยังคงห่างไกลที่จะกล่าวได้ว่าเป็นการสร้างแนวคิด ERP และฝังรากฐานอย่างมั่นคง
     สาเหตุของความล้มเหลวในขั้นตอนพัฒนา        
          1. การนำ ERP มาใช้โดยไม่ทบทวน flow ของการดำเนินงานใหม่ เป็นการนำ ERP มาใช้โดยไม่ไปยุ่งเกี่ยวกับ business process ซึ่งใช้อยู่ในปัจจุบันทำให้ไม่เกิดการปฏิรูปการทำงาน ERP จึงเป็นเพียงโครงการสร้างระบบสารสนเทศโดยใช้ ERP package เท่านั้น       
          2. การนำมาใช้มีการ customize มากเนื่องจากขาดการพิจารณาbusiness process หรือflow ของการดำเนินงานในปัจจุบัน   จึงทำให้ไม่สามารถใช้ business process ที่ ERP package มีให้เลือกใช้ได้ ส่งผลให้มีการ customize ปริมาณมากขึ้น  ทำให้ต้นทุนการพัฒนาของการนำ ERP  มาใช้สูง ทำให้บางครั้งอาจมีการยกเลิกการนำ ERP มาใช้กลางคันด้วย                                
      สาเหตุของความล้มเหลวในขั้นตอนใช้งานและขั้นตอนพัฒนาต่อยอด     
          1. มีความพยายามต่ำในการแสวงหาประสิทธิผลต่อเนื่องหลังจากนำมาใช้ การนำมาใช้โดยไม่มีการทบทวน business process เดิม การนำมาใช้เป็น operation  application, การนำมาใช้บางส่วน, การนำมาใช้โดยมีเป้าหมายเพื่อปฏิรูปองค์กร หากไม่แสวงหาประสิทธิผลของการปฏิรูปการทำงานอย่างจริงจัง  ประสิทธิผลของการนำมาใช้ก็จะไม่เพิ่มขึ้น  
          2. มีความพยายามต่ำในการใช้ข้อมูลหลังจากนำมาใช้ในกรณีที่ทำการสร้างเพียงบางส่วนของฐานรากของระบบสารสนเทศขององค์กรจะทำให้ขาดความก้าวหน้าในการใช้ข้อมูลจาก ERP ในลักษณะ real time  เพื่อการตัดสินใจ  ผู้บริหารยังคงใช้รูปแบบการบริหารโดยใช้จากข้อมูลที่รวบรวมสรุปรายเดือน 

กรณีที่ประสบความสำเร็จในการนำ ERP มาใช้  
      1. การนำมาใช้มีประสิทธิผลในเชิงการจัดการมีการวัดผลการนำERP มาใช้ด้วยดัชนีที่เป็นตัวเลขได้ และที่วัดด้วยดัชนีที่เป็นตัวเลข ได้ยาก แต่ก็เห็นผลทั้งสองอย่างได้อย่างชัดเจน และมีผลเชื่อมโยงไปสู่การปฏิรูปองค์กร  
      2. ใช้ ERPได้อย่างชำนาญและมุ่งสู่การปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีองค์กรผู้บริหาร ผู้จัดการ และผู้รับผิดชอบหน้างานแต่ละระดับเชื่อถือข้อมูลที่ได้จากระบบ  ERP และใช้ในการตัดสินใจ ดำเนินงานประจำวัน เกิดความร่วมมือกัน และการมีข้อมูลร่วมกันระหว่างหน่วยงาน เป็นผลทำให้มุ่งไปสู่การปฏิรูปวัฒนธรรม และวิถีองค์กร
      3.  สามารถพัฒนาได้ โดยใช้ระยะเวลาพัฒนาที่สั้นตามที่ตั้งเป้าไว้ การสร้างระบบ ERP โดยใช้ ERP Package สามารถทำได้ภายในระยะเวลาที่กำหนด  ระยะเวลาพัฒนายังสั้นกว่าที่ผ่านมา
      4.  สามารถพัฒนาได้โดยใช้ต้นทุนในการพัฒนาที่ต่ำตามที่ตั้งเป้าไว้ ต้นทุนของการพัฒนาในการสร้างระบบ ERP อยู่ภายในขอบเขตที่ตั้งเป้าไว้ ซึ่งเกี่ยวเนื่องกับการที่ใช้ระยะเวลาพัฒนาสั้น เมื่อเปรียบเทียบกับการพัฒนาระบบ    Customize ที่ผ่านมา
      5.  กระจายในแนวนอนได้อย่างรวดเร็วสามารถกระจายการนำERPมาใช้ในแนวนอนได้อย่างรวดเร็ว เช่นกระจายไปยังกลุ่มธุรกิจที่แตกต่างกันภายในบริษัทและบริษัทในเครือ นอกจากนี้ยังสามารถลดต้นทุนสำหรับการกระจายในแนวนอนได้ด้วย ซึ่งทำให้ประสิทธิผลของการนำ ERP มาใช้ยิ่งสูงขึ้น
      6.  เสริมสร้างฐานสำหรับการพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์กร การนำ ERP มาใช้ ช่วยเสริมสร้างฐานสำหรับการพัฒนาระบบสารสนเทศองค์กร ซึ่งการใช้ฐานสำหรับการพัฒนาดังกล่าว จะทำให้สามารถขยายระบบ ERP ออกไป โดยการนำ SCM, CRM  อยู่รอบๆ และทั้งหมดสามารถทำงานร่วมกันอย่างบูรณาการได้
      7.  ต้นทุนในการดูแลรักษาต่ำการดูแลรักษา หลังจากนำ ERP มาใช้ทำได้ง่าย ทำให้ต้นทุนในการดูแลรักษาต่ำ เมื่อเทียบกับที่ผ่านมา
      8.  สามารถตาม Upgrade version ของERP Package หลังจากนำมาใช้ได้เนื่องจากสามารถตาม Upgrade version ของ ERP Package ได้โดยไม่มีต้นทุนที่สูง เหมือนกับการสร้างระบบ ERP ใหม่ ทำให้ระบบสามารถรองรับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศล่าสุด เป็นการเพิ่มประสิทธิผลยิ่งขึ้น ในการจัดการของการนำ ERP มาใช้ 

สาเหตุของความสำเร็จในการนำ ERP มาใช้ แบ่งออกเป็น 3  ขั้นตอน
      สาเหตุของความสำเร็จในขั้นตอนวางแผนของการนำ ERP มาใช้ 
         1. การเน้นการปฏิรูปจิตสำนึกเน้นการปฏิรูปความคิดและจิตสำนึกภายในบริษัทว่า จะทำการปฏิรูปองค์กรก่อนการนำ ERP มาใช้  โดยผู้บริหารจะต้องเป็นผู้นำในการดำเนินกิจกรรมเพื่อปฏิรูปจิตสำนึกของแต่ละฝ่าย ภายในบริษัท  หลังจากการปฏิรูปจิตสำนึกแล้ว ผู้บริหารสูงสุดต้องประกาศให้ทราบถึงการดำเนินการปฏิรูป โดยนำ ERP เข้ามาใช้เป็นเครื่องมือดำเนินการดังกล่าว และจะต้องไม่ยึดติดกับวิธีการจัดการ วิธีการทำงานที่ผ่านมา     
         2. มีการทำแผนปฏิรูปล่วงหน้าหลังจากการปฏิรูปจิตสำนึกแล้ว ควรมีการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององค์กร การปฏิรูปการบริหาร การปฏิรูปการทำงาน โดยให้ทุกฝ่ายภายในบริษัทเข้ามามีส่วนร่วม รวมทั้งบุคลากรที่อยู่ในสายการผลิต
         3. การเลือกผู้จำหน่าย ERP package ที่เหมาะสมการเลือก ERP package ที่เหมาะสม จะมีผลต่อความสำเร็จมาก ดังนั้นจึงจำเป็นต้องประเมิน ERP package และประเมินผู้จำหน่ายจากหลายแง่หลายมุม โดยเฉพาะการนำ  ERP มาใช้นั้น  หมายถึงการจะต้องทำ outsourcing ให้ผู้จำหน่าย ERP package ทำการสร้างระบบสารสนเทศขององค์กรที่เป็นหลักต่อไปในอนาคต  ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเป็นผู้จำหน่ายที่สามารถ คาดหวังว่าจะทำการพัฒนาปรับปรุง ERP package  อย่างต่อเนื่องและมีการบริหารจัดการที่มั่นคงต่อไปอนาคต
         4. การเลือกที่ปรึกษาที่เหมาะสม  การเลือกที่ปรึกษา ควรต้องพิจารณาว่าเชี่ยวชาญใน ERP package ไหนและเชี่ยวชาญในธุรกิจการดำเนินงานแบบใด  โดยคิดไว้เสมอว่าที่ปรึกษาให้การสนับสนุนชั่วคราวเท่านั้น   จึงต้องพยายามสร้างบุคลากรเพื่อเป็นแกนหลักภายใน
         5. การกำหนดขอบเขตการนำมาใช้และ scenario การนำมาใช้อย่างชัดเจนกำหนดขอบเขตของการนำ ERP มาใช้พร้อม ๆ กับทำแผนการปฏิรูป ซึ่งอาจจะเลือกทำในลักษณะรวมระบบงานทั้งหมดเข้าด้วยกันทีเดียว หรือในขั้นแรกจะจำกัดไว้เพียงในขอบเขตของงานบาง ประเภทท่านั้น แล้วจึงขยายขอบเขตการรวมระบบงานออกไป ทั้งนี้ต้องคำนึงถึงการปฏิรูปให้ห่วงโซ่ของมูลค่าของกิจกรรมมีประสิทธิผลสูงสุดด้วยวิธีการบูรณาการระบบงาน ไม่ว่าจะเลือกแบบใดก็ตามต้องเข้าใจว่าการจำกัดขอบเขตของงานให้แคบมากเกินไป จะทำให้ประสิทธิผลในเชิงจัดการของการนำ ERP มาใช้ ลดลง และควรรวม function ที่เกี่ยวข้องกับการประเมินและการวัดผล เช่น การบัญชีการเงิน, การบัญชีบริหาร เข้าไว้ด้วยเพื่อช่วยในการเชื่อมโยง  ERP เข้ากับการปฏิรูปการบริหาร                                       

สาเหตุของความสำเร็จในขั้นตอนพัฒนาการนำ ERP มาใช้  
         1. การกำหนดรูปแบบธุรกิจมีการกำหนดรูปแบบธุรกิจเป้าหมายโดยรวมการปฏิรูปเอาไว้ด้วย   รูปแบบธุรกิจคือการกำหนดแนวทางหรือ scenario ของธุรกิจ โดยปกติมักจะกำหนดไว้หลายรูปแบบขึ้นอยู่กับประเภทสินค้าและบริการที่บริษัทเสนอให้แก่ลูกค้าซึ่งมีข้อควรระวัง - การใช้ business process scenario ของ ERP package อย่างมีประสิทธิผล โดยจำเป็นที่จะต้องทำความเข้าใจถึงรูปแบบธุรกิจที่ ERP package สามารถทำได้เพื่อให้สามารถใช้งานได้อย่างเต็มที่มีประสิทธิผล -          การเลือกเวลาเริ่มการทำต้นแบบ (prototyping) อย่างเหมาะสม  โดยใช้แนวทางขั้นตอนที่กำหนด business scenario เป้าหมายให้เสร็จก่อน จึงค่อยทำต้นแบบ ทำการทดสอบและประเมิน business scenario ที่กำหนด 
         2. การออกแบบ business process ทำการออกแบบ business process โดยรวมการปฏิรูปการทำงานเข้าไว้ด้วยตาม  Business scenario ที่ต้องการและกำหนดไว้ ซึ่งมีข้อควรระวัง - สำนึกถึงความสำคัญของการออกแบบ business process รวมเอาการปฏิรูปการทำงานไว้เป็นปัจจัยสำคัญ ระวังไม่ให้ขั้นตอนการพัฒนาของการนำ ERP มาใช้ กลายเป็นเพียงโครงการเพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศ -          ใช้ business process ของ  ERP package อย่างมีประสิทธิผล โดยการออกแบบ business process ต้องอาศัยวิธีการที่เรียกว่าการวิเคราะห์ FIT/GAP (การวิเคราะห์ความเหมาะสม) ซึ่งเปรียบเทียบ business scenario และ business process ที่วางแผนกับ business scenario และ business process ที่ ERP package สามารถนำเสนอได้และทำการวิเคราะห์ว่าจุดที่แตกต่างกันคือจุดใด แล้วจึงร่างแผนว่าจะแก้ไขจุดที่แตกต่างกันอย่างไร ความสามารถในการคิดหาแนวทางทดแทนได้อย่างรวดเร็ว เป็นปัจจัยสำคัญของความสำเร็จหรือความล้มเหลว -ออกแบบโดยแบ่งแยก business process และ operation  process เป็นสิ่งสำคัญ โดยไม่ปะปน flow ของงานที่เป็นสาระสำคัญ (business process) กับการใช้งานบนหน้าจอ(operation process) เข้าด้วยกัน - ใช้ template  ให้เป็นประโยชน์ Template  คือ  ERP package ที่สามารถใช้งานได้ทันที โดยมีการกำหนด parameter ไว้ล่วงหน้า  และรวมถึงเอกสารอธิบาย, flow การทำงาน,คู่มือการทำงาน, เอกสารสรุปการออกแบบ  add on  ฯลฯ ปัจจุบัน เริ่มมีการนำเสนอ ERP package ในรูปแบบของ template ที่สามารถใช้งานได้ทันที ซึ่ง template นี้ได้รับการพัฒนาโดยผู้จำหน่าย ERP package หรือที่ปรึกษา
         3. การทำต้นแบบ (prototyping) ของ ERP package ขั้นสุดท้ายของการออกแบบ business process คือ การพัฒนาระบบ ERP ที่จะนำไปใช้งานจริงโดยการกำหนด parameter ของ ERP package ให้ดำเนินการตาม  business  scenario และ  business process ที่ออกแบบไว้ ซึ่งมีข้อควรระวัง -         การกำหนด parameter ของ ERP package ที่จะสะท้อน business scenario และ business process ที่ออกแบบอย่างถูกต้องนั้น ทำโดยใช้เครื่องมือกำหนด parameter ที่ ERP package มีให้ และควรสะท้อน business scenarioและbusiness processที่ออกแบบอย่างถูกต้อง-บันทึก parameter ที่กำหนดเป็นเอกสารเก็บไว้ โดยทั่วไป เครื่องมือกำหนด parameter ของ ERP package นั้นจะออกแบบลักษณะ interactive ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงหรือกำหนด parameter ได้โดยง่าย
         4. การทดสอบและการประเมิน business process และการออกแบบ business process ซ้ำ การออกแบบกระบวนการทางธุรกิจโดยการเลือกกระบวนการทางธุรกิจจาก package  ตามรูปแบบธุรกิจ แล้วกำหนด parameter พัฒนาให้เป็นระบบ ERP นั้นอาจไม่สำเร็จใน ครั้งแรกทีเดียว ส่วนใหญ่จะเป็นการพัฒนาที่ต้องทำแบบทวนซ้ำเป็นวงจร(cycle)ซึ่งต้องประกอบด้วยวงจร - การออกแบบ business process   ออกแบบ business process อย่างหยาบๆ ตามScenario ที่ต้องการ -          การทดสอบและการประเมินด้วยต้นแบบ (prototype) เพื่อประเมินว่าจุดใดที่ยังขาดและจุดใดที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงการร่วมทำการประเมินของผู้ที่อยู่หน้างานซึ่งจะเป็นผู้ใช้ระบบ ERP จริง ทั้งนี้เพื่อให้ได้รับความเห็นชอบและเกิดความเข้าใจล่วงหน้า และการมีส่วนร่วมในการวางแผนและการประเมินผลนี้ยังเป็นการให้ความรู้เกี่ยวกับ ERP ล่วงหน้าแก่ผู้ที่อยู่หน้างาน ซึ่งจะทำให้การนำ ERP มาใช้ประสบความสำเร็จ -การ feedback ไปยังการออกแบบ business process ผลการทดสอบและการประเมินต้นแบบจะนำไปใช้ในการออกแบบแผนทดแทน business process อีกครั้ง ซึ่งเป็นการกลับไปยังการเริ่มทบทวนการออกแบบ business process ซึ่งบางครั้งต้องพิจารณาทบทวน business scenario หรือ การออกแบบ business process ในรายละเอียดที่ไม่ได้รวมไว้ในตอนแรก - การ feedback ไปยังต้นแบบ (prototype) จากผลดังกล่าว จะทำการเพิ่มเติมและเปลี่ยนแปลงการกำหนด parameter ของ ERP package อีกครั้ง และ feedback ไปยังการพัฒนาต้นแบบ
          5.  การเลือกพัฒนาแบบ add on และการสร้างระบบภายนอกในการพัฒนา business process ตาม business scenario ที่ต้องการนั้น ถ้าหากเป็นไปได้ควรเลือกจาก business มาตรฐานที่มีให้เลือกใน ERP package แต่ในบางครั้ง function ที่ ERP package มีให้ไม่เพียงพอกรณีเช่นนี้จะต้องเลือกอย่างเหมาะสมว่าจะทำการพัฒนา แบบ add on หรือ สร้างระบบภายนอก- กรณีที่เลือกพัฒนาแบบ add on โดยเป็นการ customize ERP package ซึ่งอาจจะมีการเปลี่ยนแปลงรูปแบบหน้าจอการพิมพ์แบบฟอร์มบันทึกในรูปแบบพิเศษของบริษัทโดยเฉพาะการสร้าง interface สำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับระบบเดิมที่บริษัทมีอยู่ถือว่าเป็นการพัฒนาแบบ add on - กรณีที่เลือกการสร้างระบบภายนอก อาจมีกรณีที่ต้องการใช้ subsystem ที่มีใช้มาแต่เดิมโดยไม่ต้องทำการ input เข้าไปใน ERP package ด้วยหน้าจอ input ของ ERP package โดยตรงหรือกรณีที่ต้องการ input เข้าไปใน ERP package ผ่าน web  อาจมีกรณีที่ต้องการ output  ออกจาก ERP package ด้วย output subsystem ที่สร้างขึ้นใหม่ภายนอก ในกรณีที่ต้องการสร้าง interface ที่ ERP package  ไม่สามารถตอบสนองได้เช่นนี้ จะต้องสร้างระบบภายนอกระบบ ERP ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบ ERP ขึ้น
          6. การพัฒนาแบบ add on และการสร้างระบบภายนอกการพัฒนาแบบ add on และการสร้างระบบภายนอกทำได้ดังนี้ - วิธีการพัฒนาแบบ add on เป็นการพัฒนา software module เพิ่มขึ้นมาโดยข้อกำหนดของ business process ที่ต้องทำให้สำเร็จโดยใช้ add on software นั้นจะถูกกำหนดไว้ในขั้นตอนการออกแบบ business process รวมและต้องพัฒนาให้ตรงกับความต้องการของ business process อย่างถูกต้อง -วิธีการสร้างระบบภายนอก มีทั้งกรณีที่เป็นการพัฒนา software เฉพาะของตนเองซึ่งจำเป็นต้องพิจารณาจุดต่างๆและกรณีที่นำ package  พิเศษเฉพาะ จำเป็นต้องเลือก package และนำมาใช้
          7. การสร้างเทคโนโลยีในการสร้างระบบการพัฒนาระบบ ERP ในการนำ ERP มาใช้นั้นถือว่าเป็นการสร้างระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศล่าสุดเพราะ ERP package นั้นทำงานทำงานได้ภายใต้ database software และ operating system ล่าสุดบน high capacity disk subsystemและมีการใช้ Microprocessor ที่มีประสิทธิภาพสูงนอกจากนี้network ที่ใช้ก็เป็นเทคโนโลยีสารสนเทศล่าสุด เช่น network ของ IP(Internet Protocol) แบบใหม่  หรือ mobile network เป็นต้นทั้งนี้เพื่อให้ได้มาซึ่งประสิทธิภาพที่ต้องการ และการทำงานของระบบที่มีเสถียรภาพ ดังนั้นการสร้างพนักงานที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญ และการมีที่ปรึกษาที่เชี่ยวชาญคอยสนับสนุนจึงมีความสำคัญมาก
          8. การทดสอบการทดสอบเป็นขั้นตอนที่จะทำให้เห็นได้ชัดว่าการนำ ERP มาใช้นั้นเป็นการ ออกแบบ business  process ตาม business scenario สิ่งสำคัญของการทดสอบคือต้องทดสอบว่า business process   ที่ถูกพัฒนาขึ้นมานั้นเป็นไปตาม business scenario ที่คาดหมาย การทดสอบเป็นขั้นตอนที่สำคัญในการให้ความรู้เกี่ยวกับการทำงานล่วงหน้าแก่ผู้ที่อยู่หน้างานซึ่งจะเป็นผู้ใช้ระบบ ERP รวมถึงการให้ ความรู้เกี่ยวกับ business process  และการเตรียมความพร้อมการใช้งานเพื่อทำให้ผู้ที่อยู่หน้างานสามารถใช้งานระบบ ERP ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สาเหตุของความสำเร็จในขั้นตอนใช้งานและขั้นตอนพัฒนาต่อยอดของการนำ ERP มาใช้
         1. การให้ความรู้เกี่ยวกับการทำงานและการใช้งาน การให้ความรู้ก่อนการใช้งานจริง การให้ความรู้เกี่ยวกับการทำงานและการใช้ระบบ  ERP แก่ผู้ที่อยู่หน้างานเป็นสิ่งสำคัญ จำเป็นต้องจัดเตรียมคู่มือการทำงานและการใช้งานล่วงหน้า  ควรให้ความรู้ในเรื่องของการทำงาน และการใช้งานระบบควบคู่กับรูปแบบของธุรกิจขององค์กรโดยรวม และกระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องรวมถึงของแผนกอื่นๆด้วย สิ่งที่สำคัญต้องมีความเข้าใจว่า business   process ของฝ่ายตัวเองมีความสัมพันธ์อย่างไรกับ business process  ของฝ่ายอื่น และมีการบูรณาการรวมระบบงานอย่างไร ซึ่งจะทำให้เข้าใจถึงแนวคิดพื้นฐานของ  ERP และทำให้ประสิทธิผลของการนำ ERP มาใช้ สูงขึ้น
         2. การยกระดับความชำนาญของฝ่ายผู้ใช้ หลังจากเริ่มใช้ระบบ ERP จริงแล้ว จะต้องมีการยกระดับความชำนาญของฝ่ายผู้ใช้เพื่อให้สามารถ เข้าใจและเชื่อมั่นในข้อมูลของระบบ ERP และนำไปใช้ประโยชน์ในการบริหารจัดการได้ โดยต้องดำเนินการให้ระดับบริหารสามารถร้องขอข้อมูลที่ยากๆ จากระบบ ERP และนำข้อมูลไปใช้ในการพิจารณาตัดสินใจ   ระดับผู้จัดการสามารถใช้ข้อมูลจากระบบ ERP ในการตัดสินใจเชิงจัดการได้ และสามารถขอข้อมูลใหม่ๆ จากระบบได้ด้วย นอกจากนี้ต้องสนับสนุนให้พนักงานหน้างานสามารถใช้ประโยชน์ข้อมูลของระบบ ERP ในการปฏิบัติงานประจำวันได้เช่นเดียวกัน  รวมทั้งต้องเพิ่มความถูกต้องเที่ยงตรงของการป้อนข้อมูลในลักษณะ real time เพื่อให้เกิดความเชื่อถือระบบ ERP และทำให้การใช้ระบบ ERPสามารถแทรกซึมเข้าไปในการปฏิบัติงานประจำวันของพนักงาน
         3. การแสวงหาประสิทธิผลของการนำ ERP มาใช้อย่างต่อเนื่องการนำERPมาใช้ให้ประสบผลสำเร็จนั้นไม่ใช่เพียงแค่การแสดงประสิทธิผลในเชิงการบริหารเท่านั้น แต่ต้องแสวงหาประสิทธิผลอย่างต่อเนื่องหลังจากการนำมาใช้ด้วย โดยดำเนินการปฏิรูปการทำงาน พร้อมทั้งมีการกำหนดนิยามดัชนีประเมินประสิทธิผลในเชิงการจัดการอย่างชัดเจน และเริ่มทำโครงการปฏิรูปการทำงาน เพื่อให้บรรลุผลดังกล่าว เช่น โครงการปรับปรุงอัตราการส่งมอบตามกำหนด โครงการลดสินค้าคงคลัง โครงการลด Lead time เป็นต้น การดำเนินการใช้ระบบเพื่อการปรับปรุงกระบวนการต้องทำอย่างต่อเนื่อง  ผลของกิจกรรม อาจจะเกิดการเรียกร้องให้ปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของระบบ ERP ขึ้น ทำให้เกิดวัฏจักรที่ทำให้ตัวระบบเอง  มีการพัฒนา และความต่อเนื่องเช่นนี้จะทำให้ประสิทธิผลของการนำ ERP มาใช้สูงขึ้น
         4. การกระจายการนำ ERP มาใช้ในแนวนอนอย่างรวดเร็ว หลังจากที่ประสบความสำเร็จในการนำ ERP มาใช้ในฝ่ายงานที่กำหนดในขั้นแรก การกระจายประสิทธิผลของความสำเร็จไปยังฝ่ายงานอื่นๆ อย่างรวดเร็วจะทำให้ประสบความสำเร็จในเชิงจัดการของการนำ ERP มาใช้สูงขึ้นอย่างมาก แต่การที่จะทำให้เป็นไปได้นั้น  ควรดำเนินการจัดทำเอกสารการออกแบบ business  process  ที่รวบรวมรายละเอียดการออกแบบอย่างเป็นระบบและเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาความไม่ชัดเจนในการนำ  ERP มาใช้เป็นครั้งแรก จึงต้องมีการทำ template ซึ่งเป็นสินทรัพย์ภายในบริษัท จากนั้นสิ่งที่ต้องทำคือการเก็บรายละเอียดว่า มีการกำหนด business scenario อย่างไร  มีการออกแบบ business process ให้เป็นไป ตามนั้นอย่างไรมีนิยาม Transaction ที่เกี่ยวข้องอย่างไร  เชื่อมโยงกับการกำหนด parameter อย่างไร
         5. การพัฒนาต่อยอดระบบ ERP การนำ ERP มาใช้ จะช่วยให้มีการบูรณาการรวมระบบงานหลักในธุรกิจเข้าด้วยกัน ทำให้ flow ของงานในธุรกิจรวดเร็ว มีความถูกและเที่ยงตรงสูง ทำให้สามารถสร้าง back boneของการจัดการบริหารธุรกิจได้ เกิดการปฏิรูปการบริหารจัดการที่รวดเร็ว เข้มแข็งขึ้นในองค์กร  ช่วยเสริมสร้างความสามารถในการแข่งขัน และความได้เปรียบในการแข่งขัน สิ่งที่ควรคำนึงถึงอยู่เสมอคือต้องทำการพัฒนาต่อยอดสู่อนาคต  การพัฒนาต่อยอดทำได้โดย เริ่มจากการพิจารณาทบทวน business model ขึ้นใหม่ และพิจารณา business scenario ใหม่ที่จะรองรับ business  model ดังกล่าว แล้วจึงทำการพิจารณา business process สำหรับสิ่งนั้น

บทสรุป
        ERP เป็นทั้งแนวความคิดในการบริหารระบบสารสนเทศ และโปรแกรมสำเร็จรูป เพื่อวางแผนและจัดการทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุดทั่วทั้งบริษัท   โดยการเชื่อมโยงกระบวนการทางธุรกิจไม่ว่าจะเป็นเรื่องการจัดซื้อ การผลิต การขาย  ลอจิสติกส์ บัญชี  การเงินและงานบุคคล  เป็นต้น  เข้าด้วยกันอย่างเป็นระบบเพื่อมุ่งไปสู่ผลกำไรสูงสุดของบริษัท
        ERP เหมาะสำหรับนำมาใช้ในการบริหารธุรกิจขนาดใหญ่และขนาดกลาง  สำหรับธุรกิจขนาดย่อมหรือเล็กนั้น อาจจะต้องเลือกใช้โปรแกรมขนาดเล็กลงมาหรือเลือกใช้เฉพาะบางโมดูลตามความจำเป็น อุตสาหกรรมขนาดกลางและขนาดย่อม(SMEs)ในประเทศไทยส่วนใหญ่จะมีปัญหาในเรื่องของการไม่รู้ต้นทุนสินค้าที่ถูกต้อง การควบคุมสินค้าคงคลัง และการวางแผนและการควบคุมการผลิต ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นกระบวนการผลิตที่ไม่ซับซ้อนมากนัก สามารถนำไอทีเข้ามาประยุกต์ใช้ให้เกิดประสิทธิภาพและความถูกต้องได้โดยง่าย หากได้รับคำแนะนำและนำระบบ ERP เข้าไปใช้อย่างเหมาะสม

ที่มา:
      www.bus.rmutp.ac.th
      www.bkkonline.com
      www.bloggang.com
      www2.cs.science.cmu.ac.th
      www.discacc.com
      www.deelike.com
      www.ee-part.com
      www.gotomanager.com
      www.fujitsu.com
      www.tistr-foodprocess.net
      www.tpa.or.th
      www.w3.org
      www.sirikitdam.egat.com
      www.stp.co.th
      www.sirikitdam.egat.com
      www.zernjung.spaces.live.com

ความสัมพันธ์ ของ CRM,SCM และ ERP

ความหมาย ความสำคัญและประโยชน์ของระบบ SCM,ERPและCRM Supply Chain Management คือ ระบบที่จัดการการบริหารและเชื่อมโยงเครือข่ายตั้งแต่ suppliers, manufacturers, distributors เพื่อส่งมอบสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า โดยมีการเชื่อมโยงระบบข้อมูล วัตถุดิบ สินค้าและบริการ เงินทุน รวมถึงการส่งมอบเข้าด้วยกันเพื่อให้การส่งมอบเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและสามารถส่งมอบได้ตรงตามเวลาและความต้องการ องค์ประกอบพื้นฐาน 5 ประการของการจัดการห่วงโซ่อุปทาน1.การวางแผน คือเป็นกลยุทธ์ขอการจักการห่วงโซ่อุปทาน เพื่อให้ต้นทุนต่ำลง และมอบคุณภาพและคุณค่าสูงกับลูกค้า2.แหล่งที่มา บริษัทต้องเลือกผู้จัดหาที่น่าเชื่อถืออย่างรอบคอบ3.การผลิต เป็นขั้นตอนที่บริษัทต้องผลิตสินค้าหรือบริการ4.การจัดส่ง การควบคุมการขนส่งที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล5.การคืนกลับ เป็นขั้นตอนที่จัดว่ามีปัญหาที่สุด บริษัทต้องสร้างเครือข่ายสำหรบการรับสินค้าที่บกพร่องและสินค้าที่จัดส่งเกินหลัก 7 ประการในการจัดการห่วงโซ่อุปทาน1.แบ่งประเภทลูกค้าโดยความต้องการในการบริการ2.กำหนดเครือข่ายการขนส่งและการให้ความสำคัญกับความต้องการในการบริการและกับการทำกำไร3.ฟังสัญญาณของอุปสงค์ของตลาดและการวางแผน4.ทำให้เห็นความแตกต่างของสินค้า5.จัดการแหล่งวัตถุดิบด้วยกลยุทธ์ 6.พัฒนากลยุทธ์เทคโนโลยีห่วงโซ่อุปทาน7.นำวิธีการดำเนินการปฏิบัติงานมาใช้เทคโนโลยี ปัญหาส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้น - สินค้าคงคลังมีจำนวนมาก ทำให้ต้องสูญเสียค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บสินค้าและพื้นที่ในการจัดเก็บ - Product design ไม่ดี ไม่มีคุณภาพและมีประสิทธิภาพต่ำ ไม่ตรงตามความต้องการของลูกค้า - การปฏิบัติการที่ไม่มีประสิทธิภาพ ทำงานไม่สอดคล้องกันทำให้เกิดความล่าช้าในบางกระบวนการ - การส่งมอบที่ช้า ใช้เวลานานในการขนส่ง และขาดความน่าเชื่อถือ เพราะไม่สามารถส่งมอบได้ตามที่สัญญาไว้ - การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ไม่ทันต่อการเปลี่ยนแปลงหรือการพัฒนาของตลาดของคู่แข่ง สาเหตุของปัญหา - ขาดข้อมูลที่จำเป็นที่ต้องใช้ - ข้อมูลที่มีขาดความน่าเชื่อถือ - ระบบการวางแผนไม่ประสานกัน - การตัดสินใจที่ไม่ถูกต้อง - กลัวความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น - ไม่มีวินัยในการทำงาน ผลที่เกิดขึ้น - ต้นทุนสินค้าสูงขึ้น อันเนื่องมาจากต้นทุนในแต่ละกระบวนการสูง - คุณภาพของสินค้าหรือบริการมีคุณภาพต่ำ - บริการที่ให้แก่ลูกค้าไม่เป็นที่น่าประทับใจและไม่น่าเชื่อถือ ทำให้เกิดภาพลักษณ์ที่ไม่ดีต่อลูกค้า - ยอดขายตกลง - กำไรลดลงหรือขาดทุนเพิ่มขึ้น แนวทางการแก้ปัญหา - การทำ Maximize customer valuesคือ การสร้างระบบที่เน้นการออกแบบและการผลิต โดยที่สินค้าหรือบริการที่ออกมานั้นมีคุณภาพสูง สามารถตอบโจทย์และสนองความต้องการของลูกค้าได้ เช่น การออกแบบการส่งมอบสินค้าหรือบริการ เพื่อให้ส่งมอบได้เร็วและทันเวลาตามที่สัญญาไว้กับลูกค้า - การทำ Minimize costs คือ การลดต้นทุนของสินค้า โดยการสร้างระบบให้มีประสิทธิภาพสูงและกำจัดอะไรก็ตามที่ไม่จำเป็นหรือไม่เกี่ยวข้องในแต่ละกระบวนการในการสร้างคุณค่าให้แก่ลูกค้าออกไปเพื่อให้ต้นทุนในแต่ละกระบวนการ นั้นต่ำลง Supply Chain Management หมายถึง การจัดการกลุ่มของกิจกรรมงาน กล่าวคือ ตั้งแต่การรับวัตถุดิบมาจาก Supplies แล้วเปลี่ยนวัตถุดิบนั้นให้เป็นสินค้าขั้นกลาง และสินค้าขั้นสุดท้าย จนกระทั่งจัดส่งสินค้าให้แก่ลูกค้า ผู้ส่งมอบ (supplies) ----------โรงงาน -----------ลูกค้า กระบวนการผลิต (ในมุมมองใหม่) แก่นสำคัญของ Supply Chain Management แม้ว่าการผลิตจะมีความซับซ้อนและมีความเป็นเอกลักษณ์ที่ยากต่อการควบคุม แต่หน้าที่ทางการผลิตของทุกองค์กรจะมีหลักการพื้นฐานต่างๆ เหมือนกัน สิ่งที่จะทำให้เข้าใจถึงหน้าที่ของการผลิตและวิธีการควบคุมการผลิตนั้น เราจะต้องเข้าใจในสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนไหวในกระบวนการผลิตอยู่ 2 สิ่งหลักๆ คือ 1. วัตถุดิบ (Materials) 2. สารสนเทศ (Information) การบริหารการผลิตจะมีประสิทธิภาพสูงขึ้นเมื่อกระบวนการผลิตเคลื่อนไหวได้อย่างต่อเนื่องไม่ติดขัด และมีระบบที่ง่ายๆ ไม่ยุ่งยากซับซ้อน ยิ่งมีระบบย่อยหรือแยกส่วนมากเท่าใด ก็จะยิ่งมีปัญหามากขึ้นเท่านั้น ปัญหาคือความสนใจที่แตกต่างกันของผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น - ลูกค้ามักต้องการสินค้าที่ถูกต้องสมบูรณ์แบบและมีราคาถูก - พนักงานในสายการผลิตอยากรู้คำสั่งที่ถูกต้อง - ฝ่ายจัดซื้อต้องการได้วัตถุดิบที่ถูกต้อง มีคุณภาพ - ผู้จำหน่ายวัตถุดิบต้องการคำสั่งซื้อที่ถูกต้องเพื่อจะได้จัดส่งได้ถูกต้อง - ผู้จัดการต้องการรายงานที่ถูกต้อง ประโยชน์ของการทำ SCM 1. การเคลื่อนไหลของวัตถุดิบและสารสนเทศเป็นไปอย่างราบรื่น 2. ปรับปรุงระดับของสินค้าคงเหลือ 3. เพิ่มความเร็วได้มากขึ้น 4. ขจัดความสิ้นเปลืองหรือความสูญเปล่าต่างๆ ในกระบวนการทางธุรกิจให้หมดไปได้ 5. ลดต้นทุนในกิจกรรมต่างๆ ได้ 6. ปรับปรุงการบริการลูกค้า การประยุกต์ใช้ SCM พิจารณาจากบทความต่อไปนี้ จากบทความกล่าวถึงการนำ SCM มาใช้ในการแก้ปัญหาในการผลิตและการจัดการ ซึ่งปัญหาในที่นี้คือปัญหาการเคลื่อนไหลของวัตถุดิบ และการมีสินค้าคงเหลือไว้มากเกินไป ซึ่งจะก่อให้เกิดปัญหาตามมาคือเงินทุนจม เกิดต้นทุนค่าเสียโอกาสมากขึ้น และโรงงานใช้วิธีการผลิตแบบ batch ที่ไม่ทันสมัย ทางาเดินของวัตถุดิบไม่มีคุณภาพ การจัดการกับวัตถุดิบในสายการผลิตไม่ดีพอ โครงสร้างการจัดองค์กรซับซ้อน มีการรวมอำนาจไว้ที่ศูนย์กลาง ทำให้การติดต่อสื่อสารระหว่างกันทำได้ลำบาก และส่งผลกระทบต่อต้นทุนที่อาจเพิ่มขึ้นได้ แนวทางในการแก้ปัญหาทั้งหมดคือ การจัดองค์กรระบบกระจายอำนาจ ประกอบด้วยหน่วยต่างๆ หลายๆ หน่วย (Market business units) ซึ่งแต่ละหน่วยนั้นจะมีอำนาจในการจัดการและตอบสนองความต้องการของลูกค้าใน zone ของตนเองได้อย่างเต็มที่ กล่าวคือ สามารถพัฒนาผลิตภัณฑ์และผลิตสินค้าได้ตามต้องการ (zone ในที่นี้จะแบ่งเป็น ยุโรป, อเมริกา และ เอเซีย) ระบบ ERP ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning หมายถึง การวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์อย่างสูงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร ERP จึงเป็นเครื่องมือที่นำมาใช้ในการบริหารธุรกิจเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์กร อีกทั้งยังช่วยให้สามารถวางแผนการลงทุนและบริหารทรัพยากรขององค์กรโดยรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ERP จะช่วยทำให้การเชื่อมโยงทางแนวนอนระหว่างการจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต และการขายทำได้อย่างราบรื่น ผ่านข้ามกำแพงระหว่างแผนก และทำให้สามารถบริหารองค์รวมเพื่อให้เกิดผลประโยชน์สูงสุด ระบบ ERP เป็นระบบสารสนเทศขององค์กรที่นำแนวคิดและวิธีการบริหารของ ERP มาทำให้เกิดเป็นระบบเชิงปฏิบัติในองค์กร ระบบ ERP สามารถบูรณาการ (integrate)รวมงานหลัก (core business process) ต่างๆ ในบริษัททั้งหมด ได้แก่ การจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคล เข้าด้วยกันเป็นระบบที่สัมพันธ์กันและสามารถเชื่อมโยงกันอย่าง real time ERP คือ ห่วงโซ่ของกิจกรรมขององค์กร องค์กรธุรกิจประกอบกิจกรรมธุรกิจในการส่งมอบสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้า กิจกรรมดังกล่าวเป็นกิจกรรม “สร้างมูลค่า” ของทรัพยากรธุรกิจให้เกิดเป็นสินค้าหรือบริการและส่งมอบ “มูลค่า” นั้นให้แก่ลูกค้า โดยกระบวนการสร้างมูลค่าจะแบ่งออกเป็นส่วนๆ โดยแต่ละส่วนจะรับผิดชอบงานในส่วนของตน และมูลค่าสุดท้ายจะเกิดจากการประสานงานระหว่างแต่ละส่วนหรือแผนกย่อยๆ ดังนั้นกิจกรรมที่สร้างมูลค่านั้น ประกอบด้วยการเชื่อมโยงของกิจกรรมของแผนกต่างๆ ในองค์กร การเชื่อมโยงของบริษัทเพื่อให้เกิดมูลค่านี้ เรียกว่า “ห่วงโซ่ของมูลค่า (value chain)” ERP สำคัญอย่างไร วัตถุประสงค์ที่แท้จริงของ ERP จะเน้นเฉพาะส่วนขององค์กรโดยระบบนี้จะพยายามอินทิเกรตแผนกต่างๆ และฟังก์ชันการทำงานทั่วทั้งองค์กรลงในระบบคอมพิวเตอร์ระบบหนึ่งที่สามารถรองรับความต้องการที่เฉพาะเจาะจงของแต่ละแผนกได้ทั้งหมด ERP กับงานธุรกิจ โดยปกติ องค์กรแต่ละแห่งจะแบ่งออกเป็นแผนกต่างๆ อย่างเช่น แผนกบุคคล แผนกคลังสินค้า และแผนกการเงิน แต่ละแผนกจะมีระบบคอมพิวเตอร์ของตนเองอยู่แล้ว โดยระบบแต่ละอย่างครอบคลุมรูปแบบการทำงานพิเศษของแผนกนั้นๆ แต่ระบบ ERP จะผสานฟังก์ชันเหล่านี้ทั้งหมดเข้าเป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์แบบ อินทิเกรตตัวเดียวที่ทำงานบนฐานข้อมูลเดียว ดังนั้นแผนกแต่ละแผนกจะสามารถแชร์ข้อมูลและติดต่อสื่อสารระหว่างกันได้ง่ายขึ้นรูปแบบที่อินทิเกรตกันนี้จะให้ประโยชน์มหาศาลถ้าองค์กรติดตั้งซอฟต์แวร์อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ระบบรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า ซึ่งโดยปกติ จะเริ่มในรูปแบบของกระดาษที่เดินทางจากตะกร้าของแผนกหนึ่งไปยังตะกร้าของอีกแผนกหนึ่งไปจนทั่วบริษัท ตลอดเส้นทางดังกล่าว มักจะต้องมีการพิมพ์ข้อมูล และคีย์ข้อมูลซ้ำลงในระบบคอมพิวเตอร์ของแผนกที่แตกต่างกัน รูปแบบดังกล่าวทำให้เกิดความล่าช้า มีโอกาสสูญหเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ที่แตกต่างกันมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง ในขณะเดียวกัน ไม่มีใครในองค์กรที่รู้สถานะของคำสั่งซื้อ ณ จุดนั้นจริงๆ เพราะไม่มีทางที่แผนกการเงินจะเข้าไปในระบบคอมพิวเตอร์ของแผนกคลังสินค้าเพื่อดูว่าสินค้าถูกส่งออกไปหรือยัง วิธีการเดียวที่จะทำได้ คือโทรไปสอบถาม แต่ ERP จะให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานทางธุรกิจ ด้วย ERP เมื่อตัวแทนบริการลูกค้ารับคำสั่งซื้อจากลูกค้า เขาจะมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นต่อการเติมคำสั่งซื้อให้สมบูรณ์ เช่น ประวัติการสั่งซื้อและอัตราเครดิตของลูกค้า ระดับสต็อกสินค้าของบริษัท และตารางเวลาขนส่งสินค้า เมื่อแผนกหนึ่งเสร็จงานกับคำสั่งซื้อนั้นแล้ว คำสั่งซื้อนั้นก็จะเดินทางอัตโนมัติผ่านระบบ ERP ไปยังแผนกถัดไป การค้นหาว่าคำสั่งซื้อดังกล่าวอยู่ที่ใดในขณะใดขณะหนึ่ง พวกเขาก็เพียงแต่ล็อกอินเข้าสู่ระบบ ERP และติดตามข้อมูลที่อยากรู้ ด้วยการทำงานลักษณะนี้ ลูกค้าจะได้รับสินค้าที่สั่งซื้อเร็วกว่า และมีข้อผิดพลาดน้อยกว่าที่เคยเป็นมา อย่างไรก็ตาม การImplementระบบ ERP ไม่ได้จบลงแค่การติดตั้ง Solution ERP เพียงอย่างเดียวเท่านั้น องค์กรธุรกิจจำเป็นต้องตระหนักว่า ERP เป็นระบบที่ต้องการการปรับเปลี่ยนอย่างสม่ำเสมอ และเดินทางผ่านขั้นตอนการพัฒนาที่แตกต่างกัน ถ้าองค์กรหนึ่งที่ตัดสินใจก้าวสู่โลกของ ERP แล้ว จะต้องทำการตัดสินใจอย่างหนักเกี่ยวกับโครงสร้างขององค์กร กระบวนการทำงาน ข้อมูล และโครงสร้างข้อมูล การรักษาความปลอดภัย และการฝึกอบรม เพราะจะมีการเปลี่ยนแปลงหลักๆ เกิดขึ้นมากมาย อาทิเช่น การตั้งค่ามาตรฐานใหม่ การยกเลิกระบบรุ่นเก่า และที่สำคัญคือการเปลี่ยนแปลงแนวปฏิบัติใหม่ในนโยบาย หรือวัฒนธรรมขององค์กร บ่อยครั้งที่ผู้ใช้งานจะพบว่าระบบ ERP ที่Implementไปนั้นไม่ตอบสนองความต้องการในการทำงานของเขา เช่น ไม่สามารถติดตามข้อมูลการผลิตได้อย่างถูกต้อง ประโยชน์ของ ERP ต่อธุรกิจ ERP มีบทบาทสำคัญในการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดีขึ้น ผ่านรูปแบบที่ครอบคลุมทั้งทางเทคโนโลยี กลยุทธ์ และข้อกำหนดทางการดำเนินงานของระบบ ERP ในรูปแบบที่ไอทีทำหน้าที่เป็น Back bone ของโครงสร้างพื้นฐานและการรองรับกา อำนวยความสะดวก และติดตามดูแลทรัพยากรที่แตกต่างกันทั่วทั้งองค์กรในระดับที่หลากหลาย จึงมีโอกาสมากสำหรับองค์กรที่ต้องการดึงคุณค่าและศักยภาพทางการแข่งขันจากระบบ ERP ที่มีอยู่ เหตุผลหลักสามอย่างที่บริษัทต่างๆ ต้องหันมาให้ความใส่ใจกับระบบ ERP คือ 1. เพื่ออินทิเกรตข้อมูลทางการเงิน จากเดิมที่แต่ละแผนกอาจจะมีตัวเลขของตัวเอง แต่เมื่อรวมเป็นระบบ ERP ข้อมูลจะมีอยู่เพียงชุดเดียว 2. เพื่อสร้างมาตรฐานในกระบวนการผลิต ด้วยระบบคอมพิวเตอร์แบบอินทิเกรตเพียงตัวเดียว 3. เพื่อสร้างมาตรฐานข้อมูลทรัพยากรบุคคล โดยเฉพาะในบริษัทที่มีหน่วยธุรกิจหลายหน่วย ฝ่ายบุคคลจะมีวิธีการที่ง่ายและเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันในการติดตาม และติดต่อสื่อสารกับพนักงาน ตัวอย่างประโยชน์ของ ERP เช่น ERP ในช่วยในการบันทึกธุรกรรมประจำวัน ระบบ ERP จะใช้ฐานข้อมูลรวม ซึ่งจะช่วยให้พนักงานและเจ้าหน้าที่สามารถสื่อสารกกันได้เป็นอย่างดี เช่น ฝ่ายวางแผนจัดซื้อสามารถเห็นข้อมูลคำสั่งซื้อของลูกค้า และนำข้อมูลไปใช้ในการวางแผน ฝ่ายบัญชีสามารถดำเนินการเก็บเงินภายหลังจากการส่งมอบสินค้า เป็นต้น ข้อมูลในระบบจะเชื่อมต่อกันหมด ทำให้การทำงานของทั้งองค์กรเกิดการบูรณาการณ์ (Integration) ขึ้น ซึ่งหมายถึงความมีประสิทธิภาพของการทำงานขององค์กร และผู้บริหารในองค์กรสามารถรู้ความเป็นไปได้ในองค์กรแบบทันที (Real time) ตลอดเวลา ทำให้สามารถทำการตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อมูลที่เป็นปัจจุบันได้ เป็นต้น อุปสรรค สาเหตุหลักที่ทำให้องค์กรหลายๆ แห่งต้องล้มเลิกโปรเจ็กต์ ERP นั้นมักจะมาจาก การค้นพบว่าซอฟต์แวร์นั้นไม่ได้รองรับกระบวนการธุรกิจที่สำคัญของพวกองค์กร ซึ่งเมื่อเหตุการณ์เกิดขึ้น จะมีสองอย่างที่สามารถทำได้ นั่นคือ เปลี่ยนแปลงกระบวนทำงานของธุรกิจให้สอดคล้องกับซอฟต์แวร์ หรือการดัดแปลงแก้ไขซอฟต์แวร์ให้สอดคล้องกับกระบวนงาน ซึ่งจะทำให้โปรเจ็กต์ดำเนินไปได้ช้าลง เพราะต้องเขียนโปรแกรมเพิ่มเติมกับซอฟต์แวร์เวอร์ชันใหม่ด้วย CRM หมายถึง (หลัก คือ การวิเคราะห์พฤติกรรม และบริหารข้อมูลของลูกค้า และสนองความต้องการแบบเฉพาะรายจริงๆ โดยไม่จำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีสูงมาก สิ่งสำคัญคือ การนำข้อมูลมาใช้) • การบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า • การตลาดด้วยสายสัมพันธ์ • การตลาดแบบหนึ่งต่อหนึ่ง(one to one) : คือให้ในสิ่งที่ลูกค้าต้องการจริงๆ โดยเฉพาะลูกค้าคนนั้น • การสร้างความใกล้ชิดกับลูกค้า • การบริหารสายสัมพันธ์องค์กร • การตลาดด้วยเทคโนโลยี หัวใจ คือ การให้ความสำคัญกับมูลค่าตลอดช่วงชีวิตลูกค้า (Customer Life Time Value = มูลค่าระยะยาว) ด้วยการสร้าง, รักษา, และกระชับสายสัมพันธ์ กับลูกค้าไว้ให้ได้ในระยะยาว ทำไมต้องใช้ CRM? • สถานการณ์แข่งขันที่รุนแรงขึ้นจากทั้งภายใน และภายนอกอุตสาหกรรม • ลูกค้ารู้มาก, เรื่องมาก และมีทางเลือกแทบไม่จำกัด • ลูกค้ามีความภักดีต่อหลายตรายี่ห้อในเวลาเดียวกัน เช่น สินค้าประเภท ยาสระผม, บัตรเครดิต ซึ่งลูกค้า 1 คน อาจจะมีบัตรหลายใบ หรือ ใช้ยาสระผมหลายยี่ห้อ เราไม่สามารถทำให้ลูกค้าเลือกเราผู้เดียวได้ แต่หลักการคือ ถึงลูกค้าจะซื้อบริการหรือ สินค้าหลายราย แต่มีวิธีทำอย่างให้ใช้บริการของเราให้มากที่สุด • ประมาณ 80% ของกำไรทั้งหมด มาจากลูกค้าเพียง 20% (Pareto’s Rule of 80/20) ดังนั้น ต้องปฏิบัติต่อลูกค้าที่เป็นกลุ่มทำกำไรสูงให้ดีที่สุด ทำให้ลูกค้าอยู่กับเรานานๆ ส่วนลูกค้าที่ทำกำไรน้อยลงมา ก็ปฏิบัติในวิธีที่ลดหลั่นลงมา (ลูกค้าทุกคนไม่เท่ากัน) • ปริมาณข้อมูลมหาศาลจากการดำเนินธุรกิจ แต่มีการนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจน้อยมาก เหตุใด CRM เป็นที่นิยมในปัจจุบัน - พัฒนาการของแนวคิด การตลาดด้วยสายสัมพันธ์ o การรักษาฐานลูกค้าเดิมไว้ ให้ผลกำไรสูงกว่า การได้มาซึ่งลูกค้าใหม่ ตัวอย่างเช่น บริษัทบัตรเครดิต ในอดีตจะแจกของแถม ไม่เก็บค่าบริการต่าง ๆ เพื่อที่จะเน้นแข่งหาลูกค้าใหม่ ซึ่งบริษัทที่หาลูกค้าใหม่ได้มากที่สุด อาจจะเป็นบริษัทที่ขาดทุนมากที่สุดก็ได้ เนื่องจากลูกค้า 1 รายอาจจะสมัครเป็นสมาชิกหลายบัตรเพื่อหวังของแถม เมื่อได้ของแถมแล้วก็จะยกเลิกบัตร ดังนั้น สิ่งเหล่านี้คือค่าใช้จ่ายทั้งสิ้น แต่ในปัจจุบัน บริษัทบัตรเครดิตเริ่มมีการบังคับให้ลูกค้าใช้บัตรครบจำนวนรอบ ถึงจะส่งของแถมให้ ซึ่งก็ไม่ได้เป็นการประกันว่า ลูกค้าจะไม่เปลี่ยนใจไปใช้บัตรของที่อื่น ดังนั้น การหาลูกค้าใหม่ จึงเป็นค่าใช้จ่ายที่สูงกว่าการรักษาลูกค้าเก่า o การประเมินมูลค่าตลอดชีวิตของลูกค้า ซึ่งเป็นการคำนวนรายได้ในอนาคตหากบริษัทต้องเสียลูกค้าคนหนึ่งไป ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นลูกค้าที่เข้าร้านทำผมเดือนละ 1 ครั้ง เสีย 1,000 บาทต่อเดือน หากร้านต้องเสียลูกค้าคนนั้นไป หมายถึง จะเสียรายได้จาก1,000 x 12 x จำนวนปีที่จะเป็นลูกค้ารายได้จากการรักษาผม เปลี่ยนทรงผมรายได้จากการขาย Cross sale (สินค้าอื่นๆ ) สินค้าที่อยู่ในร้านทำผม เช่น ยาสระผม, ความก้าวหน้าของเทคโนโลยี ซึ่งมีค่าใช้จ่ายที่ลดลง o เทคโนโลยีในการเก็บฐานข้อมูล o อินเตอร์เนตและเทคโนโลยีเครือข่าย o เทคโนโลยีโทรคมนาคม Customer Relationship Management (CRM)CRM คือ สิ่งแรกที่สำคัญที่สุด อยู่ที่การทำความเข้าใจว่า CRM คือ กระบวนการจัดการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า ซึ่งนั่นไม่ใช่สิ่งใหม่ ที่เพิ่งเกิดขึ้น แต่เพิ่งจะได้รับการกล่าวถึงและนำมาใช้ในยุคนี้ เกือบทุกองค์กรจะนำ CRM เข้า มาใช้โดยอาจอยู่ภายในหนึ่ง แผนกหรือมากกว่านั้น ซึ่งอาจจะเป็นการเก็บประวัติการณ์ให้บริการ ลูกค้าของแผนกดูแลลูกค้า โดยการบันทึกความคิดเห็นของ ลูกค้า หรือข้อมูลที่ลูกค้าต้องการเพิ่มเติมสิ่งที่ได้มีการเปลี่ยนแปลงเมื่อไม่นานมานี้ คือ ผลกระทบ ของเทคโนโลยีใหม่ๆ ต่อกระบวนการบริหารลูกค้าที่เห็นได้ชัดเจน คือการใช้เทคโนโลยีในการเก็บรวบรวมฐานข้อมูล ลูกค้าในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (การจัดเก็บในคอมพิวเตอร์) หรือการนำศูนย์บริการข้อมูลทางโทรศัพท์ (Call Center) เข้ามาสนับสนุนการทำงาน ระบบที่มีความทันสมัยส่วนใหญ่ จะมีความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าได้จำนวนมาก และจะเป็นเครื่องมือในการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ที่ส่วนกลาง เพื่อความสะดวกในการ ใช้งานขององค์กร ข้อมูลที่เก็บไว้สามารถนำมาใช้เป็นประโยชน์ ในโอกาสต่างๆ เช่น เมื่อลูกค้าติดต่อกับองค์กรในครั้งล่าสุดเมื่อใด, เป็นการติดต่อในเรื่องอะไร, มีการแก้ไขปัญหานั้นอย่างไร และใครเป็นผู้รับผิดชอบดูแลลูกค้ารายนั้นคุณสมบัติที่ดีที่สุดของ CRM คือ ความสามารถในการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว และสามารถในการ ประเมินความต้องการของลูกค้าล่วงหน้าได้ เพื่อให้การ ปฏิบัติงานสามารถเข้าถึงความต้องการของลูกค้าได้สูงสุด ยิ่งไปกว่านั้น การทำงานของ CRM ยังรวมถึงลักษณะเฉพาะที่โดดเด่นอีกจุดหนึ่ง นั่นคือการอำนวยความสะดวกให้ลูกค้า ในการรับข้อมูลที่ตัวเองสนใจ และทันต่อเหตุการณ์ เช่น ระบบ CRM สามารถแจ้งให้เจ้าของรถยนต์ทราบล่วงหน้าว่า รถของพวกเขาถึงเวลาอันสมควร ที่จะได้รับการตรวจเช็คจากศูนย์บริการ โดยระบบจะทราบถึงรายละเอียดของข้อมูลลูกค้าเพื่อใช้ ในการติดต่อ รวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับตัวรถ จดหมายแจ้งลูกค้า จะถูกส่งไปตามที่อยู่ที่เก็บบันทึกไว้ในช่วงเวลาที่กำหนด โดยมีรายละเอียดเกี่ยวกับการเข้ารับบริการตรวจเช็ครถคันดังกล่าว รวมถึงการเพิ่มความสะดวกให้แก่ลูกค้า ด้วยการแนะนำศูนย์บริการที่ใกล้ที่สุดให้กระบวนการ CRM นี้ไม่ได้เป็นสิ่งใหม่ๆ ที่เพิ่งเกิดขึ้น จะเห็นได้ว่าบริษัทผลิตรถยนต์ได้ใช้ระบบนี้ เพื่อสร้าง ความสัมพันธ์กับลูกค้าเป็นประจำอย่างสม่ำเสมอ อาจจะเป็นทุกๆ ปี หรือทุกๆ ครึ่งปี ขึ้นอยู่กับนโยบายของแต่ละบริษัท ในปัจจุบันด้วยเทคโนโลยีที่ล้ำหน้าและการพัฒนาของซอฟต์แวร์ได้ช่วยอำนวยความสะดวกให้องค์กรสามารถเก็บรวบรวมข้อมูลลูกค้าได้อย่างมีระบบและนำมาใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ข้อได้เปรียบที่เห็นได้อย่างชัดเจน คือ ระบบการทำงาน ที่มีการนำเทคโนโลยีเข้ามาสนับสนุน ซึ่งมีความเที่ยงตรงกว่า การบริหารโดยคน และยังสามารถแสดงให้เห็นถึงทิศทาง และแนวโน้มในเรื่องต่างๆ อย่างชัดเจน เช่น อัตราการเติบโตของลูกค้า, ความจำเป็นที่จะต้องหาพนักงานใหม่และ การฝึกฝนทีมงาน และที่สำคัญที่สุดคือความสามารถในการให้ ประโยชน์ของ CRM คือ 1. มีรายละเอียดข้อมูลของลูกค้าในด้านต่างๆ ได้แก่ Customer Profile, Customer Behavior 2. วางแผนทางด้านการตลาดและการขายอย่างเหมาะสม 3. ใช้กลยุทธ์ในการตลาด และการขายได้อย่างรวดเร็วอย่างมีประสิทธิภาพตรงความต้องการของลูกค้า 4. เพิ่มและรักษาส่วนแบ่งตลาดของธุรกิจ 5. ลดการทำงานที่ซับซ้อน ลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงาน เพิ่มโอกาสในการแข่งขันก่อให้เกิดภาพพจน์ที่ดีต่อองค์การ